Commercial invoice hay Hóa đơn thương mại là gì? Được phát hành trong giai đoạn nào trong xuất nhập khẩu? Mẫu Commercial invoice mà nhà sản xuất lập ra phải theo chuẩn ra sao? Mời mọi người cùng xem qua bài viết dưới đây nhé
Commercial invoice (Hóa đơn thương mại) là gì?
Commercial invoice hay hóa đơn thương mại là là một loại chứng từ quan trọng cần có khi làm quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu.
Hóa đơn thương mại là một đồng mua bán giữa người mua và người bán, chứa thông tin quan trọng về giá trị hàng hóa, điều kiện thanh toán, xuất xứ, nơi xuất nơi nhận, thuế, và bất kỳ thỏa thuận nào giữa người bán và người mua … hoặc các thông tin quan trọng khác mà hải quan yêu cầu để hàng hóa đó được thông quan.
Commercial invoice được phát hành khi hàng hóa được đóng hoàn tất vào container hoặc sau khi gửi đi. Đây là giai đoạn hàng hóa đã được người gửi kiểm kê số lượng. Tuy nhiên, hóa đơn cũng có thể được phát hành cùng lúc với hóa đơn giao hàng hoặc khi người mua trả tiền trước. Nhờ có hóa đơn thương mại giúp các bên dễ dàng đối chiếu thông tin trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Vai trò Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại về bản chất là hóa đơn hải quan. Khi bạn điền không chính xác,hàng hóa sẽ bị giữ lại. Hơn nữa, cơ quan chức năng có thể nghi ngờ nếu bạn gửi hàng với hóa đơn không phù hợp.
Do đó, hóa đơn hải quan rất quan trọng vì nó giữ cho tất cả các bên liên quan ở trong mối quan hệ tốt. Cơ quan hải quan hài lòng vì bạn đang kinh doanh theo quy định của pháp luật. Khách hàng của bạn cũng hài lòng vì họ nhận được hàng hóa một cách nhanh chóng.
Hóa đơn thương mại đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế. Dưới đây là một số điểm nổi bật về tầm quan trọng của hóa đơn thương mại:
- Điều chỉnh thanh toán: Hóa đơn thương mại là cơ sở để bên bán đòi nợ và bên mua tiến hành thanh toán.
- Xác lập giá trị hải quan và thuế nhập khẩu: Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin cần thiết để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và thực hiện các thủ tục hải quan.
- Kiểm tra thông tin: Hóa đơn thương mại là tài liệu pháp lý để kiểm tra thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện các hợp đồng thương mại và thủ tục xuất nhập khẩu tại cơ quan hải quan.
- Giải quyết tranh chấp thương mại: Trong trường hợp có tranh chấp về giá trị giao dịch hoặc các điều khoản hợp đồng, hóa đơn thương mại là bằng chứng quan trọng để giúp các bên đưa ra được quyết định cuối cùng.
- Xác định mua bảo hiểm: Phí bảo hiểm cần mua cho hàng hóa sẽ được xác định dựa trên số tiền trên hóa đơn thương mại.
Như vậy, hóa đơn thương mại không chỉ là một giấy tờ pháp lý, mà còn là cơ sở cho việc thực hiện các giao dịch kinh doanh quốc tế.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết nhất từ A đến Z
Mẫu Commercial invoice
Mẫu Commercial Invoice đa dạng, thường do nhà sản xuất phát hành, bạn có thể tham khảo mẫu Commercial invoice dưới đây
Nội dung trong commercial invoice
Khi soạn thảo hóa đơn thương mại, cần chú ý các thông tin sau:
1. Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Nếu điều kiện thanh toán yêu cầu, cần cung cấp thêm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.
2. Người bán (Seller/Exporter): Cần các thông tin tương tự như của người mua.
Số Invoice: Là mã số hóa đơn do phía xuất khẩu quy định.
3. Ngày Invoice: Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, hóa đơn thương mại thường được lập sau khi các bên ký kết hợp đồng và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
4. Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Bao gồm các phương thức thanh toán phổ biến như: T/T, L/C, D/A, D/P.
- T/T (Telegraphic Transfer): Phổ biến nhất nhờ tính đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi, tuy nhiên rủi ro cao cho người xuất khẩu. Nếu người bán lo ngại người mua không thanh toán sau khi nhận hàng, nên tránh phương thức này.
- L/C (Letter of Credit): Ít được sử dụng hơn, nhưng giúp giảm rủi ro cho người xuất khẩu. TTR, về bản chất, khác với T/T (Telegraphic Transfer – Điện chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản người bán). TTR cũng là hình thức điện chuyển tiền nhưng thường áp dụng trong thanh toán L/C.
- D/A và D/P (Documents against Acceptance/Payment): Bảo vệ người bán tốt nhất nhưng yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần, thường chỉ dùng khi không có sự tin tưởng giữa các bên, đặc biệt trong các giao dịch mới.
5. Thông tin hàng hóa: Trên hợp đồng thương mại thường gồm tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện (bao/chiếc/cái/thùng,…) và đơn giá để tính tổng số tiền cần thanh toán. Thông tin chi tiết hơn thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
6. Nước xuất xứ hàng hóa.
7. Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn, thường ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán.
8. Điều kiện Incoterms: Ghi rõ kèm với địa điểm cụ thể, ví dụ: CIF HCM, Vietnam.
Ngoài ra, một số thông tin khác thường xuất hiện trong hợp đồng ngoại thương như: POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng), POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến), và Đích đến (Destination).
Kết luận
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là tài liệu quan trọng và bắt buộc trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ và soạn thảo chính xác hóa đơn thương mại không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục hải quan một cách thuận lợi mà còn đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong giao dịch. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững những thông tin cơ bản và cần thiết về hóa đơn thương mại, từ đó áp dụng vào công việc của mình một cách hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia hoặc đối tác kinh doanh để được tư vấn chi tiết hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm cước tàu tốt cho hàng xuất sang thị trường Mỹ và Châu Âu, có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ vận chuyển đường biển của Eimskip, kinh nghiệm hơn 100 năm vận chuyển toàn cầu với chính sách hỗ trợ công nợ lên đến 30 ngày cho khách hàng mới.
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
