Cạnh tranh về giá, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm trở thành sân chơi khốc liệt giữa các cửa hàng trên sàn thương mại điện tử. Làm thế nào để tinh gọn quy trình logistic, tăng tốc thời gian hoàn tất đơn hàng và quản lý kỳ vọng khách hàng hiệu quả. Cùng Eimskip tìm hiểu quản lý đơn hàng là gì và khuyến nghị giúp bạn tăng tốc thời gian hoàn tất đơn hàng.
Đọc thêm: Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả trong mùa cao điểm
Quản lý đơn hàng là gì (Order Management)?
Quản lý đơn hàng là quy trình nhận, theo dõi và hoàn tất đơn hàng của khách hàng. Quy trình quản lý đơn hàng bắt đầu từ khi khách hàng đặt mua và kết thúc khi họ nhận được gói hàng của mình.Khi doanh nghiệp phát triển, việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình này là rất quan trọng - nếu không, bạn sẽ dễ bị quá tải bởi số lượng đơn hàng ngày càng tăng.
Khách hàng ngày nay có nhiều kỳ vọng đối với trải nghiệm sau khi mua hàng. Miễn phí vận chuyển, quy trình trả hàng đơn giản và/hoặc miễn phí, cùng với các hoạt động kinh doanh bền vững là những yếu tố khiến người mua hàng dễ quyết định mua từ một thương hiệu. Họ cũng muốn được thông báo đầy đủ về tình trạng đơn hàng của mình, bao gồm vị trí hiện tại của hàng hóa, thời gian dự kiến giao hàng, và chi tiết về bất kỳ vấn đề nào trong quá trình vận chuyển. Hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp sẽ giúp dễ dàng đáp ứng những kỳ vọng này.
Xem thêm: SKU là gì? Ứng dụng SKU trong quản lý kho hàng TMĐT
Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?
Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là một cách kỹ thuật số để quản lý vòng đời của một đơn hàng. OMS theo dõi tất cả thông tin và quy trình, bao gồm nhập đơn hàng, quản lý tồn kho, thực hiện đơn hàng và dịch vụ sau bán hàng. Một OMS cung cấp khả năng hiển thị cho cả doanh nghiệp và người mua. Các tổ chức có thể có cái nhìn gần như theo thời gian thực về tồn kho và khách hàng có thể kiểm tra thời gian nhận hàng khi đặt đơn hàng.
Giải pháp tăng tốc độ hoàn tất đơn hàng trên sàn TMĐT
Hàng trăm hàng ngàn đơn mỗi mùa sale sẽ chẳng là vấn đề gì với những doanh nghiệp kinh doanh sàn thương mại điện tử với đội ngũ nhân viên trong nhà hùng hậu và nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp B2B chuyển sang kinh doanh trên sàn thương mại điện tử, việc quản lý cửa hàng và các phần hậu cần phía sau có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và chi phí để thử và rút kinh nghiệm.
Thêm vào đó, ngay chính cả những doanh nghiệp lớn cũng khó khăn khi nhu cầu tăng đột biến trong mùa siêu sale cuối năm và buộc họ phải đối diện với thách thức thực sự là làm sao để duy trì tốc độ xử lý đơn hàng với cùng nguồn lực. Cùng phân tích những giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua thử thách này:
1. Tự động hóa kho hàng
Có nhiều khía cạnh liên quan đến việc vận hành một kho hàng: lựa chọn phần mềm phù hợp, quản lý tồn kho, chọn và đóng gói, v.v. Nếu doanh nghiệp của bạn có thể tự động hóa và tinh giản quy trình, quá trình hoàn thiện đơn hàng của bạn có thể tăng tốc đáng kể cả về tốc độ lẫn chất lượng, từ đó cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu.
Nên đánh giá tình trạng hiện tại của quy trình hoàn tất đơn hàng để xác định xem hệ thống của bạn có thể được cải thiện ở những bước nào. Hãy tự hỏi bản thân các câu hỏi sau:
- Phần mềm của bạn có thể xử lý toàn bộ quy trình quản lý từ bán hàng, tồn kho, đến logistics và dịch vụ khách hàng không?
- Bạn có thể tích hợp các nguồn lực hiện có của mình không?
- Tồn kho của bạn có được sắp xếp theo thứ tự hợp lý để đóng gói và vận chuyển tự động không?
- Quy trình tự động hóa có thể mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển không?
2. Thuê ngoài các nhà cung cấp dịch vụ Logistic bên thứ 3 ( 3PL)
3PL là các công ty logistics bên thứ ba cung cấp các dịch vụ phân phối, kho bãi và hoàn tất đơn hàng. Là những chuyên gia trong ngành, 3PL có thể tùy chỉnh và mở rộng dịch vụ của mình dựa trên nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.
Thuê ngoài sẽ mang lại cho bạn những lợi thế về tốc độ và chi phí mà không cần đầu tư lớn. Tuy nhiên, bạn sẽ không hoàn toàn kiểm soát được quy trình logistics trong khi vẫn phải chịu trách nhiệm trước khách hàng. Vì vậy, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi chọn một đối tác 3PL.
Hầu hết các công ty 3PL cung cấp dịch vụ trong các lĩnh vực sau:
- Kho bãi và phân phối
- Vận chuyển
- Tài chính và thông tin
- Hoàn tất đơn hàng cho sàn thương mại điện tử (Dịch vụ Fulfillment)
Nếu bạn dự đoán nhu cầu tăng mạnh trong khi thiếu hụt nguồn lực, hoặc đơn giản là muốn tránh rủi ro khi thử nghiệm thị trường mới, thì 3PL là giải pháp phù hợp cho bạn. Hãy đảm bảo rằng giải pháp của họ tương thích với công ty bạn. Một số yếu tố cần xem xét bao gồm:
- Bạn muốn 3PL trong nước hay toàn cầu?
- Bạn muốn thuê ngoài toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng hay chỉ một phần?
- Giá của 3PL có phù hợp với biên lợi nhuận của bạn không?
- Hệ thống của 3PL có tương thích với hệ thống của bạn không?
- 3PL có thể mở rộng theo tầm nhìn tương lai của công ty bạn không?
- 3PL có kinh nghiệm và đáng tin cậy không?
3. Đổi mới cửa hàng truyền thống
Thương mại điện tử phát triển nhanh chóng đặt ra những thách thức cho các cửa hàng truyền thống: Làm thế nào để thích nghi với hành vi mua hàng: xem nhanh lướt vội của khách và làm sao để giữ chân khách hàng lại.
Các cửa hàng tạp hóa và siêu thị hiện đang cung cấp dịch vụ đặt hàng trực tuyến với nhiều phương thức nhận hàng khác nhau. Sau khi đặt hàng trực tuyến, khách hàng có thể chọn nhận hàng tại cửa hàng hoặc giao hàng tận nhà. Sử dụng mạng lưới cửa hàng truyền thống rộng khắp, các nhà bán lẻ có thể đảm bảo giao hàng nhanh chóng cho khách hàng của mình.
4. Trung tâm hoàn tất đơn hàng cỡ nhỏ (MFC)
Vận hành một trung tâm hoàn thiện đơn hàng quy mô lớn đòi hỏi một khoản đầu tư khổng lồ. Do đó, một giải pháp sáng tạo đã xuất hiện: trung tâm hoàn tất đơn hàng cỡ nhỏ (MFC). Những kho hàng mini này chỉ chiếm một phần nhỏ so với trung tâm hoàn tất đơn hàng thông thường, giúp dễ dàng triển khai tại các khu vực đông dân cư. Những khu vực này thường là nguồn chính của nhu cầu thương mại điện tử, và việc có hàng tồn kho gần đó có thể giảm thời gian và chi phí cho giao hàng chặng cuối một cách đáng kể.
Xem thêm: Top 5 Công ty Cung Cấp Dịch Vụ Fulfillment Tốt, Uy Tín
-------------------------------------------
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Quy trình quản lý đơn hàng bao gồm những bước nào?
- Kiểm tra tồn kho: Xác nhận hàng hóa có sẵn khi khách hàng hoặc đội bán hàng xem xét sản phẩm.
- Đặt hàng: Khách hàng đặt hàng qua các kênh như web, di động, trung tâm cuộc gọi, cửa hàng, hoặc các nền tảng trực tuyến.
- Xác nhận: Xác nhận đơn hàng với khách hàng và thu thập thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại.
- Đảm bảo tồn kho: Kết nối sản phẩm hoặc dịch vụ để thực hiện đơn hàng.
- Hoàn thành đơn hàng: Gửi sản phẩm qua các kênh phân phối và xác nhận quá trình hoàn thành.
- Dịch vụ: Đặt lịch, lắp đặt, hoặc xử lý việc đổi trả sản phẩm nếu cần.
2. Những xu hướng nào làm phức tạp hóa quy trình quản lý đơn hàng?
- Đa Kênh: Kinh doanh qua nhiều cửa hàng, kênh trực tuyến, và trung tâm cuộc gọi. Giao dịch và tương tác là riêng biệt cho từng kênh.
- Đa Kênh Liên Thông: Khách hàng có thể chuyển đổi dễ dàng giữa các kênh mua sắm, và tổ chức cần điều chỉnh quy trình để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
3. Quản lý đơn hàng phân tán (DOM) là gì?
Quản lý đơn hàng phân tán (DOM) là phần mềm giúp định tuyến đơn hàng đến các điểm đến hoặc nguồn lực tối ưu. DOM giúp quản lý quy trình kinh doanh liên quan đến đơn hàng và cung cấp trải nghiệm khách hàng mượt mà qua các kênh khác nhau.
4. Đa kênh liên thông có lợi gì cho doanh nghiệp?
Việc triển khai các khả năng đa kênh như BOPIS (mua trực tuyến, nhận tại cửa hàng), BORIS (trả lại trực tuyến, trả tại cửa hàng), và ship-from-store (gửi từ cửa hàng) có thể tăng lợi nhuận. Sử dụng công cụ tính toán lợi ích quản lý đơn hàng để ước tính lợi nhuận biên tăng thêm từ các khả năng này.
-------------------------------------------
Sự thấu hiểu tạo nên thế mạnh dịch vụ Fulfillment tại Eimskip
Dịch vụ Fulfillment của Eimskip mang đến nhiều giá trị hơn cả một dịch vụ thông thường. Chúng tôi luôn cá nhân hóa thông tin khách hàng và tư vấn các gói giải pháp tiết kiệm nhất. Với vị trí lưu kho thuận lợi tại TP.Hồ Chí Minh (Quận 12) và Bình Dương, cùng kinh nghiệm vận hành kho B2B hơn 10 năm, chúng tôi tự hào hỗ trợ xử lý đơn hàng hỏa tốc chỉ trong 2 giờ.
Khả năng vận hành của kho fulfillment - Eimskip
- Lưu kho hàng hóa: Hàng hóa được lưu trữ tại các vị trí chiến lược như TP.Hồ Chí Minh và Bình Dương, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất.
- Xử lý đơn hàng: Chúng tôi cung cấp các dịch vụ như in dán tem phụ, in dán nhãn mã vạch, và các thao tác cần thiết khác để đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác.
- Vận chuyển hàng hóa: Hệ thống vận chuyển hiệu quả giúp hàng hóa được giao đến khách hàng một cách nhanh nhất.
- Xử lý hàng hoàn trả: Đảm bảo quy trình hoàn hàng diễn ra mượt mà và thuận lợi cho khách hàng.
Địa chỉ kho Fulfillment của Eimskip
- Địa chỉ: Eimskip Fulfillment Center, số 47, đường TL 47, phường Thạnh Lộc, quận 12.
- Hotline: 028 6264 63 80
Dịch vụ Fulfillment của Eimskip không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn nâng cao độ uy tín và trải nghiệm khách hàng.
