1. Tiêu Chuẩn Quản Lý Kho ISO Là Gì?
ISO là tên viết tắt của International Organization for Standardization – Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Đây là hệ thống tiêu chuẩn được xây dựng nhằm đảm bảo chất lượng, tính an toàn và hiệu quả cho sản phẩm, dịch vụ và hệ thống quản lý trong doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực kho vận, quy trình quản lý kho theo ISO được hiểu là chuỗi các bước được chuẩn hóa nhằm kiểm soát hàng hóa trong kho một cách khoa học, nhất quán, và dễ giám sát. Hiện nay, ISO 9001:2015 là phiên bản phổ biến nhất, áp dụng rộng rãi trong việc tổ chức và kiểm soát hoạt động kho hàng tại nhiều doanh nghiệp.
Việc áp dụng ISO không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất kho mà còn đảm bảo tính minh bạch và đồng bộ trong vận hành, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp logistics, sản xuất và phân phối.
2. Quy Trình Quản Lý Kho Theo Tiêu Chuẩn ISO 9001:2015
Quy trình quản lý kho đóng vai trò cốt lõi trong việc kiểm soát tồn kho, hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là các bước chính trong quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015:
2.1. Quản Lý Hoạt Động Nhập Kho
Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho
Khi có dấu hiệu thiếu nguyên vật liệu, bộ phận kế hoạch và kế toán cần phối hợp lập kế hoạch bổ sung hàng hóa, gửi phê duyệt từ cấp trên. Sau khi phê duyệt, quá trình nhập kho sẽ được thực hiện theo lộ trình cụ thể.
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa khi nhận
Người phụ trách kho cần thực hiện:
- Đối chiếu đơn hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp
- Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa lần lượt theo hai vòng kiểm
- Lập biên bản xử lý nếu phát sinh sai sót hoặc thiếu hụt
- Cập nhật thông tin hàng hóa vào phần mềm quản lý hoặc sổ sách
Bước 3: Lập chứng từ nhập kho
Khi hoàn tất kiểm tra, chứng từ nhập kho sẽ được lập và chuyển cho bộ phận kế toán để lưu trữ và xác nhận hồ sơ.
2.2. Kiểm Soát Hàng Hóa Trong Kho và Xuất Kho
Bước 1: Nhận yêu cầu xuất kho
Khi có đơn yêu cầu từ bộ phận liên quan, nhân viên kho cần xác minh thông tin và tính hợp lệ trước khi xử lý.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Tiến hành kiểm tra lượng tồn kho để đảm bảo có đủ hàng hóa đáp ứng yêu cầu xuất.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Nếu đáp ứng được yêu cầu, lập phiếu xuất kho kèm chứng từ giao hàng. Sau đó gửi cho bộ phận liên quan xác nhận.
Bước 4: Cập nhật dữ liệu sau khi xuất kho
Toàn bộ số liệu liên quan đến mã hàng, số lượng sẽ được cập nhật vào hệ thống để đảm bảo tính chính xác trong tồn kho.
3. Lợi Ích Của Việc Áp Dụng Quy Trình Quản Lý Kho Theo Tiêu Chuẩn ISO
Việc áp dụng quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO mang lại nhiều lợi ích cụ thể như:
- Vận hành kho chuyên nghiệp và xuyên suốt
- Kiểm soát hiệu quả dòng tiền và nguồn lực
- Quản lý tồn kho chính xác, hạn chế rủi ro thừa hoặc thiếu hàng
- Tăng tính minh bạch, hỗ trợ kiểm tra – đối soát dễ dàng
- Tự động hóa báo cáo xuất nhập tồn, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng
- Chuẩn hóa quy trình giữa các bộ phận và chi nhánh
Một hệ thống quản lý kho đạt chuẩn là nền tảng để nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm chi phí lưu kho và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Các Thuật Ngữ Liên Quan Trong Quy Trình Quản Lý Kho
Để thực hiện hiệu quả quy trình quản lý kho, doanh nghiệp và nhân sự cần nắm vững một số thuật ngữ chuyên ngành thường được sử dụng trong nghiệp vụ kho vận:
| Thuật ngữ | Định nghĩa |
|---|---|
| Hàng tồn kho (Inventory) | Số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu đang được lưu trữ trong kho, chưa đưa vào sử dụng hoặc bán ra. |
| Nhập kho (Inbound) | Quá trình tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc các đơn vị sản xuất vào kho lưu trữ. |
| Xuất kho (Outbound) | Quá trình lấy hàng từ kho để đưa vào sản xuất hoặc chuyển giao cho khách hàng. |
| Kiểm kê kho (Stocktaking) | Hoạt động kiểm tra, đếm thực tế số lượng hàng trong kho và đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống. |
| Mã hàng hóa (SKU) | Mã định danh duy nhất cho từng loại sản phẩm trong kho, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin. |
| FIFO (First In First Out) | Phương pháp quản lý xuất kho theo nguyên tắc: hàng nhập trước sẽ được xuất trước. |
| LIFO (Last In First Out) | Phương pháp quản lý xuất kho theo nguyên tắc: hàng nhập sau sẽ được xuất trước. |
| Định mức tồn kho | Số lượng tối thiểu hoặc tối đa được phép lưu trữ cho từng loại hàng hóa nhằm tối ưu chi phí và không gian kho. |
| Chứng từ nhập/xuất kho | Tài liệu thể hiện giao dịch nhập/xuất hàng bao gồm phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn... dùng để đối chiếu và ghi nhận dữ liệu kế toán. |
| WMS (Warehouse Management System) | Hệ thống quản lý kho hàng hóa giúp tự động hóa các tác vụ nhập, xuất, kiểm kê, định vị hàng trong kho. |
Xem thêm:
5 sai lầm về quản lý kho hàng phổ biến cần cân nhắc khi thuê kho
