Quy trình nhập kho là một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý kho bãi, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả. Một quy trình nhập kho chuẩn chỉnh không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động kho bãi mà còn đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hóa khi được nhập vào kho. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết quy trình nhập kho hàng hóa, tại sao cần chuẩn hóa quy trình này và cách thực hiện từng bước trong quy trình nhập kho một cách hiệu quả.
I. Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho là chuỗi các bước từ khi hàng hóa được vận chuyển vào kho cho đến khi được lưu trữ và quản lý trong hệ thống kho của doanh nghiệp. Quy trình này đảm bảo rằng hàng hóa được nhập kho đúng số lượng, chất lượng và đúng vị trí, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ và kiểm soát kho bãi tốt hơn.
II. Các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa
1. Lập kế hoạch nhập kho
Trước khi thực hiện quy trình nhập kho, doanh nghiệp cần lên kế hoạch nhập kho chi tiết. Bước này thường được thực hiện bởi bộ phận yêu cầu hàng hóa (sản xuất, mua hàng, v.v.) và cần xác định rõ các thông tin như loại hàng hóa, số lượng, ngày giờ nhập kho và các yêu cầu đặc biệt về bảo quản hàng hóa.
Bộ phận yêu cầu nhập kho phải gửi bản kế hoạch chi tiết cho bộ phận kho để chuẩn bị các phương tiện vận chuyển, sắp xếp kho bãi phù hợp. Đối với các doanh nghiệp thuê kho ngoài, việc thông báo kế hoạch nhập kho trước ít nhất 2-3 ngày là điều cần thiết để có đủ thời gian chuẩn bị.
2. Sắp xếp lại kho và chuẩn bị khu vực lưu trữ
Khi hàng hóa đến, bộ phận kho sẽ phải kiểm tra lại không gian lưu trữ và sắp xếp lại các khu vực trong kho để đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt nhất. Việc sắp xếp kho hợp lý theo nguyên lý FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) giúp doanh nghiệp tối ưu hóa diện tích kho và duy trì khả năng quản lý hàng hóa hiệu quả.
3. Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa so với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa nhập vào kho không bị thiếu hụt hay sai sót. Nếu phát hiện bất kỳ sự cố nào như thiếu hụt số lượng hoặc hàng hóa hư hỏng, thủ kho sẽ lập biên bản và báo cáo cấp trên để xử lý.
4. Lập phiếu nhập kho
Sau khi kiểm tra hàng hóa xong, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các thông tin về loại hàng, số lượng, ngày nhập kho, cùng với các chứng từ khác như hóa đơn, phiếu giao nhận. Kế toán cũng sẽ xác nhận với các bộ phận liên quan và xin chữ ký xác nhận trước khi thực hiện bước tiếp theo.
5. Cập nhật thông tin vào hệ thống kho
Một trong những bước quan trọng trong quy trình nhập kho là cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho hoặc phần mềm quản lý kho. Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhập kho, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tình hình kho bãi, từ đó quản lý số lượng hàng hóa dễ dàng hơn.
III. Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nhập kho?
Việc chuẩn hóa quy trình nhập kho không chỉ giúp các bộ phận liên quan làm việc hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích quan trọng:
1. Kiểm soát chính xác hàng hóa
Khi quy trình nhập kho được chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát được số lượng và chất lượng hàng hóa đang có trong kho. Việc kiểm soát chính xác giúp giảm thiểu tình trạng mất mát, hư hỏng hàng hóa và giảm thiểu các sai sót trong quá trình quản lý kho.
2. Tiết kiệm thời gian và công sức
Quy trình nhập kho rõ ràng giúp phân công công việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian cho các bộ phận. Các nhân viên không phải tốn công tìm kiếm thông tin hay giải quyết các vấn đề phát sinh do quy trình không rõ ràng. Điều này giúp giảm thiểu chi phí nhân sự và nâng cao hiệu quả công việc.
3. Tăng hiệu quả quản lý kho bãi
Quy trình nhập kho chuẩn hóa giúp bộ phận kho có thể sắp xếp hàng hóa hợp lý, dễ dàng truy xuất thông tin về hàng hóa bất cứ lúc nào. Điều này hỗ trợ quá trình kiểm tra, xuất nhập hàng hóa nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến kho bãi.
4. Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập kho
Một quy trình nhập kho chuẩn giúp hạn chế tối đa các sai sót trong việc nhập hàng, từ đó giảm thiểu các tranh chấp và các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp hoặc khách hàng.
IV. Quy trình nhập kho thành phẩm
Quy trình nhập kho thành phẩm cũng tương tự như quy trình nhập kho nguyên vật liệu, nhưng có những điểm khác biệt. Đối với thành phẩm, việc kiểm tra và sắp xếp trong kho càng quan trọng hơn vì chúng thường có yêu cầu bảo quản đặc biệt.
1. Vận chuyển và tập kết thành phẩm
Khi hàng thành phẩm được vận chuyển đến kho, các bộ phận liên quan sẽ giám sát chặt chẽ quá trình di chuyển để đảm bảo không bị thất thoát hay hư hỏng.
2. Kiểm tra và sắp xếp thành phẩm
Hàng thành phẩm sẽ được kiểm tra số lượng và chất lượng. Nếu đạt yêu cầu, chúng sẽ được sắp xếp vào khu vực lưu trữ phù hợp, đảm bảo không gian kho luôn sạch sẽ và dễ dàng kiểm soát.
3. Lập phiếu nhập kho thành phẩm
Giống như quy trình nhập kho nguyên vật liệu, phiếu nhập kho thành phẩm cần được lập chi tiết và phải có sự phê duyệt của các bộ phận liên quan.
4. Cập nhật thông tin vào hệ thống kho
Cuối cùng, sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho, các thông tin liên quan đến hàng hóa sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý kho để theo dõi và kiểm soát tình hình kho bãi.
XEM THÊM: QUY TRÌNH NHẬP KHO VÀ LƯU ĐỒ XUẤT KHO THUÊ KHO KHI THUÊ KHO TẠI EIMSKIP
Quy trình nhập kho khi khách hàng thuê kho tại Eimskip
1. Trước ngày nhập kho
Khách hàng: Gửi kế hoạch
Bộ phận chứng từ Eimskip: Thông báo bằng email thời gian dự kiến nhập kho, biểu mẫu yêu cầu nhập kho và đăng ký số cont/ xe tải.
2. Ngày nhập kho
Bước 1: Bộ phận vận hành kho Eimskip kiểm tra số thông tin phương tiện vận chuyển: chụp ảnh số cont/seal, đo nhiệt độ bề mặt hàng khi mở cửa, tình trạng ngoại quan hàng hóa, … (dựa trên biểu mẫu Phiếu yêu cầu nhập kho)
Bước 2: Dỡ hàng lên pallet
- Bộ phận vận hành kho Eimskip: Kiểm đếm, ghi nhận hàng thực tế theo biểu mẫu Phiếu yêu cầu nhập kho: mã hàng, HSD, số lot, size, …
Tem nhãn, mã vạch xếp quay quay ra ngoài
Đối với trường hợp hàng mẫu thì để vào thùng tách riêng và cân ký
- Bộ phận chứng từ Eimskip: Tạo phiếu ASN và phân bố vị trí (theo quy định), in tem giao cho bộ phận vận hành kho.
Bước 3: Kiểm đếm và dỡ hàng lên pallet
Kiểm tra số lượng, mô tả, lot NSX//HSD, size, …
Bước 4: Kiểm đếm hàng tại phòng đệm:
- Bộ phận vận hành kho Eimskip: Kiểm tra lại số lượng, mô tả, NSX/HSD, số Lot(lô), kích thước (size), số cân,…trước khi dán nhãn Pallet Details.
- Bộ phận chứng từ Eimskip: Kiểm tra, đối chiếu và nhập số liệu theo thông tin phiếu kiểm thực tế (số cân đồng nhất hoặc số cân trung bình)
Bước 5: Bộ phận vận hành kho chuyển hàng vào vị trí kho lưu trữ gọn gàng
>> Xem thêm: Kho bảo thuế là gì? Điều kiện để thành lập kho bảo thuế?
3. Sau ngày nhập kho: Gửi báo cáo đến khách hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip: Gửi báo cáo cho khách hàng bao gồm
+ Phiếu nhập hàng
+ PO dịch vụ phát sinh
+ Báo cáo chất lượng hàng bất thường (nếu có)
Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhập hàng theo quy định
Khách hàng: Kiểm tra báo cáo và phản hồi
Xem chi tiết tại lưu đồ quy trình nhập kho hàng hóa (sơ đồ nhập kho hàng hóa) tại Eimskip:
Hy vọng rằng quy trình nhập kho tại Eimskip giúp bạn hiểu hơn về quy trình vận hành kho của chúng tôi. Và qua bài viết này đem đến kinh nghiệm về quy trình nhập kho hàng hóa (sơ đồ nhập kho hàng hóa) khi đi thuê ngoài.
Dịch vụ cho thuê kho uy tín, tiện ích cao cấp Eimskip
Eimskip không chỉ cung cấp kho thông thường mà còn sở hữu các kho lạnh và kho mát có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Với diện tích rộng lớn và các giải pháp bảo quản chất lượng cao, Eimskip cam kết bảo vệ hàng hóa của bạn trong mọi điều kiện lưu trữ, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình vận hành kho.
XEM BẢNG GIÁ CHO THUÊ KHO CHI TIẾT
Thông số kỹ thuật kho chung - Trung tâm phân phối Bình Dương:
- Pallet cách sàn 12–15cm: Để tránh hút ẩm từ nền kho, giúp bảo vệ hàng hóa khỏi các tác nhân gây hại như ẩm mốc.
- Khoảng cách tối thiểu 20cm từ tường: Giúp ngăn chặn ẩm mốc và đọng nước, đảm bảo điều kiện bảo quản luôn ổn định.
- Hàng hóa cách mái kho ít nhất 1.5m: Tránh hấp nhiệt trực tiếp từ mái kho, giữ cho hàng hóa không bị tác động bởi nhiệt độ cao.
- Các dãy pallet cách nhau 1.2m: Đảm bảo không khí lưu thông dễ dàng và tạo không gian cho xe nâng di chuyển thuận tiện.
- Kệ kho sơn tĩnh điện: Ngăn chặn tích nhiệt và ẩm, giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả trong suốt quá trình lưu trữ.
Kho lạnh và kho mát Eimskip - Dịch vụ cho thuê kho chuyên biệt
Eimskip cung cấp dịch vụ cho thuê kho lạnh và kho mát với diện tích lên đến 9,200 m² và khả năng lưu trữ lên đến 13,000 pallets. Các kho có nhiều module với nhiệt độ khác nhau, đáp ứng các yêu cầu lưu trữ hàng hóa đặc thù:
1. Kho đông lạnh:
- Nhiệt độ: từ -22°C đến -18°C (±2°C)
- Sản phẩm lưu trữ: Hàng thủy sản, trái cây đông lạnh, thực phẩm đông lạnh, v.v.
Kho đông lạnh của Eimskip giúp bảo quản hàng hóa yêu cầu nhiệt độ thấp, đặc biệt là các sản phẩm dễ hư hỏng và cần duy trì trong điều kiện lạnh ổn định.
2. Kho mát:
- Nhiệt độ: từ 5°C đến 10°C (±2°C)
- Sản phẩm lưu trữ: Rau củ quả, trái cây tươi, phô mai, bơ, sữa, v.v.
Kho mát của Eimskip cung cấp môi trường lý tưởng cho các mặt hàng thực phẩm tươi sống hoặc sản phẩm cần bảo quản trong môi trường mát mẻ.
3. Kho nhiệt độ phòng:
- Nhiệt độ: từ 18°C đến 23°C
- Sản phẩm lưu trữ: Rượu, rượu vang, sản phẩm cần nhiệt độ phòng ổn định.
Kho nhiệt độ phòng của Eimskip giúp bảo quản các mặt hàng không yêu cầu nhiệt độ thấp hoặc mát mẻ, giữ cho sản phẩm luôn trong tình trạng tốt nhất.
Ưu điểm của dịch vụ cho thuê kho Eimskip:
- Linh hoạt về diện tích và thời gian thuê: Từ 20m² đến 500m² cho kho thông thường, và cho kho lạnh, kho mát, bạn có thể thuê diện tích phù hợp với nhu cầu và điều chỉnh theo thời gian.
- Tiết kiệm chi phí so với kho lạnh truyền thống: Các kho lạnh và kho mát của Eimskip giúp bạn tiết kiệm chi phí 30-50% so với kho lạnh truyền thống, mà vẫn đảm bảo chất lượng bảo quản hàng hóa.
- Quản lý kho vận 4.0: Hệ thống kho vận hiện đại giúp tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho, theo dõi và quản lý kho minh bạch, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
Lý do lựa chọn kho Eimskip:
- Tiện ích cao cấp và thiết kế tối ưu: Các kho của Eimskip được thiết kế với tiêu chuẩn bảo quản hiện đại, giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu trữ.
- Hỗ trợ vận chuyển và quản lý kho: Eimskip không chỉ cung cấp dịch vụ lưu trữ mà còn hỗ trợ vận chuyển hàng hóa đến và từ kho, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Dịch vụ linh hoạt và chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn trong mọi quy trình từ khi nhập kho, lưu trữ, đến khi xuất kho, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả.
FAQ - Các câu hỏi thường gặp về quy trình nhập kho
1. Quy trình nhập kho gồm những bước nào?
Quy trình nhập kho bao gồm các bước cơ bản như: lập kế hoạch nhập kho, chuẩn bị kho bãi, kiểm tra và đối chiếu hàng hóa, lập phiếu nhập kho và phê duyệt, cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho. Mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa.
2. Tại sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nhập kho?
Chuẩn hóa quy trình nhập kho giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý kho bãi. Nó giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa không gian kho và quản lý được lượng hàng tồn kho chính xác.
3. Cần bao lâu để hoàn thành một quy trình nhập kho?
Thời gian hoàn thành quy trình nhập kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng hàng hóa, độ phức tạp của quy trình và sự chuẩn bị của các bộ phận liên quan. Tuy nhiên, một quy trình được chuẩn hóa sẽ giúp giảm thiểu thời gian đáng kể.
4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi nhập kho hàng hóa?
Trước khi nhập kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch chi tiết, bao gồm thông tin về loại hàng hóa, số lượng, yêu cầu đặc biệt (nếu có), phương tiện vận chuyển và thời gian giao hàng. Điều này giúp quá trình nhập kho diễn ra suôn sẻ.
5. Có cần kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho không?
Có, việc kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho là rất quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa nhận được đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình quản lý kho.
