Việc sắp xếp kho hàng khoa học đóng vai trò quan trọng trong vận hành, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, đa dạng chủng loại. Một kho hàng được tổ chức hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhặt hàng, kiểm kê chính xác, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.
Dưới đây là 5 cách sắp xếp kho hàng đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Xem thêm:
Vận Hành Kho – Tổng Hợp Kiến Thức Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất
Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO 9001:2015: Chuẩn Hóa Và Tối Ưu Hiệu Quả
5 Cách Sắp Xếp Kho Hàng Khoa Học
1. Đánh Dấu Vị Trí Hàng Hóa Và Lập Sơ Đồ Kho Rõ Ràng
Việc đánh dấu vị trí hàng hóa và lập sơ đồ kho là bước nền tảng trong quản lý kho khoa học.
Doanh nghiệp nên chia khu vực kho theo các ký hiệu dễ nhớ như A, B, C hoặc đánh số thứ tự. Mỗi kệ, tầng kệ và vị trí chứa hàng cần được dán nhãn rõ ràng để thuận tiện cho việc tìm kiếm và kiểm soát.
Ngoài ra, cần lập sơ đồ kho trực quan, thể hiện đầy đủ các khu vực lưu trữ, kệ hàng, lối đi. Sơ đồ này nên được dán tại vị trí dễ nhìn, ngay lối vào kho để hỗ trợ nhân viên dễ dàng định vị khi thao tác.
Doanh nghiệp cần cập nhật sơ đồ kho ngay khi có sự thay đổi vị trí hàng hóa hoặc bổ sung mặt hàng mới nhằm đảm bảo thông tin luôn chính xác, hạn chế nhầm lẫn.
2. Sắp Xếp Theo Mã SKU Và Nhóm Sản Phẩm
Việc sắp xếp hàng hóa theo mã SKU giúp tối ưu quá trình nhặt hàng và kiểm kê kho.
Doanh nghiệp có thể bố trí mỗi kệ hoặc mỗi khu vực chứa các sản phẩm có mã SKU gần nhau hoặc theo thứ tự alphabet. Với các kho có số lượng sản phẩm lớn, nên sắp xếp theo nhóm chức năng, nhóm thương hiệu hoặc nhóm nhà cung cấp để thuận tiện hơn khi kiểm tra và vận hành.
Ví dụ:
- Kệ A: Các sản phẩm mã SKU bắt đầu bằng chữ A.
- Kệ B: Các sản phẩm mã SKU bắt đầu bằng chữ B.
Việc kết hợp mã SKU với sơ đồ kho rõ ràng sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và giảm thời gian di chuyển trong kho, đặc biệt hữu ích cho những kho quy mô lớn.
3. Bố Trí Hàng Hóa Theo Hạn Sử Dụng Và Nguyên Tắc FIFO
Đối với các loại hàng hóa có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, cần sắp xếp theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO).
Hàng hóa có hạn sử dụng gần nên được bố trí ở phía ngoài, gần lối đi để dễ lấy hàng. Các sản phẩm có hạn sử dụng dài hơn nên đặt phía trong. Việc này giúp giảm thiểu nguy cơ tồn đọng hàng hóa lâu ngày, hạn chế hư hỏng và đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo hàng hóa luôn được luân chuyển đúng nguyên tắc FIFO, tránh thất thoát và giảm chi phí xử lý hàng lỗi.
Xem thêm:
4. Phân Khu Lưu Trữ Theo Đặc Tính Bảo Quản Của Hàng Hóa
Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu bảo quản riêng về nhiệt độ, độ ẩm hoặc ánh sáng. Việc phân chia khu vực lưu trữ phù hợp sẽ giúp bảo vệ chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình lưu kho.
Ví dụ:
- Thực phẩm đông lạnh, thủy hải sản: Bố trí tại kho lạnh, nhiệt độ duy trì từ -18°C đến -22°C.
- Thực phẩm tươi sống, rau củ quả: Bố trí tại kho mát, nhiệt độ duy trì từ 2°C đến 6°C.
- Hàng hóa khô, bao bì giấy: Lưu trữ tại khu vực khô ráo, tránh ẩm mốc.
- Sản phẩm dễ vỡ: Đặt ở khu vực hạn chế va chạm, sử dụng kệ chắc chắn.
Phân khu theo đặc tính bảo quản giúp doanh nghiệp đảm bảo điều kiện lưu trữ tối ưu, tránh hư hỏng và đảm bảo an toàn hàng hóa trong kho.
5. Tách Riêng Khu Vực Hàng Lỗi, Hàng Trả Về
Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý kho là cần bố trí khu vực riêng biệt cho hàng lỗi, hàng hỏng hoặc hàng trả về. Điều này giúp kiểm soát tình trạng hàng hóa rõ ràng, tránh nhầm lẫn với hàng đạt chuẩn.
Khu vực này cần được đánh dấu nổi bật, ghi chú rõ ràng và tuân thủ quy trình kiểm tra, xử lý hàng lỗi như:
- Sửa chữa nếu có thể khắc phục.
- Hoàn trả nhà cung cấp.
- Tiêu hủy theo quy định nếu không sử dụng được.
Việc tách riêng hàng lỗi và hàng trả về giúp doanh nghiệp kiểm kê chính xác, hạn chế thất thoát và đảm bảo quá trình xuất hàng không bị nhầm lẫn.
Lợi Ích Khi Sắp Xếp Kho Hàng Khoa Học
Một kho hàng được tổ chức khoa học không chỉ giúp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích cụ thể khi sắp xếp kho hàng hợp lý:
Giúp vận hành kho dễ dàng hơn
Việc sắp xếp kho hàng khoa học giúp nhân viên nhanh chóng tìm được vị trí hàng hóa cần lấy, rút ngắn thời gian tìm kiếm và xử lý đơn hàng. Điều này đặc biệt quan trọng với những kho hàng có diện tích lớn hoặc số lượng sản phẩm đa dạng.
Khi hàng hóa được phân loại rõ ràng, sơ đồ kho được cập nhật đầy đủ, nhân viên mới cũng có thể dễ dàng làm quen và thao tác chính xác trong kho, ngay cả khi chưa có nhiều kinh nghiệm.
Tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất làm việc
Khi hàng hóa được bố trí hợp lý, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa không gian kho, giảm thiểu khoảng trống lãng phí và tiết kiệm chi phí thuê kho bãi.
Ngoài ra, việc sắp xếp khoa học còn giúp giảm thời gian di chuyển trong kho, hạn chế số lượng nhân sự cần thiết để vận hành, từ đó tăng hiệu quả làm việc của đội ngũ quản lý kho và nhân viên vận hành.
Giảm sai sót và kiểm soát hàng tồn tốt hơn
Một kho hàng được tổ chức lộn xộn dễ dẫn đến nhầm lẫn khi lấy hàng, giao nhầm sản phẩm hoặc bỏ quên hàng tồn kho lâu ngày.
Việc sắp xếp kho hàng khoa học giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa chính xác, đảm bảo xuất nhập đúng quy trình và hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa thất lạc, hư hỏng hoặc giao nhầm cho khách hàng.
Hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng và chính xác
Khi kho được bố trí rõ ràng theo từng khu vực, nhóm sản phẩm hoặc mã SKU, việc kiểm kê định kỳ trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian.
Nhân viên kho dễ dàng rà soát số lượng thực tế, đối chiếu với số liệu trên hệ thống, nhanh chóng phát hiện sai lệch và có biện pháp xử lý kịp thời.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Việc sắp xếp kho hàng hợp lý góp phần giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng nhanh hơn, giao hàng đúng hạn và chính xác. Điều này giúp nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ và thương mại điện tử.
Tránh Những Sai Lầm Khi Sắp Xếp Kho Hàng
Để kho vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần tránh một số sai lầm sau:
- Không lập sơ đồ kho hoặc không cập nhật thường xuyên.
- Không sắp xếp theo tần suất xuất kho, dẫn đến mất thời gian di chuyển.
- Bỏ qua việc phân khu riêng cho hàng lỗi, hàng trả về.
- Không kiểm tra định kỳ và cập nhật thông tin hàng hóa trong hệ thống quản lý.
Tối Ưu Lưu Trữ Hàng Hóa Với Dịch Vụ Cho Thuê Kho Eimskip
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp lưu trữ chuyên nghiệp, dịch vụ cho thuê kho lạnh, kho mát và kho thường của Eimskip Việt Nam sẽ là lựa chọn phù hợp.
Eimskip cung cấp hệ thống kho hiện đại tại TP.HCM, Bình Dương, Long An và Hưng Yên, với nhiều loại kho chuyên biệt theo nhiệt độ và diện tích linh hoạt. Ngoài ra, Eimskip hỗ trợ quản lý hàng hóa bằng phần mềm WMS hiện đại, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
Xem thêm: Bảng giá cho thuê kho Eimskip
Ưu đãi dành cho khách thuê kho tại Eimskip:
- Miễn phí đánh giá điều kiện bảo quản hàng hóa.
- Hỗ trợ chi phí setup ban đầu.
- Ưu đãi phí lưu kho cho hợp đồng dài hạn hoặc khách hàng thuê lần đầu.
Liên hệ ngay với Eimskip để nhận báo giá nhanh trong 60 phút và được tư vấn giải pháp kho vận tối ưu.
Hotline: 091-922 6984
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
