Trong quá trình kinh doanh, việc xuất kho hàng hóa là một trong những công đoạn cực kỳ quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn đang thuê kho để lưu trữ hàng hóa và cần tìm hiểu về quy trình xuất kho, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về chủ đề này.
Quy trình xuất kho cho hàng hóa khi thuê kho ngoài
Quy trình xuất hàng tại kho là một chuỗi các hoạt động cụ thể để chuẩn bị và thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa từ kho của doanh nghiệp. Dưới đây là một phác thảo về quy trình xuất hàng tại kho:
1. Đánh giá tình trạng hàng hóa
Trước khi bắt đầu quy trình xuất kho, bạn nên đánh giá tình trạng của hàng hóa để đảm bảo rằng sản phẩm được giao cho khách hàng là đầy đủ và không bị hỏng hóc. Bạn cần kiểm tra số lượng hàng hóa, chất lượng sản phẩm, và các thông tin khác như hạn sử dụng hay ngày sản xuất. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề gì, bạn cần thực hiện các biện pháp khắc phục trước khi xuất kho.
2. Chuẩn bị các tài liệu liên quan
Trước khi thực hiện xuất kho, bạn cần chuẩn bị các tài liệu liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ xuất kho và các giấy tờ khác liên quan đến sản phẩm. Việc chuẩn bị các tài liệu này sẽ giúp quá trình xuất kho diễn ra suôn sẻ hơn và tránh nhầm lẫn trong việc giao nhận hàng hóa.
3. Lập kế hoạch và sắp xếp kho
Trong quá trình xuất kho, việc lập kế hoạch và sắp xếp kho là rất quan trọng. Bạn cần xác định kho hàng hóa của mình nằm ở đâu trong kho và sắp xếp chúng sao cho thuận tiện cho việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Nếu bạn có nhiều sản phẩm cần xuất kho, hãy sắp xếp chúng theo từng loại và đánh dấu để tránh nhầm lẫn.
4. Tiến hành kiểm tra hàng hóa
Trước khi xuất kho, bạn cần tiến hành kiểm tra hàng hóa một lần nữa để đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được giao cho khách hàng đều đúng và đầy đủ. Kiểm tra hàng hóa bao gồm việc kiểm tra số lượng, chất lượng và các thông tin khác của sản phẩm. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề gì, bạn cần thực hiện biện pháp khắc phục trước khi giao hàng.
5. Thực hiện quá trình xuất kho
Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, bạn có thể thực hiện quá trình xuất kho. Việc này bao gồm việc đóng gói hàng hóa, vận chuyển và giao hàng cho khách hàng. Bạn cần đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển đúng cách và đến địa chỉ của khách hàng đúng thời gian.
6. Kiểm tra và đánh giá quá trình xuất kho
Sau khi hoàn tất quá trình xuất kho, bạn cần kiểm tra và đánh giá lại quá trình này. Việc này giúp bạn xác định những vấn đề cần được cải thiện và tối ưu hóa quá trình xuất kho trong tương lai.
XEM THÊM: QUY TRÌNH NHẬP KHO KHI THUÊ NGOÀI VÀ LƯU ĐỒ THUÊ KHO TẠI EIMSKIP
Quy trình xuất kho khi khách hàng thuê kho tại Eimskip
Khi khách hàng thuê kho tại Eimskip, quy trình xuất kho được thực hiện để đảm bảo hàng hóa được xuất kho đúng thời điểm và đúng địa điểm như yêu cầu của khách hàng.
Dưới đây là quy trình xuất hàng tại Eimskip:
Trước ngày xuất kho
Bước 1: Nhận yêu cầu xuất kho
Khách hàng: Thông báo bằng email yêu cầu xuất kho, đăng ký số cont/ xe tải, thời gian dự kiến nhận hàng.
Bộ phận chứng từ: Nhận kế hoạch từ khách hàng
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Bộ phận chứng từ Eimskip: Kiểm tra số tình trạng tồn kho theo yêu cầu của khách hàng
- TH1: Đúng với yêu cầu khách hàng: chứng từ tạo lệnh soạn hàng.
- TH2: Sai với yêu cầu khách hàng: kiểm tra lại thông tin với khách hàng.
Bước 3: Soạn hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip:
- Tạo lệnh soạn hàng.
- Đăng ký xe nhận hàng lên phần mềm
Bộ phận vận hành kho: nhận lệnh và soạn hàng thực tế.
- Kiểm tra: số lượng, ngoại quan, số thùng, NSX/HSD, Lot, Size,….
- Phản hồi thông tin cho chứng từ nếu có sai khác nào.
Ngày xuất hàng
Bước 1: Kiểm tra phiếu xuất hàng thực tế
Nhân viên chứng từ nhận lại hồ sơ xuất hàng từ hiện trường, kiểm tra và đối chiếu sai lệch.
* Đúng: thực hiện ship trên hệ thống và bàn giao chứng từ (8).
* Sai: kiểm tra lại lệnh soạn hàng (8’)
Bước 2: Chuẩn bị thủ tục xuất kho hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip:
1/ Thực hiện ship đơn hàng trên hệ thống.
2/ Hướng dẫn người nhận hàng ký hồ sơ, cung cấp chứng từ giao hàng:
Bộ phận chứng từ cung cấp cho người giao hàng:
* Chứng từ ra cổng: 1 phiếu xuất kho + 1 phiếu đăng ký vào cổng.
* Hồ sơ giao hàng cho tài xế: 1 phiếu xuất kho
+ 1 phiếu đánh giá chất lượng hàng xuất.
3/ Lưu trữ hồ sơ xuất hàng
Sau ngày xuất hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip: Gửi báo cáo cho khách :Gửi báo cáo xuất hàng và XNT cho Khách hàng.
Xem chi tiết tại lưu đồ quy trình xuất kho kho hàng hóa tại Eimskip:
Với quy trình xuất kho chặt chẽ và được thực hiện bởi các chuyên gia vận chuyển hàng đầu của Eimskip, khách hàng hoàn toàn yên tâm về quá trình vận chuyển và quy trình xuất kho hàng hóa của mình.
Xem ngay quy trình nhập kho khi thuê kho tại Eimskip hay tìm hiểu về dịch vụ thuê kho chuyển nghiệp với 108 năm tại thế giới và hơn 6 năm tại thị trường Việt Nam.
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline: 028 6264 63 80 | Hoạt động: 8:00 - 17:30
Email: info@eimskip.vn
