Trong quá trình kinh doanh, việc xuất kho hàng hóa là một trong những công đoạn cực kỳ quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn đang thuê kho để lưu trữ hàng hóa và cần tìm hiểu về quy trình xuất kho, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về chủ đề này.
Xem thêm: Kho lạnh thủy sản hiện đại, giá tốt
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xuất kho hàng hóa rõ ràng?
Việc thiết lập một quy trình xuất kho hàng hóa bài bản và hiệu quả đóng vai trò then chốt trong hoạt động logistics và vận hành của doanh nghiệp. Nếu không có quy trình xuất kho hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp có thể gặp phải những hệ lụy nghiêm trọng như:
- Nguy cơ mất mát, thất thoát hàng hóa: Khi quy trình xuất kho hàng hóa không được kiểm soát chặt chẽ, khả năng xảy ra sai sót, nhầm lẫn hoặc mất hàng là rất cao, dẫn đến thiệt hại trực tiếp về tài chính.
- Chất lượng dịch vụ khách hàng suy giảm: Việc giao hàng không đúng số lượng, sai thời gian hoặc không đảm bảo chất lượng sẽ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và làm tổn hại uy tín thương hiệu.
- Chi phí tăng cao, hiệu suất giảm sút: Thiếu một quy trình xuất kho hàng hóa tối ưu sẽ dẫn đến lãng phí nhân lực, thời gian và nguồn lực, làm tăng chi phí vận hành và giảm hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
Ngược lại, khi doanh nghiệp xây dựng được một quy trình xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp, các khâu kiểm soát, ghi nhận và vận chuyển sẽ được thực hiện một cách trơn tru, nhất quán và dễ kiểm tra. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí, mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động xuất hàng.
Hơn nữa, một quy trình xuất kho hàng hóa rõ ràng còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của từng bộ phận liên quan, phát hiện sớm các điểm nghẽn trong vận hành để điều chỉnh kịp thời. Đây chính là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp hướng tới sự phát triển ổn định và lâu dài.
6 bước tiêu chuẩn cho quy trình xuất kho hàng hóa khi thuê kho ngoài
Quy trình xuất hàng tại kho là một chuỗi các hoạt động cụ thể để chuẩn bị và thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa từ kho của doanh nghiệp. Dưới đây là một phác thảo về quy trình xuất hàng tại kho:
1. Đánh giá tình trạng hàng hóa
Trước khi bắt đầu quy trình xuất kho, bạn nên đánh giá tình trạng của hàng hóa để đảm bảo rằng sản phẩm được giao cho khách hàng là đầy đủ và không bị hỏng hóc. Bạn cần kiểm tra số lượng hàng hóa, chất lượng sản phẩm, và các thông tin khác như hạn sử dụng hay ngày sản xuất. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề gì, bạn cần thực hiện các biện pháp khắc phục trước khi xuất kho.
2. Chuẩn bị các tài liệu liên quan
Trước khi thực hiện xuất kho, bạn cần chuẩn bị các tài liệu liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng từ xuất kho và các giấy tờ khác liên quan đến sản phẩm. Việc chuẩn bị các tài liệu này sẽ giúp quá trình xuất kho diễn ra suôn sẻ hơn và tránh nhầm lẫn trong việc giao nhận hàng hóa.
3. Lập kế hoạch và sắp xếp kho
Trong quá trình xuất kho, việc lập kế hoạch và sắp xếp kho là rất quan trọng. Bạn cần xác định kho hàng hóa của mình nằm ở đâu trong kho và sắp xếp chúng sao cho thuận tiện cho việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Nếu bạn có nhiều sản phẩm cần xuất kho, hãy sắp xếp chúng theo từng loại và đánh dấu để tránh nhầm lẫn.
4. Tiến hành kiểm tra hàng hóa
Trước khi xuất kho, bạn cần tiến hành kiểm tra hàng hóa một lần nữa để đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm được giao cho khách hàng đều đúng và đầy đủ. Kiểm tra hàng hóa bao gồm việc kiểm tra số lượng, chất lượng và các thông tin khác của sản phẩm. Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề gì, bạn cần thực hiện biện pháp khắc phục trước khi giao hàng.
5. Thực hiện quá trình xuất kho
Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, bạn có thể thực hiện quá trình xuất kho. Việc này bao gồm việc đóng gói hàng hóa, vận chuyển và giao hàng cho khách hàng. Bạn cần đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển đúng cách và đến địa chỉ của khách hàng đúng thời gian.
6. Kiểm tra và đánh giá quá trình xuất kho
Sau khi hoàn tất quá trình xuất kho, bạn cần kiểm tra và đánh giá lại quá trình này. Việc này giúp bạn xác định những vấn đề cần được cải thiện và tối ưu hóa quá trình xuất kho trong tương lai.
XEM THÊM: QUY TRÌNH NHẬP KHO KHI THUÊ NGOÀI VÀ LƯU ĐỒ THUÊ KHO TẠI EIMSKIP
Quy trình xuất kho hàng hóa cho doanh nghiệp khi thuê kho tại Eimskip
Khi khách hàng thuê kho tại Eimskip, quy trình xuất kho được thực hiện để đảm bảo hàng hóa được xuất kho đúng thời điểm và đúng địa điểm như yêu cầu của khách hàng.
Dưới đây là quy trình xuất hàng tại Eimskip:
Trước ngày xuất kho
Bước 1: Nhận yêu cầu xuất kho
- Khách hàng: Thông báo bằng email yêu cầu xuất kho, đăng ký số cont/ xe tải, thời gian dự kiến nhận hàng.
- Bộ phận chứng từ: Nhận kế hoạch từ khách hàng
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Bộ phận chứng từ Eimskip: Kiểm tra số tình trạng tồn kho theo yêu cầu của khách hàng
- TH1: Đúng với yêu cầu khách hàng: chứng từ tạo lệnh soạn hàng.
- TH2: Sai với yêu cầu khách hàng: kiểm tra lại thông tin với khách hàng.
Bước 3: Soạn hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip:
- Tạo lệnh soạn hàng.
- Đăng ký xe nhận hàng lên phần mềm
Bộ phận vận hành kho: nhận lệnh và soạn hàng thực tế.
- Kiểm tra: số lượng, ngoại quan, số thùng, NSX/HSD, Lot, Size,….
- Phản hồi thông tin cho chứng từ nếu có sai khác nào.
Ngày xuất hàng
Bước 1: Kiểm tra phiếu xuất hàng thực tế
Nhân viên chứng từ nhận lại hồ sơ xuất hàng từ hiện trường, kiểm tra và đối chiếu sai lệch.
* Đúng: thực hiện ship trên hệ thống và bàn giao chứng từ (8).
* Sai: kiểm tra lại lệnh soạn hàng (8’)
Bước 2: Chuẩn bị thủ tục xuất kho hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip:
1/ Thực hiện ship đơn hàng trên hệ thống.
2/ Hướng dẫn người nhận hàng ký hồ sơ, cung cấp chứng từ giao hàng:
Bộ phận chứng từ cung cấp cho người giao hàng:
* Chứng từ ra cổng: 1 phiếu xuất kho + 1 phiếu đăng ký vào cổng.
* Hồ sơ giao hàng cho tài xế: 1 phiếu xuất kho
+ 1 phiếu đánh giá chất lượng hàng xuất.
3/ Lưu trữ hồ sơ xuất hàng
Sau ngày xuất hàng
Bộ phận chứng từ Eimskip: Gửi báo cáo cho khách :Gửi báo cáo xuất hàng và XNT cho Khách hàng.
Xem chi tiết tại lưu đồ quy trình xuất kho kho hàng hóa tại Eimskip:
Với quy trình xuất kho chặt chẽ và được thực hiện bởi các chuyên gia vận chuyển hàng đầu của Eimskip, khách hàng hoàn toàn yên tâm về quá trình vận chuyển và quy trình xuất kho hàng hóa của mình.
Xem ngay quy trình nhập kho khi thuê kho tại Eimskip hay tìm hiểu về dịch vụ thuê kho chuyển nghiệp với 108 năm tại thế giới và hơn 6 năm tại thị trường Việt Nam.
ư
Kinh nghiệm kiểm soát quy trình xuất kho hàng hóa hiệu quả
Việc kiểm soát tốt quy trình xuất kho hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kho diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tiễn giúp doanh nghiệp vận hành quy trình này hiệu quả hơn.
Hoàn thiện quy trình xuất kho hàng hóa
Một quy trình xuất kho hàng hóa cần được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị, kiểm tra đến bàn giao và cập nhật dữ liệu. Khi quy trình được thiết lập rõ ràng và đồng bộ giữa các bộ phận, doanh nghiệp sẽ:
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hàng.
- Đảm bảo hàng hóa được xuất đúng số lượng, đúng chủng loại và đúng thời gian.
- Nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ khách hàng.
Sắp xếp kho hàng khoa học để hỗ trợ quy trình xuất kho hàng hóa
Cách bố trí kho ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và độ chính xác của việc xuất hàng. Do đó, doanh nghiệp nên:
- Bố trí mỗi loại hàng vào vị trí cố định và hợp lý.
- Đánh số kệ, dán nhãn hàng hóa và gắn biển chỉ dẫn để dễ dàng nhận biết.
- Ứng dụng mã vạch hoặc thẻ kho để tăng độ chính xác, dễ dàng kiểm kê và truy xuất dữ liệu.
Việc sắp xếp hợp lý giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, giảm nhầm lẫn và hỗ trợ đắc lực cho quy trình xuất kho hàng hóa.
Kiểm soát người ra vào khu vực kho hàng
An ninh kho là yếu tố không thể bỏ qua khi xây dựng quy trình xuất kho hàng hóa. Doanh nghiệp cần:
- Hạn chế người không có nhiệm vụ ra vào khu vực kho.
- Trang bị thẻ ra vào, đồng phục để nhận diện nhân viên.
- Xây dựng và áp dụng nội quy kho nghiêm ngặt.
Điều này giúp giảm nguy cơ mất mát hàng hóa, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và minh bạch trong quá trình xuất hàng.
Thường xuyên kiểm kê để kiểm soát quy trình xuất kho hàng hóa
Kiểm kê kho định kỳ là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất kho hàng hóa. Qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể:
- Đối chiếu dữ liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống.
- Phát hiện kịp thời hàng lỗi, hết hạn, tồn đọng.
- Lên kế hoạch xử lý và phân loại hàng hóa phù hợp.
Việc kiểm kê giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch, đồng thời hỗ trợ tối ưu hóa nguồn lực và giảm thất thoát.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý quy trình xuất kho hàng hóa
Việc áp dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp:
- Kết nối liên thông giữa các bộ phận như kho, kế toán, mua hàng.
- Theo dõi tồn kho theo màu sắc, kích cỡ, số lô, hạn sử dụng…
- Tự động hóa chứng từ, giảm thời gian xử lý thủ công.
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu báo cáo theo quy định kế toán hiện hành.
Nhờ công nghệ, quy trình xuất kho hàng hóa trở nên chuyên nghiệp, minh bạch và dễ kiểm soát hơn rất nhiều.
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline: 028 6264 63 80 | Hoạt động: 8:00 - 17:30
Email: info@eimskip.vn
