Phiếu nhập kho là một chứng từ không thể thiếu trong quá trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Việc lập phiếu nhập kho chính xác giúp kiểm soát tốt tài sản, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kho vận và kế toán. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm và hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu nhập kho theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Xem thêm:
Mẫu Hợp Đồng Thuê Kho Bãi Chuẩn & Lưu Ý Pháp Lý Quan Trọng
Quy Trình Nhập Kho Chi Tiết – Hướng Dẫn Tối Ưu Quản Lý Kho Bãi
1. Phiếu Nhập Kho Là Gì?
Phiếu nhập kho là tài liệu dùng để ghi nhận các lô hàng, vật tư, công cụ, hoặc tài sản được đưa vào kho của doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để theo dõi số lượng, chất lượng, nguồn gốc hàng hóa và tình trạng biến động của tài sản trong kho.
Việc lập phiếu nhập kho giúp doanh nghiệp:
- Ghi nhận chính xác số liệu hàng hóa nhập vào kho.
- Hỗ trợ công tác kiểm kê, quản lý tồn kho định kỳ.
- Đảm bảo sự khớp nối giữa thực tế và dữ liệu kế toán.
Thông thường, phiếu nhập kho sẽ được lập thành 2 hoặc 3 liên tùy theo quy trình của từng doanh nghiệp:
- Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.
- Liên 2: Giao cho thủ kho để theo dõi và cập nhật thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán.
- Liên 3: Giao cho người giao hàng giữ (nếu có).
Phiếu nhập kho cần được ký xác nhận bởi người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc hoặc người được ủy quyền.
2. Vai Trò Của Phiếu Nhập Kho
Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận hành kho và kế toán:
- Quản lý hàng hóa nhập kho: Ghi nhận chi tiết từng lô hàng nhập vào, đảm bảo kiểm soát chính xác số lượng và chủng loại hàng hóa.
- Kiểm soát tồn kho: Là cơ sở đối chiếu với phiếu xuất kho để theo dõi lượng hàng thực tế trong kho, giúp phát hiện kịp thời tình trạng thừa thiếu.
- Hỗ trợ phần mềm quản lý kho: Thông tin trên phiếu nhập kho được cập nhật vào hệ thống, phục vụ cho công tác báo cáo và quản lý tồn kho chính xác theo thời gian thực.
- Đảm bảo minh bạch tài chính: Là căn cứ pháp lý khi quyết toán, kiểm toán hoặc xử lý các tranh chấp liên quan đến hàng hóa.
- Hỗ trợ lập kế hoạch: Dữ liệu từ phiếu nhập kho giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng, sản xuất hoặc kinh doanh sát với nhu cầu thực tế.
3. Hướng Dẫn Lập Phiếu Nhập Kho Theo Thông Tư 200
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi lập phiếu nhập kho cần tuân thủ các yêu cầu sau:
Thông Tin Bắt Buộc Trên Phiếu
- Tên đơn vị: Ghi rõ tên doanh nghiệp, đóng dấu đơn vị.
- Số phiếu và ngày lập: Mỗi phiếu nhập kho phải có số phiếu riêng, ghi rõ ngày, tháng, năm lập.
- Thông tin người giao hàng: Họ tên, đơn vị giao, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho kèm theo.
Địa điểm và tên kho nhận hàng.
Cách Ghi Cụ Thể Trên Phiếu
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên hàng hóa, mã hàng, quy cách, đơn vị tính.
- Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ mua hàng (hoặc theo lệnh nhập kho).
- Cột 2: Thủ kho xác nhận số lượng thực tế nhập vào kho.
- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền.
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả hàng hóa trên phiếu.
- Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi chính xác tổng số tiền đã nhập.
Quy Trình Xử Lý Phiếu
- Phiếu được lập thành 2 liên (nếu mua hàng ngoài) hoặc 3 liên (nếu hàng tự sản xuất, gia công, kiểm kê thừa).
- Người lập phiếu ký tên, thủ kho ký xác nhận đã nhập hàng.
- Người giao hàng ký tên và ghi rõ ngày, tháng, năm giao nhận hàng.
4. Mẫu phiếu nhập kho cho doanh nghiệp chuẩn theo quy định
Hiện nay, mẫu phiếu nhập kho đang được các doanh nghiệp áp dụng chính là Mẫu số 01-VT, được quy định trong hệ thống biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO 9001:2015: Chuẩn Hóa Và Tối Ưu Hiệu Quả
