Thủ tục Khai báo hải quan điện tử là giải pháp tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường năng lực cạnh tranh. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện các thủ tục khai báo hải quan điện tử.
Xem thêm:
Khai báo hải quan điện tử là gì?
Khai báo hải quan điện tử là hình thức doanh nghiệp thực hiện việc khai và gửi tờ khai hải quan thông qua hệ thống điện tử của cơ quan hải quan, thay vì nộp hồ sơ giấy như trước đây. Hình thức này giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục, giảm chi phí và tăng tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Tại Việt Nam, hệ thống khai báo hải quan điện tử hiện đang được vận hành thông qua hệ thống VNACCS/VCIS do Tổng cục Hải quan quản lý. Các doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo trực tiếp trên hệ thống hoặc thông qua các phần mềm khai hải quan chuyên dụng như ECUS5-VNACCS.
Trong bối cảnh ngành hải quan đang thúc đẩy chuyển đổi số và phát triển mô hình hải quan số theo định hướng của Quyết định 707/QĐ-TCHQ, việc nắm rõ quy trình khai báo hải quan điện tử là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.
Xem thêm:
Cơ sở pháp lý của khai báo hải quan điện tử
Hoạt động khai báo hải quan điện tử tại Việt Nam được quy định trong nhiều văn bản pháp luật quan trọng, trong đó có:
- Luật Hải quan 2014
- Nghị định 08/2015/NĐ-CP (quy định chi tiết về thủ tục hải quan)
- Thông tư 38/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi bổ sung
Các quy định này cho phép doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quá trình khai báo, truyền tờ khai và xử lý hồ sơ thông qua hệ thống điện tử, đồng thời quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp khi cung cấp thông tin khai báo.
Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử
Để có thể thực hiện khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:
1. Có mã số thuế và đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp phải có mã số thuế hợp lệ và được cấp quyền thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định của cơ quan quản lý.
2. Sử dụng chữ ký số hợp lệ
Chữ ký số được sử dụng để xác thực thông tin khai báo khi truyền tờ khai lên hệ thống hải quan điện tử.
3. Có phần mềm khai báo hải quan
Doanh nghiệp có thể khai báo thông qua phần mềm khai hải quan được kết nối với hệ thống VNACCS, phổ biến nhất hiện nay là phần mềm ECUS5-VNACCS.
4. Có kết nối internet ổn định
Vì toàn bộ quá trình khai báo, truyền tờ khai và nhận kết quả đều thực hiện trực tuyến nên doanh nghiệp cần đảm bảo kết nối internet ổn định.
5. Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như:
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
- Các giấy phép chuyên ngành liên quan
Thị trường hiện nay cung cấp nhiều phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan điện tử, được phát triển bởi các doanh nghiệp công nghệ trong nước như FPT.TQDT, iHaiQuan của TS24 hoặc ECUS5-VNACCS của Công ty Thái Sơn.
Các phần mềm này đóng vai trò trung gian, giúp doanh nghiệp lập tờ khai và truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS/VCIS do Tổng cục Hải quan Việt Nam quản lý.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung hướng dẫn thao tác trên phần mềm ECUS5-VNACCS – một trong những phần mềm khai báo hải quan phổ biến, được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam sử dụng nhờ giao diện thân thiện và dễ thao tác.
Hướng dẫn khai báo hải quan trên phần mềm ECUS
Bên cạnh việc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan, doanh nghiệp cũng có thể tự thực hiện khai báo thông qua phần mềm ECUS5-VNACCS.
Quy trình cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Khởi động phần mềm ECUS
- Tải phiên bản ECUS mới nhất.
- Truy cập vào phần mềm, chọn "Hệ thống", sau đó chọn "Doanh nghiệp xuất nhập khẩu".
- Điền đầy đủ thông tin tài khoản khai báo và xác nhận.
Bước 2: Cấu hình kết nối
Trước khi khai báo, hãy thiết lập thông số để kết nối với hệ thống hải quan.
Vào "Hệ thống", chọn "Thiết lập thông số khai báo VNACCS", điền đầy đủ thông tin và kiểm tra kết nối.
Bước 3: Tạo tờ khai mới
Để bắt đầu khai báo mới, hãy chọn "Tờ khai hải quan" và tiếp tục chọn "Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)".
Bước 4: Nhập thông tin cơ bản vào tab “Thông tin chung”
Điền đầy đủ thông tin vào tab "Thông tin chung" theo hướng dẫn. Lưu ý các trường bắt buộc đánh dấu (*). Hệ thống sẽ tự động điền một số thông tin, bạn không cần nhập lại.
Bước 5: Nhập thông tin vào tab “Thông tin chung 2”
- Hóa đơn thương mại: Cung cấp đầy đủ thông tin về hóa đơn như số, ngày phát hành, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và tổng giá trị.
- Tờ khai trị giá: Khai báo các khoản phí, bảo hiểm và điều chỉnh giá trị. Trường hợp hàng hóa đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị giá giao dịch (6), hệ thống sẽ tự động tính toán, bạn không cần khai thêm tờ khai trị giá.
- Thông tin bổ sung: Điền thêm các thông tin liên quan như số hợp đồng, CO... nếu có.
Bước 6: Chi tiết hóa danh sách hàng hóa
Nhập đầy đủ thông tin từng loại hàng hóa như tên, mã HS, số lượng, giá thành,...
Bước 7: Gửi tờ khai
Kiểm tra lại thông tin và gửi tờ khai lên hệ thống. Nếu có lỗi, sửa chữa và gửi lại.
Nếu thông tin chính xác, xác nhận để gửi tờ khai chính thức.
Bước 8: Theo dõi và in tờ khai
Sau khi gửi tờ khai, theo dõi kết quả phân luồng và in bản sao tờ khai.
Khai báo hải quan điện tử có những lợi ích nào?
Tại Eimskip Vietnam, chúng tôi đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp đạt được những lợi ích đáng kể khi áp dụng thủ tục khai báo hải quan điện tử:
Tăng tốc độ thông quan
Thời gian thông quan hàng hóa giảm đáng kể, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, bãi.
Nâng cao hiệu quả quản lý
Dễ dàng tra cứu, thống kê và quản lý thông tin xuất nhập khẩu.
Tăng tính cạnh tranh
Giảm chi phí và thời gian xử lý giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Tuân thủ pháp luật
Hệ thống tự động cập nhật các quy định mới, giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng pháp luật.
Thách thức và giải pháp trong việc áp dụng khai báo hải quan điện tử
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng thủ tục khai báo hải quan điện tử cũng đặt ra một số thách thức:
Đào tạo nhân sự
Hướng dẫn nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống mới
Đầu tư công nghệ
Yêu cầu đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin.
Giải pháp:
- Xem xét các giải pháp phần mềm có chi phí hợp lý hoặc thuê ngoài dịch vụ khai báo hải quan.
- Cần có nguồn vốn đầu tư để hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin.
Bảo mật thông tin
Rủi ro về an ninh mạng, nguy cơ mất mát dữ liệu, tấn công mạng.
Giải pháp: Xây dựng hệ thống tường lửa, mã hóa dữ liệu, thường xuyên cập nhật phần mềm diệt virus, nâng cao nhận thức về an ninh mạng cho cán bộ và doanh nghiệp.
Kết luận
Thủ tục khai báo hải quan điện tử đã và đang mang lại những thay đổi tích cực trong quy trình xuất nhập khẩu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, Eimskip Vietnam cung cấp Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp, tận dụng tối đa hệ thống khai báo hải quan điện tử, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
_______________________
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, TP.HCM
Hotline: 084 431 2878 / 028 6264 63 80
Email: long@eimskip.com (Mr.Long)
