OMS (Hệ thống quản lý đơn hàng) là gì? Nguyên lý hoạt động và cách lựa

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là hệ thống được nghiên cứu để giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu quy trình xử lý đơn hàng. Từ khi khách hàng đặt hàng, chọn phương thức giao hàng đến lúc hoàn tất, OMS đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác.
Hệ thống này hỗ trợ theo dõi tồn kho, tránh hết hàng, quản lý hoàn trả và cung cấp công cụ giám sát toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến giao hàng.
Ngoài ra, OMS tích hợp các kênh bán hàng, giúp quản lý đơn hàng từ website, ứng dụng hoặc cửa hàng dễ dàng hơn.

Xem thêm:

Dịch Vụ Fulfillment, Giải pháp Xử Lý Đơn Hàng TMĐT
Sale 12.12: Tất Cả Những Gì Bạn Cần Biết Để Tận Dụng Cơ Hội Mua Sắm Cuối Năm

oms là gì

Tính năng chính của hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì?

Quản lý kênh bán hàng

OMS nhận và tổng hợp thông tin từ các điểm bán hàng như website, cửa hàng trực tiếp và tổng đài. Một số hệ thống còn hỗ trợ đơn hàng từ nhiều quốc gia và đa dạng tiền tệ, giúp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng trên toàn cầu.

Hỗ trợ bán hàng

OMS là gì khi không mang lại thông tin sản phẩm và tình trạng hàng hóa cập nhật theo thời gian thực? Điều này không chỉ hỗ trợ khách hàng mà còn giúp nhân viên, đặc biệt là đội ngũ chăm sóc khách hàng, xử lý đơn hàng nhanh chóng. Hệ thống cũng hỗ trợ trả hàng và đổi hàng trên nhiều kênh khác nhau.

Quản lý dữ liệu khách hàng

OMS lưu trữ thông tin liên hệ và lịch sử mua sắm của khách hàng, giúp nhân viên tư vấn cá nhân hóa dịch vụ, tận dụng cơ hội bán thêm sản phẩm và nhận diện nhóm khách hàng tiềm năng hoặc mua sắm thường xuyên.

Quản lý tồn kho

Hệ thống OMS cung cấp cái nhìn tổng quan về tồn kho, hỗ trợ theo dõi và quản lý lượng hàng hóa. Với thuật toán thông minh, OMS định tuyến đơn hàng đến kho phù hợp nhất, chọn phương án vận chuyển hiệu quả nhất, đồng thời hỗ trợ các bước như lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và theo dõi.

Tích hợp kế toán

Dữ liệu từ OMS tự động đồng bộ vào hệ thống kế toán, từ sổ cái đến các phân hệ như tài khoản phải thu hoặc phải trả, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.

Nguyên lý hoạt động của hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) hoạt động dựa trên việc cung cấp khả năng hiển thị tồn kho có sẵn tại các kho hàng, cửa hàng của doanh nghiệp và cả từ các nhà cung cấp bên thứ ba như 3PL (dịch vụ logistics bên thứ ba) hoặc các đối tác dropship. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch tồn kho hiệu quả hơn.
Tiếp theo, OMS thực hiện quy trình hoàn tất đơn hàng với các chức năng như tiếp nhận, xác minh và xử lý đơn hàng, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, bao gồm cả dịch vụ dropshipping. Hệ thống cũng gửi xác nhận giao hàng và duy trì liên lạc với khách hàng, đảm bảo sự minh bạch trong toàn bộ quy trình.
Sau khi đơn hàng hoàn tất, OMS hỗ trợ các phương thức thanh toán dễ dàng và đồng bộ dữ liệu này với hệ thống tài chính. Nếu khách hàng muốn trả hàng, OMS đặt ra quy tắc xử lý trả hàng trên mọi kênh, hỗ trợ đổi hàng, hoàn tiền vào tài khoản khách hàng và quản lý các bước xử lý tiếp theo.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng (OMS)?

Sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong quy trình quản lý đơn hàng bằng cách tự động hóa nhiều bước vốn yêu cầu can thiệp thủ công. Việc này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn cải thiện sự hài lòng của khách hàng, đồng thời tối ưu hóa dòng tiền và tăng lợi nhuận.
Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh chóng, OMS ngày càng trở nên cần thiết nhờ hai lý do chính:

Đáp ứng kỳ vọng của khách hàng: OMS hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp sự linh hoạt trong việc đặt hàng, nhận hàng, vận chuyển và trả hàng, đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Quản lý đơn hàng phân tán: Với OMS, doanh nghiệp có thể xử lý đơn hàng từ nhiều địa điểm, hỗ trợ trả hàng qua đường bưu điện hoặc tại cửa hàng, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành.

Ngoài ra, OMS có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp khi tăng trưởng doanh số và mở rộng kênh bán hàng. Đây chính là giải pháp không thể thiếu để nâng cao hiệu suất và cạnh tranh trên thị trường.

Các loại hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) phổ biến là gì?

Trước đây, doanh nghiệp quản lý đơn hàng bằng nhiều cách như ghi sổ tay hoặc sử dụng bảng tính trên máy tính cá nhân. Tuy nhiên, hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) ngày nay đã trở nên phức tạp, hiệu quả và tiện lợi hơn nhiều.

Hệ thống đơn lẻ và tích hợp toàn doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể chọn phần mềm OMS dạng đơn lẻ, không tích hợp với các khu vực khác trong hệ thống kinh doanh. Tuy nhiên, các nền tảng OMS tiên tiến hơn có khả năng tích hợp dữ liệu với các hệ thống như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), chuỗi cung ứng, tài chính và các phần mềm kinh doanh khác.

Lợi ích: Dữ liệu OMS được đồng bộ hóa, tăng tính tự động hóa, giúp báo cáo chi tiết hơn và phân tích cách quản lý đơn hàng ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp.

Hệ thống OMS trên đám mây và tại chỗ

Hệ thống OMS có thể triển khai tại chỗ hoặc thông qua mô hình SaaS (phần mềm dịch vụ) trên đám mây.
Lựa chọn SaaS:

Triển khai nhanh chóng, dễ dàng.
Mô hình "trả tiền theo nhu cầu," giúp mở rộng linh hoạt.
Dễ dàng truy cập qua internet bằng trình duyệt hoặc ứng dụng di động.
Nhà cung cấp chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì, mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn.
Lựa chọn tại chỗ: Dành cho doanh nghiệp muốn tự quản lý và lưu trữ hệ thống.

Tiêu chí lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng (OMS)

Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) phù hợp có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức. OMS cần hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời đơn hàng, từ lúc khách hàng đặt hàng, vận chuyển, cho đến dịch vụ hậu mãi.

Đánh giá nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp

Xác định yêu cầu hiện tại và dự đoán nhu cầu trong tương lai, bao gồm:
Tăng trưởng kinh doanh.
Mở rộng quy mô toàn cầu.

Gia tăng khối lượng đơn hàng và kênh bán hàng.

Xem xét tính năng cần thiết của OMS
Hệ thống OMS cần hỗ trợ các chức năng như:
Tiếp nhận đơn hàng từ mọi kênh bán hàng.
Xử lý thanh toán.
Gửi đơn hàng đến kho phù hợp dựa trên vị trí khách hàng.
Hỗ trợ nhận hàng tại cửa hàng.
Giám sát mức tồn kho.
Theo dõi đơn hàng cho khách hàng.
Dự đoán tồn kho để đảm bảo luôn có hàng hóa.
Tích hợp với hệ thống kế toán để tạo hóa đơn và biên nhận.

Lập kế hoạch tích hợp dữ liệu và hệ thống

Đảm bảo khả năng kết nối OMS với các hệ thống khác, như website thương mại điện tử và ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).
Tích hợp phần mềm kinh doanh trên một nền tảng duy nhất giúp giảm thiểu nhập liệu thủ công và giảm lỗi.

Lựa chọn mô hình triển khai phù hợp

OMS trên đám mây: Không yêu cầu bảo trì phần cứng hay cài đặt phần mềm.
OMS tại chỗ: Phù hợp với doanh nghiệp muốn tự quản lý hệ thống nội bộ.

Lựa chọn đúng OMS không chỉ hỗ trợ tối ưu hóa quy trình mà còn mang lại hiệu quả kinh doanh lâu dài.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý đơn hàng (OMS)

OMS làm gì?

OMS giúp theo dõi đơn hàng, doanh số, tồn kho và quy trình hoàn tất đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau, giúp quản lý hiệu quả hơn và kiểm soát tồn kho chính xác.

OMS trong bán lẻ là gì?

OMS là cổng duy nhất để theo dõi đơn hàng, tồn kho và hoàn tất đơn hàng từ tất cả các kênh bán hàng như website, ứng dụng, và cửa hàng.

OMS hoạt động như thế nào?

OMS hợp nhất tất cả đơn hàng và doanh số vào một nền tảng duy nhất, giúp quản lý dễ dàng qua một lần đăng nhập và tập trung vào đơn hàng, tồn kho và trả hàng.

OMS trong bán lẻ có ý nghĩa gì?

OMS giúp quản lý đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau một cách hiệu quả, như mua hàng trực tuyến và nhận hàng tại cửa hàng hoặc giao tận nơi.

Hệ thống OMS trực tuyến là gì?

OMS đám mây giúp bạn theo dõi tồn kho và đơn hàng từ bất kỳ đâu có kết nối internet, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả.
OMS giúp đơn giản hóa quy trình quản lý đơn hàng, tối ưu hóa vận hành và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.

Eimskip - Công ty Logistics uy tín hơn 100 năm!

Có mặt tại Việt Nam từ 2007, Eimskip Việt Nam tự hào mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời với đa dạng dịch vụ: vận chuyển hàng hóa, kho bãi, khai thuê hải quan và hoàn tất đơn hàng (Fulfillment).
Liên hệ:
📍 Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
📧 Email: long@eimskip.vn
📞 Hotline: 091-922 6984 | 028 6264 63 80 | 19003979
🌐 Website: https://eimskip.vn/