Trong quá trình xuất khẩu, nhiều doanh nghiệp rơi vào tình huống cần thay đổi thông tin trên vận đơn (Bill of Lading) sau khi đã đặt chỗ và hàng đã lên tàu. Khi đó, một loại chi phí có thể phát sinh gọi là phí chỉnh sửa B/L, hay còn gọi là Amendment fee. Việc hiểu rõ loại phí này giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh phát sinh không đáng có và xử lý linh hoạt các yêu cầu thay đổi.
1. Phí chỉnh sửa B/L (Amendment fee) là gì?
Đây là khoản phí mà hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển thu khi người gửi hàng yêu cầu điều chỉnh nội dung trên vận đơn sau khi vận đơn đã được phát hành hoặc sau khi hãng tàu đã gửi thông tin manifest đến cơ quan hải quan tại cảng đích.
Các lý do phổ biến dẫn đến phát sinh amendment fee bao gồm:
- Thông tin trên vận đơn bị sai hoặc thiếu
- Cần cập nhật tên người nhận, địa chỉ giao hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, mã HS
- Chỉnh sửa theo yêu cầu của ngân hàng phát hành L/C
- Bổ sung hoặc thay đổi số container, seal, ngày tàu chạy
Không phải lúc nào chỉnh sửa vận đơn cũng bị tính phí. Tuy nhiên, nếu chỉnh sửa diễn ra sau khi manifest đã được nộp cho hải quan, khả năng phát sinh phí là rất cao – và mức phí cũng sẽ cao hơn.
2. Khi nào thì bị tính phí Amendment fee?
Dưới đây là bảng tổng hợp các thời điểm phổ biến và khả năng bị tính phí:
| Thời điểm yêu cầu sửa vận đơn | Có bị tính phí không? |
|---|---|
| Trước khi tàu chạy và chưa xác nhận draft B/L | Thường không tính phí (hoặc rất thấp) |
| Sau khi tàu chạy, nhưng chưa khai manifest | Có thể bị tính phí sửa B/L |
| Sau khi khai manifest hoặc tàu đã đến cảng đích | Bị tính phí, thường ở mức khá cao |
Lý do nằm ở việc hệ thống manifest đã được hãng tàu gửi cho hải quan, cảng vụ, hoặc các bên liên quan. Mỗi lần chỉnh sửa sau mốc này không chỉ đòi hỏi cập nhật lại thông tin mà còn cần gửi thư xác nhận, đôi khi là công văn bổ sung, để đảm bảo tuân thủ quy định quốc tế và địa phương.
3. Những trường hợp được phép chỉnh sửa vận đơn
Tùy theo từng hãng tàu, thời điểm và quốc gia đích đến, người gửi hàng có thể được phép chỉnh sửa B/L. Một số tình huống phổ biến có thể được hãng tàu hỗ trợ chỉnh sửa bao gồm:
- Thay đổi người nhận hoặc địa chỉ giao hàng
- Sửa mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính
- Cập nhật thông tin container, seal, ngày tàu chạy
- Sửa thông tin liên quan đến L/C nếu được ngân hàng yêu cầu
Việc sửa đổi sẽ cần được sự đồng ý chính thức của hãng tàu và phải được thực hiện bằng văn bản (thư yêu cầu, email có xác nhận, hoặc theo form mẫu của hãng).
4. Các quốc gia yêu cầu khai AMS và tác động đến việc sửa B/L
Một số quốc gia áp dụng quy định kê khai manifest trước khi tàu cập cảng (Advanced Manifest Submission – AMS). Điều này khiến việc chỉnh sửa vận đơn sau khi nộp manifest trở nên khó khăn hơn, đồng thời tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt nếu dữ liệu manifest không khớp với vận đơn đã điều chỉnh.
Các quốc gia áp dụng kê khai AMS bao gồm:
- Hoa Kỳ
- Trung Quốc
- Nhật Bản
- Liên minh Châu Âu (EU)
- Israel
- Thổ Nhĩ Kỳ
Với các quốc gia này, tốt nhất là doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên draft B/L trước khi xác nhận, đồng thời theo dõi sát thời điểm hãng tàu cắt khai báo manifest để tránh bị động.
5. Phí sửa manifest và sửa vận đơn là bao nhiêu?
Mức phí chỉnh sửa vận đơn hoặc manifest phụ thuộc vào từng hãng tàu, tuyến đường và thời điểm yêu cầu. Thông thường, mức phí dao động từ 40 USD/lần trở lên, có thể cao hơn nếu sửa quá sát thời điểm cắt khai báo hoặc sau khi tàu đã đến cảng đích.
Ở một số trường hợp đặc biệt (ví dụ hàng hóa đi kèm L/C, hoặc thay đổi liên quan đến điều khoản giao nhận), việc sửa vận đơn có thể kéo dài 1–2 ngày làm việc và đòi hỏi giấy tờ bổ sung.
6. Cách hạn chế chi phí phát sinh khi cần chỉnh sửa B/L
Để tránh phải trả Amendment fee không cần thiết, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra kỹ mọi thông tin trên draft B/L trước khi xác nhận với hãng tàu
- Gửi thông báo thay đổi sớm nhất có thể, tránh sát ngày cắt khai manifest
- Hiểu rõ quy trình và thời gian nộp manifest của từng hãng và tuyến
- Nếu giao dịch có L/C, cần phối hợp kỹ với ngân hàng trước khi xác nhận B/L
Kết luận
Phí chỉnh sửa vận đơn (Amendment fee) không phải là chi phí lớn, nhưng nếu không quản lý tốt, có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, uy tín với khách và cả quá trình thanh toán qua ngân hàng. Đặc biệt trong bối cảnh thủ tục hải quan ngày càng chặt chẽ tại các thị trường lớn, việc kiểm soát vận đơn chặt chẽ từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý.
Tại Eimskip Vietnam, chúng tôi hỗ trợ khách hàng rà soát vận đơn trước khi phát hành, tư vấn chỉnh sửa phù hợp theo từng trường hợp và cập nhật nhanh các thay đổi nhằm hạn chế chi phí phát sinh không cần thiết.
