Tồn kho an toàn (Safety Stock) giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng và gián đoạn chuỗi cung ứng. Tìm hiểu cách tính tồn kho an toàn và chiến lược quản lý hiệu quả.
Xem thêm:
1. Tồn Kho An Toàn Là Gì?
Tồn kho an toàn (Safety Stock) là lượng hàng dự trữ bổ sung để doanh nghiệp duy trì hoạt động ngay cả khi có sự thay đổi đột ngột về nhu cầu hoặc sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng. Đây là lớp bảo vệ giúp tránh tình trạng hết hàng, mất khách hàng và gián đoạn sản xuất.
Lý do doanh nghiệp cần tồn kho an toàn
Nếu không có tồn kho an toàn, doanh nghiệp có thể gặp phải những vấn đề nghiêm trọng như mất doanh thu, suy giảm uy tín thương hiệu, gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên vật liệu và tăng chi phí khẩn cấp để khắc phục sự cố
Lưu ý khi hiểu về định nghĩa tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn không phải là một con số cố định mà cần được điều chỉnh theo nhiều yếu tố như sự biến động của nhu cầu, độ chính xác của dự báo và mức độ rủi ro trong chuỗi cung ứng. Nếu doanh nghiệp dự trữ quá ít, rủi ro hết hàng cao. Nếu dự trữ quá nhiều, chi phí lưu kho tăng và ảnh hưởng đến dòng tiền.
2. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Mức Tồn Kho An Toàn
Biến động nhu cầu
Nhu cầu của khách hàng không phải lúc nào cũng ổn định. Nếu nhu cầu biến động mạnh, doanh nghiệp cần mức tồn kho an toàn cao hơn để tránh rủi ro hết hàng.
Ví dụ, trong ngành thời trang, nhu cầu thay đổi theo mùa, dẫn đến sự dao động lớn trong lượng hàng tiêu thụ. Ngược lại, các ngành như linh kiện điện tử thường có nhu cầu ổn định hơn, cho phép doanh nghiệp duy trì mức tồn kho an toàn thấp hơn.
Thời gian giao hàng (Lead Time)
Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng quyết định mức độ rủi ro của tồn kho. Nếu thời gian giao hàng dài và không ổn định, doanh nghiệp cần tăng mức dự trữ an toàn.
Ví dụ, một doanh nghiệp nhập hàng từ nước ngoài với thời gian vận chuyển kéo dài hai tuần sẽ cần tồn kho an toàn cao hơn so với doanh nghiệp sử dụng nguồn cung nội địa có thể giao hàng trong vài ngày.
Độ chính xác của dự báo nhu cầu
Nếu dự báo chính xác, doanh nghiệp có thể duy trì mức tồn kho an toàn thấp hơn. Nếu dự báo không chính xác, doanh nghiệp cần dự trữ nhiều hơn để tránh rủi ro.
Dự báo tốt nhất là dựa trên dữ liệu lịch sử, phân tích xu hướng và sử dụng các mô hình dự đoán. Tuy nhiên, do thị trường luôn biến động, không có dự báo nào chính xác tuyệt đối, nên mức tồn kho an toàn phải linh hoạt điều chỉnh.
Mức độ rủi ro trong chuỗi cung ứng
Nếu chuỗi cung ứng có nguy cơ bị gián đoạn do thiên tai, biến động chính trị hoặc các vấn đề logistics, doanh nghiệp cần duy trì tồn kho an toàn cao hơn để giảm rủi ro. Nếu chuỗi cung ứng ổn định, có thể giảm mức dự trữ an toàn để tối ưu hóa chi phí.
3. Cách Tính Tồn Kho An Toàn
Có nhiều cách tính tồn kho an toàn, nhưng công thức phổ biến nhất là:
Tồn kho an toàn = (Mức tiêu thụ cao nhất x Thời gian giao hàng cao nhất) - (Mức tiêu thụ trung bình x Thời gian giao hàng trung bình)
Ví dụ thực tế
Một cửa hàng bán từ 100 đến 150 sản phẩm mỗi ngày. Thời gian giao hàng từ nhà cung cấp dao động từ 3 đến 5 ngày. Trung bình, cửa hàng bán 120 sản phẩm/ngày và nhận hàng sau 4 ngày.
(150×5)−(120×4)=750−480=270
Như vậy, cửa hàng cần duy trì 270 sản phẩm làm tồn kho an toàn.
Công thức trên giúp tính tồn kho an toàn dựa trên biến động của nhu cầu và thời gian giao hàng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có hệ thống theo dõi dữ liệu chính xác hơn, có thể điều chỉnh công thức để phù hợp với thực tế.
4. Cách Quản Lý Tồn Kho An Toàn Hiệu Quả
Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho
Việc theo dõi tồn kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh mức dự trữ mà không cần kiểm tra thủ công.
Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp
Nếu có thỏa thuận giao hàng nhanh và đáng tin cậy với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể giảm tồn kho an toàn mà không gặp rủi ro hết hàng.
Kiểm kê tồn kho định kỳ
Việc kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo mức tồn kho thực tế khớp với dữ liệu trên hệ thống, tránh sai lệch do thất thoát hoặc sai sót trong nhập hàng.
Điều chỉnh tồn kho theo xu hướng thị trường
Doanh nghiệp cần dự báo và điều chỉnh mức tồn kho trước các sự kiện quan trọng như mùa cao điểm, thay đổi chính sách thuế nhập khẩu hoặc biến động giá cả nguyên liệu.
5. Dịch Vụ Cho Thuê Kho B2B & B2C – Giải Pháp Tối Ưu Của Eimskip
Eimskip cung cấp giải pháp lưu trữ kho cho cả B2B và B2C với các lợi thế vượt trội:
Eimskip Việt Nam sở hữu hệ thống kho bãi chiến lược tại các khu vực trọng điểm, bao gồm Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Long An và Hưng Yên, với tổng diện tích lên đến 50.000 m².
Kho B2B: Kho Chung – Kho Lạnh – Kho Mát
Vị trí đắc địa
Các kho của Eimskip được đặt tại những trung tâm logistics quan trọng, thuận lợi cho việc phân phối hàng hóa trong khu vực và kết nối với các tỉnh lân cận. Ví dụ, kho tại Khu Công Nghệ Cao Sài Gòn, Quận 9, TP. Thủ Đức, thuận tiện cho việc giao hàng đến các điểm bán lẻ và bảo quản nguyên liệu cho các nhà hàng lớn trong thành phố.
Đa dạng loại hình lưu trữ:
Eimskip cung cấp các loại kho phù hợp với nhiều ngành hàng khác nhau:
- Kho lạnh: Bảo quản hàng hóa ở nhiệt độ từ -25°C đến -18°C, thích hợp cho các sản phẩm như thủy sản và trái cây đông lạnh.
- Kho mát: Duy trì nhiệt độ từ 5°C đến 10°C, phù hợp cho việc lưu trữ rau củ quả tươi, bơ, sữa và các sản phẩm cần bảo quản mát khác.
- Kho nhiệt độ phòng: Giữ nhiệt độ từ 18°C đến 23°C, lý tưởng cho việc lưu trữ rượu vang và các sản phẩm không yêu cầu điều kiện nhiệt độ đặc biệt.
Hệ thống quản lý chuyên nghiệp: Eimskip áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS) hiện đại, cho phép kiểm soát và quản lý tồn kho trực tuyến 24/24, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo thời gian thực và đưa ra quyết định kịp thời.
Kho B2C: Kho Thương Mại Điện Tử & Công Nghệ Fulfillment
ĐÚNG HÀNG – ĐÚNG LÚC – ĐÚNG CHI PHÍ: Eimskip hiểu rằng công nghệ fulfillment không chỉ để "khoe mẽ" mà phải giải quyết đúng ba bài toán quan trọng:
- Đúng hàng: Đảm bảo sản phẩm được giao đúng với đơn đặt hàng của khách.
- Đúng lúc: Giao hàng kịp thời, đáp ứng yêu cầu về thời gian của khách hàng.
- Đúng chi phí: Tối ưu hóa chi phí vận hành, giúp doanh nghiệp tiết kiệm mà không cần đầu tư vào kho lớn hay đội ngũ nhân sự khổng lồ.
Công nghệ thông minh hỗ trợ quản lý:
- Tích hợp đa nền tảng: Hệ thống của Eimskip cho phép đồng bộ đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử phổ biến như Shopee, Lazada, TikTok Shop vào một giao diện duy nhất, giúp quản lý dễ dàng chỉ với một cú click.
- Dữ liệu thời gian thực: Cập nhật tình trạng tồn kho ngay lập tức, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Dự báo tồn kho: Sử dụng các công cụ phân tích để dự báo nhu cầu, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa cho các đợt khuyến mãi lớn mà không lo "cháy hàng".
Với hệ thống kho bãi hiện đại và dịch vụ quản lý chuyên nghiệp, Eimskip cam kết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hãy liên hệ với Eimskip để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm dịch vụ kho bãi hàng đầu.
