Nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, đặc biệt với các quốc gia có chung biên giới như Việt Nam – Trung Quốc, Lào, Campuchia. So với đường biển hay đường hàng không, vận tải đường bộ có lợi thế về tốc độ linh hoạt, chi phí hợp lý và khả năng giao hàng tận nơi. Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu bằng đường bộ lại bao gồm nhiều bước phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững từ khâu ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ đến khai báo hải quan.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ, những lưu ý quan trọng và cách tối ưu chi phí logistics cho doanh nghiệp.
Bước đầu tiên: Lựa chọn đối tác uy tín để nhập khẩu
Việc chọn đúng đối tác nhập khẩu là nền tảng để quy trình vận hành trơn tru. Với các doanh nghiệp mới, rủi ro thường đến từ việc chưa đánh giá đúng năng lực và uy tín của nhà cung cấp. Vì vậy, cần nghiên cứu kỹ hồ sơ pháp lý, lịch sử hợp tác và năng lực logistics của đối tác.
Một đơn đặt hàng nhập khẩu nên ghi rõ đầy đủ thông tin: tên công ty, địa chỉ, người đại diện, thông tin liên lạc, chi tiết hàng hóa (số lượng, quy cách, mẫu mã), cùng điều kiện thanh toán. Đây chính là căn cứ pháp lý để các bước sau diễn ra thuận lợi và tránh tranh chấp.
Xem thêm: Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu từ A đến Z - Cập nhật 2025
Ký hợp đồng ngoại thương và xác định lịch vận chuyển
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn ký hợp đồng ngoại thương. Đây là văn bản quan trọng thể hiện sự cam kết của cả hai bên. Trong hợp đồng, cần đặc biệt lưu ý các yếu tố:
- Tên hàng hóa, số lượng và trị giá phải khớp với hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và vận đơn (Bill of Lading).
- Quy định về xuất xứ hàng hóa và các giấy tờ kèm theo để chứng minh.
- Phương thức và thời gian thanh toán, thường áp dụng L/C (Thư tín dụng) hoặc T/T (chuyển tiền điện tử).
Việc ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms cũng giúp xác định rõ trách nhiệm giữa bên mua và bên bán trong suốt quá trình vận chuyển.
Đóng gói và bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển
Khi hợp đồng đã được ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành đóng gói và bàn giao hàng hóa. Với vận tải đường bộ, việc đóng gói phải đảm bảo an toàn trong suốt chặng đường dài, hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng hoặc thất thoát.
Doanh nghiệp nhập khẩu nên yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp thông tin minh bạch: từ ngày nhận hàng, lịch trình dự kiến, đến các kênh theo dõi trực tuyến. Việc này giúp chủ hàng chủ động nắm bắt tiến độ, kịp thời xử lý nếu có sự cố phát sinh.
Vận chuyển hàng hóa qua biên giới và giám sát hành trình
Khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường bộ qua biên giới, một số yếu tố quan trọng cần được theo dõi:
- Hàng hóa đi theo tuyến trực tiếp hay phải trung chuyển qua nhiều điểm.
- Thời gian vận chuyển dự kiến và những rủi ro có thể phát sinh trên đường (kẹt biên, hư hỏng hàng, thời tiết xấu).
- Các thủ tục liên quan đến hải quan tại cửa khẩu, thường bao gồm khai báo tờ khai, kiểm tra hồ sơ và có thể kiểm tra thực tế.
Trong nhiều trường hợp, việc lựa chọn đơn vị vận tải uy tín sẽ giúp hạn chế các rủi ro, đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng.
Thủ tục hải quan trong nhập khẩu đường bộ
Hồ sơ hải quan cần chuẩn bị
Để thông quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), cùng các giấy tờ kiểm dịch hoặc chứng nhận chất lượng nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
Quy trình kiểm tra và thông quan
Sau khi nộp tờ khai hải quan, hệ thống sẽ phân luồng:
- Luồng xanh: thông quan nhanh, không kiểm tra.
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa.
Kết quả phân luồng sẽ quyết định thời gian và chi phí thông quan. Nếu hồ sơ và hàng hóa khớp với khai báo, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận hàng và đưa về kho.
Xem thêm: Phân luồng tờ khai hải quan? Ý nghĩa luồng đổ, luồng xanh, luồng vàng trong thông quan
Thanh toán và hoàn tất quy trình nhập khẩu
Tùy thuộc vào thỏa thuận, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán một hoặc nhiều đợt cho nhà cung cấp. Trong đó, phương thức L/C được xem là an toàn nhất vì có sự tham gia của ngân hàng đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Bộ chứng từ nhập khẩu sau cùng thường bao gồm: vận đơn, invoice, packing list, C/O và các giấy phép nhập khẩu (nếu có). Việc lưu giữ cẩn thận các chứng từ này không chỉ cần thiết để quyết toán, mà còn để giải trình khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan.
Ưu điểm và thách thức khi nhập khẩu bằng đường bộ
Ưu điểm nổi bật
Vận tải đường bộ cho phép giao hàng linh hoạt, từ kho người bán đến kho người mua mà không cần trung chuyển nhiều lần. Thời gian vận chuyển thường nhanh hơn đường biển, đặc biệt trên các tuyến gần. Hơn nữa, chi phí cũng tối ưu hơn so với hàng không, tạo lợi thế cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm ngân sách logistics.
Thách thức cần lưu ý
Mặc dù có nhiều ưu điểm, vận tải đường bộ vẫn tiềm ẩn rủi ro như ùn tắc tại cửa khẩu, thay đổi chính sách biên mậu hoặc chi phí phát sinh do cầu đường và quá tải trọng. Ngoài ra, năng lực hạ tầng và an toàn giao thông cũng ảnh hưởng lớn đến tiến độ giao hàng.
Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần luôn theo dõi cập nhật các hiệp định song phương, quy định kiểm dịch và chính sách nhập khẩu để tránh vi phạm. Việc mua bảo hiểm hàng hóa nhập khẩu cũng là lựa chọn khôn ngoan, giúp hạn chế rủi ro tài chính khi xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.
Ngoài ra, cần thỏa thuận rõ ràng với đơn vị vận tải về trách nhiệm bồi thường nếu hàng hóa bị hư hỏng. Một hợp đồng vận chuyển chi tiết sẽ là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.
Eimskip Việt Nam – Đối tác vận chuyển đường bộ đáng tin cậy
Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp, việc lựa chọn một đối tác logistics uy tín có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Eimskip Việt Nam, với mạng lưới vận tải toàn cầu và đội xe nội địa hiện đại, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ Bắc – Nam và xuyên biên giới an toàn, đúng hẹn.
Không chỉ dừng ở vận tải, Eimskip còn hỗ trợ doanh nghiệp trong khai thuê hải quan, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và thông quan nhanh chóng. Với kinh nghiệm trong xử lý hàng container lạnh, nông sản, thủy sản và hàng hóa công nghiệp, Eimskip Việt Nam cam kết mang đến giải pháp vận tải đường bộ trọn gói, giúp khách hàng an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác vận tải đường bộ đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với Eimskip Việt Nam để nhận tư vấn và giải pháp tối ưu.
_______________________
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
