Quy trình xuất khẩu hàng hóa không phải lúc nào cũng đơn giản. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về các quy định pháp lý, thủ tục hải quan và yêu cầu về chất lượng sản phẩm. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất khẩu hàng hóa
Bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa
1.1 Bộ chứng từ trong mua bán quốc tế
a. Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Có các loại hợp đồng thường gặp khi làm quy trình xuất khẩu hàng hóa như:
- Sale contracts
- Agreement: Thư thỏa thuận bán hàng
- PO (Purchase Order): Dùng khi người mua cần gửi yêu cầu mua hàng tới người bán, giá trị thấp hơn hợp đồng, trong một số trường hợp PO có tác dụng tương tự như hợp đồng
b. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Các loại hóa đơn được phân loại cơ bản như sau:
- Hóa đơn có giá trị thanh toán: Commercial invoice; Tax invoice; Invoice
- Trường hợp hóa đơn không phải trả tiền: Non Commercial Invoice
- Hóa đơn không có giá trị thanh toán chỉ như một phiếu đối chứng: Proforma Invoice (PI)
- Hóa đơn phát hành theo dõi tình trạng giao hàng: Shipping Invoice
Ngoài ra có một số loại hóa đơn khác như:
- Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự
- Provisional Invoice – Hóa đơn tạm tính
- Final Invoice – Hóa đơn chính thức
- Neutral Invoice – Hóa đơn truy cập
- Trên Invoice có đầy đủ nội dung: tổng số tiền, phương thức thanh toán, ngày phát hành hóa đơn (lưu ý: ngày phát hành inv phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương), thông tin 2 bên mua bán, tem giao kết hợp đồng, số lượng hàng, tên hàng, đơn giá, tổng giá trị thanh toán, những điều kiện khác,…
Lưu ý: Số tiền hiển thị trong hóa đơn phải khớp với số tiền trong giao dịch và ngày phát hành hóa đơn phải sau hoặc trùng với ngày trên hợp đồng. Cần lưu ý với hàng xuất khẩu ngày phát hành invoice phải trước ngày trên tờ khai xuất khẩu theo thực tế phải có được hóa đơn mới có căn cứ kê khai hải quan.
c. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Dựa vào Packing List sẽ biết được kế hoạch khai thác hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần. Đây là chứng từ người bán phát hành cho người mua khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Dựa vào packing list người mua sẽ kiểm kê được thực thế số lượng hàng được giao.
1.2. Bộ chứng từ trong giao nhận hàng hóa
- Vận đơn vận tải (Bill of Lading)
- Booking note (Phiếu đặt chỗ với hãng vận tải)
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
- Hướng dẫn gửi hàng (Shipping Instruction – SI)
- VGM (Phiếu xác nhận tải trọng container)
-Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Ngoài ra, các giấy tờ sau thường được yêu cầu bổ sung khi xuất khẩu lô hàng mà nhà sản xuất/ thương mại cần biết đến:
- Thư tín dụng (L/C)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Và chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Các giấy tờ có thể phát sinh khi xuất khẩu lô hàng:
- Chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
- Chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
- Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa,…
- Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại
2. Quy định trong quy trình xuất khẩu hàng hóa Việt Nam quy định mới nhất
Thông tư số 33/2023/TT-BTC, được phát hành bởi Bộ Tài chính, là văn bản pháp lý mới nhất liên quan đến xuất khẩu hàng hóa. Thông tư này đưa ra các quy định chi tiết về việc xác định xuất xứ của hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu. Thông tư này bắt đầu có hiệu lực từ ngày 15 tháng 7 năm 2023.
Bên cạnh đó, từ tháng 7 năm 2023, có một số chính sách mới khác liên quan đến xuất nhập khẩu được quy định trong Quyết định số 15/2023 của Thủ tướng Chính phủ, Nghị định số 26/2023/NĐ-CP, cùng với Thông tư số 33/2023 và Thông tư số 36/2023 của Bộ Tài chính.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ khai thuê hải quan
3. Quy trình xuất khẩu hàng hóa
Bước 1: Ký hợp đồng
Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là việc ký kết hợp đồng giữa 2 bên với các điều khoản được thỏa thuận.
Bước 2: Xin giấy phép
TH1: Không cần Giấy phép xuất khẩu Đối với các mặt hàng hoặc dịch vụ thông thường, doanh nghiệp hoặc cơ quan của bạn không cần xin giấy phép xuất khẩu, vì chúng đã được phép bởi cơ quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành.
TH2: Yêu cầu Giấy phép xuất khẩu Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ, hoặc các mặt hàng bị hạn chế hoặc có điều kiện xuất khẩu, việc kinh doanh những mặt hàng này yêu cầu phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền. Nghị định 69/2018/NĐ-CP của Chính phủ Các văn bản khác liên quan của cơ quan quản lý mặt hàng đó Bộ hồ sơ yêu cầu Giấy phép xuất khẩu bao gồm: Đơn yêu cầu cấp phép Hợp đồng xuất khẩu Báo cáo về tình hình thực hiện
Bước 3: Xác nhận thanh toán
Căn cứ vào hình thức thanh toán có thể tóm lược nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán của các bạn hàng như sau:
TH1: Thanh toán Tiền mặt
Khi thanh toán bằng tiền mặt, nhà xuất khẩu cần hoàn thành các thủ tục thanh toán để tạo chứng từ kế toán. Chứng từ quan trọng nhất khi thanh toán bằng tiền mặt là hóa đơn kèm theo phiếu thu tiền. Hóa đơn thương mại hoặc phiếu thu tiền kèm hóa đơn bán hàng đều là những chứng từ ghi nhận các thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá và số tiền thanh toán. Điểm cần lưu ý khi thanh toán bằng tiền mặt là nhà xuất khẩu hàng hóa cần kiểm tra chất lượng tiền và số lượng tiền.
TH2: Thanh toán qua Nhờ thu
Trong trường hợp thanh toán qua nhờ thu, nhà xuất khẩu cần thận trọng hơn vì phương thức này thường không an toàn cho nhà xuất khẩu. Khi thanh toán qua nhờ thu, nhà xuất khẩu cần xem xét uy tín và tiềm lực tài chính của đối tác thông qua các nghiệp vụ thẩm định quốc tế, thường được tiến hành trước khi quyết định ký hợp đồng ngoại thương với điều khoản thanh toán nhờ thu.
Chú ý: Điểm cần lưu ý khi thanh toán qua nhờ thu là nhà xuất khẩu cần thẩm định khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu bằng cách gửi các chứng từ liên quan như: Đơn bảo lãnh của ngân hàng, Cam kết thanh toán, Báo cáo tài chính hàng năm 2 năm có kiểm toán.
Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
TH1: Phương pháp Thu mua để Xuất khẩu
Các bước cần thực hiện để có hàng hóa bao gồm: Xây dựng mạng lưới thu mua Tổ chức lựa chọn và bảo quản Vận chuyển, bảo quản, nhập kho và chuẩn bị xuất khẩu.
TH2: Gia công và Chế biến để Xuất khẩu
Các bước cần thực hiện bao gồm: Kiểm tra các khâu, quy trình sản xuất và sắp xếp trang thiết bị và nhân lực Ký hợp đồng mua nguyên vật liệu hoặc nhận vật tư Tổ chức sản xuất hoặc gia công Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho để chuẩn bị xuất khẩu.
TH3: Liên doanh hoặc Liên kết để Xuất khẩu
Các bước chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu bao gồm: Ký kết hợp đồng đặt hàng hoặc hợp đồng xuất khẩu. Tổ chức giám sát quá trình thực hiện. Tổ chức thanh toán và quyết toán.
Lưu ý: Trong bước này, nhà nhập khẩu thường yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Hóa đơn trong hợp đồng.
Bước 5: Kiểm tra hàng xuất
Dựa vào quy định về người phát hành chứng thư về chất lượng và số lượng của lô hàng xuất khẩu bằng đường biển, các nhà xuất khẩu sẽ thực hiện nghiệp vụ này theo hai phương thức sau:
TH1: Nhà xuất khẩu tự thực hiện kiểm tra và phát hành chứng thư
Các bước cần thực hiện bao gồm:
- Thành lập hội đồng chứng thư bao gồm: PGĐ kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, trưởng phòng tài chính.
- Tiến hành kiểm tra hàng mẫu theo các phương pháp đã chọn.
- Lập biên bản đánh giá với chữ ký đầy đủ của hội đồng.
- Soạn thảo và trình ký chứng thư.
TH2: Chứng thư được cấp bởi cơ quan thuê ngoài
Các bước cần thực hiện để có chứng thư bao gồm:
- Liên hệ với các công ty giám định như: SGS, VINACONTROL,… để lấy lịch trình và bảng báo giá.
- Thỏa thuận về giá cả và lập hợp đồng.
- Tổ chức tiếp đón đại diện của cơ quan giám định.
- Tổ chức phối hợp kiểm tra hàng xuất khẩu.
- Lập biên bản giám định.
- Thanh toán cước phí và nhận chứng thư, thanh lý hợp đồng.
Lưu ý: Trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng sẽ xuất hiện
Bước 6: Thuê tàu
Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng sẽ quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa. Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterms.
Chú ý: Trong bước này sẽ xuất hiện vận đơn đường biển Seaway bilL
Bước 7: Mua bảo hiểm
Mua bảo hiểm không phải là bắt buộc. Trong các điều kiện mua bán CIF, CIP nhà xuất khẩu mới thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm.
Bước 8: Làm thủ tục hải quan
Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải, cần phải khai báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng thuộc nhóm F, C, D.
Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan
- Hợp đồng xuất khẩu
- Phiếu đóng gói
- Giấy phép xuất khẩu nếu có.
- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng
- Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp
Quy trình xuất khẩu hàng hóa là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự am hiểu về các quy định pháp lý, thủ tục hải quan và yêu cầu về chất lượng sản phẩm. Hi vọng rằng, qua bài viết này, bạn đã có được cái nhìn tổng quan về quy trình xuất khẩu hàng hóa và biết cách chuẩn bị cho quá trình này một cách hiệu quả. Hãy nhớ rằng, mỗi quốc gia có thể có những quy định và thủ tục riêng, vì vậy, hãy luôn cập nhật thông tin và tuân thủ các quy định của quốc gia bạn đang xuất khẩu hàng hóa đến.
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
