Trong hoạt động xuất nhập khẩu, lệnh cấp container rỗng (Empty Container Release Order) là chứng từ quan trọng do hãng tàu hoặc đại lý phát hành, cho phép doanh nghiệp nhận container rỗng tại depot hoặc cảng để đóng hàng xuất khẩu. Việc hiểu đúng quy trình duyệt lệnh, nắm rõ thời gian – địa điểm nhận container và kiểm tra tình trạng thiết bị không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí, mà còn đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hẹn.
Bài viết phân tích chi tiết khái niệm, quy trình, các lưu ý khi duyệt lệnh lấy container rỗng và cách Eimskip Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa toàn bộ quy trình logistics – từ chuẩn bị container đến vận chuyển hàng ra cảng một cách an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Khái niệm và ý nghĩa của container rỗng
Trong chuỗi xuất nhập khẩu, container rỗng là loại container chưa chở hàng – tức container mới hoặc đã được trả lại sau khi kê hàng xong — mà doanh nghiệp sử dụng để đóng hàng xuất khẩu. Khi doanh nghiệp cần đóng hàng để xuất khẩu, họ không thể “tạo mới” container tại chỗ mà phải tiếp nhận container rỗng từ hãng tàu hoặc depot (bãi chứa container) theo hợp đồng dịch vụ. Việc lấy đúng loại container, đúng kích thước và đúng thời gian là yếu tố quyết định để đảm bảo tiến độ xuất hàng không bị gián đoạn.
Container rỗng thường được phân bổ sẵn theo booking mà doanh nghiệp đã đăng ký trước với hãng tàu, và được giữ tại depot hoặc khu vực cảng theo địa điểm mà hãng tàu đã chỉ định từ trước.
Xem thêm:
FCL (Full Container Load) là gì?
Lệnh cấp container rỗng (Empty Container Release Order) là gì?
“Khi nào được lấy container rỗng?” là câu hỏi mà lệnh cấp container rỗng (tiếng Anh: Empty Container Release Order, hay viết tắt CRO / ERO tùy hãng) sẽ trả lời. Đây là văn bản (có thể ở dạng điện tử hoặc giấy) do hãng tàu hoặc đại lý phát hành, cho phép doanh nghiệp hoặc nhà vận chuyển đến depot hoặc cảng để lấy container rỗng.
Lệnh này không chỉ thể hiện quyền lấy container mà còn là xác nhận rằng doanh nghiệp đã hoàn tất các điều kiện cần thiết: thanh toán phí liên quan, xác minh booking, cập nhật lịch nhận container. Trong lệnh thường ghi rõ các thông tin như số booking, loại container (ví dụ 20DC, 40HC, 45HC…), số lượng container được phép cấp, thời gian và địa điểm nhận container rỗng. Đôi khi, các thông tin này cũng được tích hợp sẵn trong “Booking Confirmation”, nhưng việc doanh nghiệp xác nhận lại lệnh là cần thiết để đảm bảo hệ thống quản lý depot đã cập nhật.
Nếu doanh nghiệp không có lệnh cấp container rõ ràng, khi tài xế đến depot, hệ thống có thể chưa cho phép giao container, dẫn đến chờ đợi lâu hoặc phát sinh phí neo xe ngoài giờ hành chính.
Quy trình duyệt lệnh cấp container rỗng trong thực tế
Quy trình để doanh nghiệp xin và nhận container rỗng có thể khác nhau tùy hãng tàu hoặc hệ thống quản lý depot, nhưng nhìn chung gồm các bước chính sau:
Trước hết, doanh nghiệp tiến hành booking với hãng tàu hoặc forwarder, xác định loại và số lượng container cần dùng. Khi booking được xác nhận, doanh nghiệp yêu cầu hãng tàu mở lệnh cấp container rỗng (Empty Release). Hãng tàu hoặc đại lý sẽ căn cứ thông tin booking, tình trạng container rỗng tại depot để phát hành lệnh tương ứng.
Sau khi lệnh được cấp, doanh nghiệp in hoặc lưu bản điện tử, gửi cho tài xế hoặc nhà vận chuyển để đi nhận container tại depot hoặc cảng. Khi đến nơi, tài xế xuất trình lệnh đã duyệt, làm thủ tục tại cổng, kiểm tra container về tình trạng vật lý (vết lõm, rò rỉ, niêm phong) trước khi rời depot để đưa container rỗng về kho đóng hàng.
Cuối cùng, sau khi đóng hàng và đưa container về cảng, quy trình tiếp theo là giao container lên tàu theo lịch đã booking. Mỗi thiết bị depot hoặc cảng có thể dùng hệ thống nội bộ (online) để xác nhận lệnh và kiểm soát xuất nhận container.
Những điểm cần lưu ý khi xin lệnh cấp container rỗng
Việc duyệt lệnh cấp container rỗng tưởng chừng đơn giản nhưng nếu thiếu cẩn trọng, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro. Trước hết, cần đối chiếu kỹ thông tin trong booking và lệnh cấp: loại container, số lượng, hạn nhận rỗng. Bất cứ sai lệch nào cũng có thể khiến depot từ chối giao container.
Thời gian nhận container rỗng phải phù hợp với lịch đóng hàng để tránh container nằm lâu tại khoản công, hoặc tài xế phải chờ đợi — dẫn đến chi phí phát sinh như chi phí neo xe, phụ phí ngoài giờ. Hơn nữa, khi nhận container, tại depot doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng vật lý container (vỏ, sàn, niêm phong) để ghi nhận nếu có hư hại, từ đó tránh tranh chấp khi trả container sau.
Xem thêm: Vỏ container: Ý nghĩa Các ký hiệu, mã hiệu nên biết
Điều quan trọng khác là doanh nghiệp cần theo sát hệ thống quản lý của hãng tàu hoặc depot để xem trạng thái lệnh chưa duyệt, thay đổi depot hoặc lệnh cấp để điều chỉnh kịp thời — bởi đôi khi container rỗng còn phụ thuộc vào khả năng cung ứng thiết bị tại depot.
Duyệt lệnh cấp container rỗng tuy là một khâu nhỏ giữa chuỗi xuất khẩu, nhưng nếu thực hiện đúng và trơn tru sẽ góp phần đảm bảo tiến độ, giảm chi phí và tránh rủi ro phát sinh. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ và phối hợp chặt chẽ với hãng tàu và depot sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong vận hành logistics.
Tại Eimskip Việt Nam, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ xin lệnh cấp container rỗng, kho bãi và vận tải biển đa phương thức. Với hệ thống logistic toàn cầu và kinh nghiệm địa phương, chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng khâu nhỏ để vận chuyển hàng hóa xuất khẩu suôn sẻ không gián đoạn.
Nếu bạn cần hỗ trợ lệnh cấp container rỗng, chuẩn bị hồ sơ, quản lý depot hoặc vận tải, hãy liên hệ Eimskip Việt Nam để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tối ưu chi phí.
_______________________
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
