1. Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Là Gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác minh thực tế số lượng hàng hóa tại kho, nhằm đảm bảo số liệu tồn kho khớp với báo cáo kế toán, sổ sách và dữ liệu trên hệ thống quản lý.
Đây là hoạt động cốt lõi trong kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp:
- Phát hiện chênh lệch, thất thoát, gian lận hoặc sai sót trong quản lý kho.
- Đánh giá hiệu quả vận hành của hệ thống quản lý hàng hóa.
- Ra quyết định nhập hàng, luân chuyển hàng tồn phù hợp.
- Đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính và phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán thuế.
Kiểm kê không chỉ là “đếm số lượng” mà còn kiểm tra chất lượng, tình trạng vật lý, tính hợp lệ của chứng từ và sự phù hợp của quy trình vận hành kho.
2. Hai Phương Pháp Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Phổ Biến
2.1. Kiểm Kê Thường Xuyên (Perpetual Inventory)
Đây là phương pháp yêu cầu theo dõi liên tục biến động hàng hóa trên hệ thống ngay sau mỗi giao dịch nhập, xuất kho. Kiểm kê thực địa được thực hiện định kỳ ngắn (theo ngày, tuần) để đối chiếu với số liệu hệ thống.
Ưu điểm:
- Theo dõi sát sao hàng hóa có giá trị cao, dễ thất thoát.
- Giảm nguy cơ sai lệch tích lũy trong dài hạn.
- Giúp kiểm soát tồn kho “real-time” để ra quyết định nhanh.
Nhược điểm:
- Chi phí nhân sự, thiết bị kiểm kê cao.
- Tạo áp lực lớn cho bộ phận kho và kế toán nếu quy trình chưa được tự động hóa.
Ứng dụng thực tế: Các doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn, quản lý chuỗi, sản phẩm giá trị cao (điện thoại, trang sức, thiết bị y tế).
Xem thêm: Tồn Kho An Toàn (Safety Stock) Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z
2.2. Kiểm Kê Định Kỳ (Periodic Inventory)
Phương pháp này kiểm kê hàng hóa theo mốc thời gian đã định trước như hàng tháng, hàng quý, cuối năm.
Ưu điểm:
- Giảm áp lực kiểm soát hàng ngày.
- Thích hợp với doanh nghiệp có nhiều mặt hàng, luân chuyển nhanh.
Nhược điểm:
- Nếu sai lệch xảy ra, khó truy xuất nguyên nhân chính xác.
- Rủi ro tích tụ thất thoát, sai sót nếu kiểm kê không đủ tần suất.
Ứng dụng thực tế: Doanh nghiệp có quy mô kho lớn, sản phẩm giá trị thấp, vòng đời ngắn (thời trang, tiêu dùng nhanh).
3. Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho 2025 – 6 Bước Chuẩn
Bước 1: Chuẩn Bị Danh Mục Kiểm Kê
- Trích xuất dữ liệu tồn kho từ phần mềm quản lý.
- Lập danh sách chi tiết: mã sản phẩm, mô tả, đơn vị tính, tồn kho sổ sách.
- Sắp xếp kho hợp lý để dễ dàng kiểm tra (ứng dụng nguyên tắc 5S nếu cần).
Bước 2: Kiểm Kê Thực Tế Tại Hiện Trường
- Phân công nhóm kiểm kê độc lập theo khu vực.
- Yêu cầu mỗi nhóm kiểm kê ghi nhận dữ liệu riêng biệt để so sánh chéo.
- Ghi nhận tình trạng hàng hóa: hư hỏng, hết hạn, đóng gói sai, không rõ nguồn gốc.
Bước 3: Đối Chiếu Và Phân Tích Chênh Lệch
- Đối chiếu số liệu kiểm kê với hệ thống quản lý.
- Xác minh nguyên nhân chênh lệch: thiếu hụt, nhầm lẫn mã hàng, nhập sai số lượng, hàng hư hỏng chưa xử lý.
- Truy vết các giao dịch bất thường trong kỳ.
Bước 4: Điều Chỉnh Báo Cáo Tồn Kho
- Ghi nhận lại số lượng thực tế vào hệ thống.
- Thực hiện các bút toán kế toán điều chỉnh theo đúng quy định.
- Báo cáo cho các phòng ban liên quan về kết quả kiểm kê.
Bước 5: Lập Biên Bản Kiểm Kê Hàng Tồn Kho
- Ghi nhận chi tiết số liệu kiểm kê, sai lệch và phương án xử lý.
- Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của bộ phận kiểm kê, thủ kho, kế toán, đại diện quản lý.
- Lưu trữ biên bản làm hồ sơ pháp lý cho kiểm toán hoặc thanh tra sau này.
Bước 6: Xử Lý Và Rút Kinh Nghiệm
- Nếu phát hiện lỗi hệ thống hoặc quy trình, cần rà soát và cải tiến ngay.
- Nếu phát hiện gian lận, phải xử lý trách nhiệm cụ thể.
- Cập nhật quy trình kiểm kê để hạn chế sai sót ở các kỳ sau.
4. Mục Đích Và Vai Trò Của Kiểm Kê Hàng Tồn Kho
- Kiểm soát nội bộ: Ngăn ngừa gian lận, thất thoát và sai sót trong vận hành kho.
- Ra quyết định kinh doanh: Đảm bảo tồn kho phù hợp, tối ưu hóa dòng tiền.
- Hỗ trợ báo cáo tài chính: Xác định chính xác giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp.
- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu kiểm toán, quyết toán thuế, bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý.
5. Các Sai Lầm Nghiêm Trọng Khi Kiểm Kê Hàng Tồn Kho
- Không tổ chức không gian kho gọn gàng trước khi kiểm kê.
- Thiếu nhân sự kiểm kê hoặc nhân sự không được đào tạo.
- Không có giám sát độc lập trong quá trình kiểm kê.
- Chậm xử lý các sai lệch đã phát hiện.
- Bỏ qua việc chuẩn bị hồ sơ tiêu hủy hàng lỗi, hết hạn, tồn kho lâu ngày.
Những sai sót này có thể dẫn đến chênh lệch tồn kho lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Xem thêm: 5 sai lầm về quản lý kho hàng phổ biến cần cân nhắc khi thuê kho
6. Kinh Nghiệm Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Năm 2025
- Phân loại ABC: Ưu tiên kiểm kê hàng hóa nhóm A (giá trị cao, quan trọng) với tần suất dày đặc hơn.
- Quản lý dữ liệu chi tiết: Mã vạch, mã SKU, số lô, ngày hết hạn, nhà cung cấp phải được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.
- Đào tạo và quy chuẩn quy trình làm việc: Đảm bảo nhân viên kho, mua hàng, kế toán vận hành theo quy trình thống nhất.
- Ứng dụng phần mềm kiểm kê hiện đại: Sử dụng mã QR, máy kiểm kê di động (PDA), phần mềm quản lý kho tự động để rút ngắn thời gian kiểm kê và tăng độ chính xác.
- Giám sát nghiêm túc: Luôn có người kiểm tra chéo và giám sát độc lập trong suốt quá trình kiểm kê.
