Warehouse Management System (WMS) là gì?
Hệ thống Quản lý Kho hàng (Warehouse Management System – WMS) là một phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động trong kho: từ nhập hàng, lưu trữ, quản lý tồn kho cho đến xuất hàng. Thay vì ghi chép thủ công, WMS giúp số hóa và tự động hóa quy trình kho bãi, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất.
Ví dụ: Bạn có một kho hàng với rất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Trước đây, để kiểm tra số lượng từng sản phẩm, bạn phải đi từng kệ, từng khu vực kho để xem còn bao nhiêu. Với WMS, mọi thông tin về sản phẩm sẽ được ghi nhận tự động và dễ dàng tra cứu ngay trên máy tính hoặc điện thoại.
Thiết kế và tính năng của Hệ thống WMS
|
Tính Năng |
Mô Tả |
|---|---|
|
Quản lý số lượng, tình trạng và vị trí của hàng hóa trong kho một cách chính xác, giúp đảm bảo không có thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho. |
|
|
Quản lý Vị Trí Lưu Trữ (Location Management) |
Tự động phân bổ và tối ưu hóa không gian trong kho bằng cách sắp xếp hàng hóa vào các vị trí phù hợp dựa trên tính chất sản phẩm hoặc yêu cầu công việc. |
|
Quản lý Lấy Hàng (Picking) |
Tự động hoặc bán tự động hướng dẫn nhân viên lấy hàng từ các vị trí lưu trữ theo yêu cầu của đơn hàng, giúp giảm thời gian và lỗi. |
|
Quản lý Đóng Gói (Packing) |
Quản lý việc đóng gói sản phẩm khi xuất kho, đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng cách, giảm thiểu tổn thất và đảm bảo chất lượng. |
|
Theo dõi trạng thái và quá trình xử lý đơn hàng, từ khi nhận hàng đến khi hoàn tất việc xuất kho và giao cho khách hàng. |
|
|
Báo Cáo và Phân Tích (Reporting & Analytics) |
Tạo báo cáo và phân tích hiệu suất kho, số lượng tồn kho, độ chính xác của các hoạt động, giúp cải thiện quy trình quản lý kho. |
|
Tự Động Hóa Quy Trình Kho (Automation) |
Tự động hóa các công việc như kiểm tra tồn kho, phân loại, di chuyển hàng hóa trong kho, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. |
|
Tích Hợp với Các Hệ Thống Khác (Integration with Other Systems) |
Kết nối và đồng bộ với các hệ thống khác như ERP, CRM, và hệ thống vận chuyển để tối ưu hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp. |
|
Quản lý Nhập Kho (Receiving) |
Kiểm tra, nhập và ghi nhận thông tin hàng hóa khi đến kho, bao gồm số lượng và chất lượng hàng hóa, đảm bảo không có sai sót khi nhận hàng. |
|
Quản lý Xuất Kho (Shipping) |
Quản lý quá trình xuất kho hàng hóa, bao gồm xác nhận đơn hàng, chuẩn bị và giao hàng cho khách hàng, đảm bảo việc giao hàng đúng hạn và chính xác. |
|
Quản lý Trả Hàng (Return Management) |
Quản lý việc trả lại hàng hóa, bao gồm xử lý đơn hàng trả lại và nhập lại sản phẩm vào kho khi cần. |
|
Kiểm Kê Chu Kỳ (Cycle Counting) |
Thực hiện kiểm kê định kỳ các sản phẩm trong kho mà không làm gián đoạn các hoạt động kho, giúp duy trì độ chính xác của số liệu tồn kho. |
|
Quản lý Lô Hàng (Lot Tracking) |
Theo dõi hàng hóa theo lô, bao gồm các thông tin như ngày sản xuất, hạn sử dụng, giúp kiểm soát chất lượng và truy xuất nguồn gốc sản phẩm. |
|
Quản lý Chuyển Kho (Transfer Management) |
Hỗ trợ việc chuyển hàng giữa các kho hoặc các khu vực trong cùng một kho, giúp tối ưu hóa không gian và quản lý kho một cách hiệu quả. |
|
Theo Dõi Dữ Liệu Real-Time (Real-Time Data Tracking) |
Cập nhật dữ liệu về tình trạng kho và quá trình xử lý đơn hàng theo thời gian thực, giúp phản ứng nhanh chóng với các thay đổi trong kho. |
|
Khả Năng Quản Lý Nhiều Kho (Multi-Warehouse Management) |
Quản lý nhiều kho cùng lúc, điều phối việc nhập và xuất hàng giữa các kho khác nhau, đồng thời kiểm soát mức tồn kho toàn bộ hệ thống kho. |
ERP và WMS khác nhau như thế nào?
|
Tiêu chí |
ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) |
WMS (Hệ thống quản lý kho hàng) |
|---|---|---|
|
Mục tiêu |
Quản lý tổng thể toàn bộ hoạt động doanh nghiệp |
Quản lý riêng các hoạt động trong kho |
|
Phạm vi |
Bao gồm tài chính, sản xuất, nhân sự, kho… |
Tập trung vào quy trình kho bãi |
|
Độ chuyên sâu quản lý kho |
Cơ bản |
Chuyên sâu, tối ưu kho hiệu quả |
|
Khi nào nên dùng? |
Doanh nghiệp cần quản lý nhiều mảng cùng lúc |
Khi cần tối ưu hoạt động lưu trữ, xuất nhập kho phức tạp |
👉 Nếu bạn thuê kho từ đối tác, hãy ưu tiên những đơn vị có hệ thống WMS hiện đại – điều này giúp bạn dễ theo dõi tồn kho, nhận báo cáo nhanh và đảm bảo vận hành mượt mà.
Câu hỏi thường gặp về WMS
1. Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng WMS không?
Có. Ngày nay nhiều hệ thống WMS có phiên bản đơn giản phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong quản lý kho.
2. WMS có thay thế nhân sự kho không?
Không. WMS hỗ trợ nhân viên kho làm việc hiệu quả hơn, nhưng vẫn cần con người để vận hành, kiểm tra và xử lý tình huống thực tế.
3. Có thể sử dụng WMS khi thuê kho ngoài không?
Có thể. Một số đối tác cho thuê kho hiện đại đã tích hợp WMS vào hệ thống của họ, giúp khách hàng theo dõi hàng hóa và tồn kho từ xa.
4. WMS có thể quản lý nhiều kho không?
Có. WMS nâng cao cho phép quản lý đồng thời nhiều kho, giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát hàng hóa trên toàn hệ thống.
