Thư hỏi hàng là gì? Vai trò và cách viết thư hỏi hàng trong thương mại quốc tế

Thư hỏi hàng (Enquiry letter) đóng vai trò quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp tìm kiếm thông tin sản phẩm, dịch vụ từ đối tác. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ thư hỏi hàng là gì, nội dung cần có trong thư hỏi hàng và hướng dẫn cách soạn một bức thư hỏi hàng chuyên nghiệp.

Thư hỏi hàng là gì?

Trong thương mại quốc tế, thư hỏi hàng (hay enquiry letter) là văn bản được bên mua gửi tới bên bán để yêu cầu cung cấp thông tin về sản phẩm, giá cả, điều kiện giao dịch hoặc dịch vụ mà họ quan tâm.

Một số nội dung thường được đề cập trong thư hỏi hàng bao gồm:

• Mô tả sản phẩm mong muốn
• Yêu cầu về số lượng
• Điều kiện thanh toán
• Thời gian giao hàng
• Các dịch vụ kèm theo (nếu có)

Thông qua thư hỏi hàng, người mua có thể đánh giá sự phù hợp giữa nhu cầu của mình và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp trước khi đi đến các bước đàm phán hoặc ký kết hợp đồng.

Xem thêm: Shipping Instruction Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Và Đầy Đủ Nhất

Đặc điểm của thư hỏi hàng

Mang tính khảo sát ban đầu, chưa có sự cam kết mua bán.

Ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào yêu cầu thông tin cụ thể.

Được sử dụng phổ biến trong xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa quốc tế.

Phân biệt thư hỏi hàng và thư chào hàng

Vai trò của thư hỏi hàng trong giao dịch thương mại

Đối với người mua

Tìm kiếm thông tin: Giúp người mua thu thập dữ liệu về nhiều nguồn cung ứng khác nhau.
So sánh và lựa chọn: Dựa trên các phản hồi nhận được để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

Bước đệm cho đàm phán: Thư hỏi hàng mở đầu cho quá trình thương lượng giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,...

Đối với người bán

Cơ hội tiếp cận khách hàng mới: Thư hỏi hàng là dấu hiệu cho thấy khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của mình.

Cơ sở để xây dựng thư chào hàng: Người bán có thể dựa trên thông tin yêu cầu để chuẩn bị thư chào hàng (Offer Letter) phù hợp, gia tăng khả năng ký kết hợp đồng.

Nội dung cần có trong thư hỏi hàng

Để một thư hỏi hàng chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo đầy đủ các thành phần sau:

Tiêu đề thư

Ví dụ: "Enquiry about [Product Name]" hoặc "Yêu cầu thông tin về sản phẩm [Tên sản phẩm]".

Tiêu đề nên ngắn gọn, đúng trọng tâm.

Giới thiệu bản thân và doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp
• Lĩnh vực hoạt động
• Thông tin liên hệ

Ví dụ:

"Chúng tôi là Công ty ABC, chuyên nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ ngành may mặc."

Mục đích của thư

Nêu rõ lý do viết thư: tìm hiểu sản phẩm, yêu cầu báo giá, xin catalogue, mẫu thử,...

Thông tin sản phẩm/dịch vụ cần hỏi

• Tên sản phẩm
• Số lượng dự kiến
• Tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu
• Điều kiện giao hàng mong muốn (FOB, CIF, EXW,...)
• Thời gian giao hàng kỳ vọng

Ví dụ:

"Chúng tôi cần nhập 500 bộ thiết bị điện tử, tiêu chuẩn CE, giao hàng theo điều kiện FOB cảng Shanghai, trong vòng 30 ngày."

Yêu cầu khác

Yêu cầu về chứng từ: hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (CO), phiếu kiểm định chất lượng (CQ)…

Các dịch vụ kèm theo: bảo hành, hậu mãi, hỗ trợ kỹ thuật...

Lời kết và mong muốn phản hồi

Thể hiện mong muốn nhận được thông tin sớm.

Cảm ơn đối tác.

Ví dụ:

"Chúng tôi mong sớm nhận được thông tin từ Quý Công ty. Trân trọng cảm ơn!"

Xem thêm: Local Charge là phí gì? Các loại phí Local Charge phổ biến nên biết

Hướng dẫn cách viết thư hỏi hàng chuẩn xác

Viết một bức thư hỏi hàng đúng chuẩn giúp tăng khả năng nhận được phản hồi tích cực. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Xác định rõ thông tin cần hỏi

Trước khi soạn thư, cần làm rõ bạn muốn biết gì:

• Giá bán lẻ hay giá bán buôn?
• Giao hàng tại đâu?
• Có yêu cầu mẫu thử không?

Bước 2: Soạn thư ngắn gọn, dễ hiểu

Ngôn ngữ trong thư cần:

• Lịch sự, chuyên nghiệp
• Tránh dùng từ ngữ tối nghĩa, mơ hồ
• Trình bày logic: giới thiệu → mục đích → nội dung chi tiết → kết luận.

Bước 3: Kiểm tra lại nội dung trước khi gửi

Rà soát chính tả

Đảm bảo thông tin chính xác

Chèn chữ ký, thông tin liên hệ đầy đủ

Bước 4: Gửi thư bằng kênh phù hợp

Tùy từng đối tác, bạn có thể:

• Gửi qua email
• Đăng tải trên các nền tảng thương mại điện tử
• Gửi trực tiếp qua mạng lưới đại lý hoặc triển lãm thương mại

Mẫu thư hỏi hàng thông dụng

Dưới đây là một mẫu thư hỏi hàng mà bạn có thể tham khảo:

Subject: Enquiry about [Tên sản phẩm]

Dear [Tên đối tác],

We are [Tên công ty], specializing in [lĩnh vực kinh doanh].
We are interested in your [sản phẩm/dịch vụ] and would like to request further details.

Please provide us with:

• Detailed quotation
• Minimum order quantity
• Delivery terms (Incoterms)
• Lead time
• Payment terms

We look forward to your prompt response.

Best regards,
[Tên người gửi]
[Chức danh]
[Tên công ty]
[Email] | [Điện thoại]

Một số lưu ý khi gửi thư hỏi hàng

Cá nhân hóa thư hỏi hàng theo từng đối tác để tăng tính thiện cảm.

Nêu rõ yêu cầu thời gian phản hồi nếu cần gấp.

Gửi thư đúng bộ phận: Phòng kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu,...

Thư hỏi hàng là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ thương mại thành công. Việc hiểu rõ thư hỏi hàng là gì, nắm vững cách viết và sử dụng thư hỏi hàng đúng cách sẽ giúp bạn:

• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm đối tác.
• Tăng khả năng đàm phán thành công.
• Mở rộng cơ hội kinh doanh trong môi trường toàn cầu.

Trong môi trường thương mại toàn cầu ngày càng cạnh tranh, việc chủ động gửi thư hỏi hàng chuyên nghiệp ngay từ bước đầu tiên chính là chìa khóa tạo dựng lợi thế cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp logistics đáng tin cậy để hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu sau khi tìm được đối tác, Eimskip Việt Nam với mạng lưới toàn cầu và dịch vụ vận chuyển quốc tế chuyên nghiệp sẽ luôn đồng hành cùng bạn, giúp đơn hàng được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và tối ưu chi phí.

_______________________

CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM

Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long) 

Email: long@eimskip.vn