Shipping Instruction (SI) là gì trong xuất nhập khẩu? Mẫu SI

Các nội dung chính của bài viết

Trong ngành logistics và vận chuyển hàng hóa quốc tế, Shipping Instruction (SI) là một thuật ngữ không thể thiếu. Đây là tài liệu quan trọng giúp đảm bảo quy trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, chính xác và hiệu quả. Vậy Shipping Instruction là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ và chính xác nhất về khái niệm này, cùng với hướng dẫn cụ thể để bạn hiểu rõ và áp dụng vào thực tế.

Shipping Instruction Là Gì

Shipping Instruction Là Gì? SI là gì?

Shipping Instruction tiếng Việt được dịch là "Phiếu chỉ dẫn vận chuyển" hay "Hướng dẫn giao hàng".

Shipping Instruction (SI) là một tài liệu hoặc bộ thông tin được người gửi hàng (shipper) cung cấp cho đơn vị vận chuyển (carrier) hoặc đại lý vận chuyển (forwarder). Tài liệu này chứa đựng các thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm:

Thông tin người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee).
Mô tả hàng hóa: Loại hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị.
Địa điểm xuất phát và điểm đến.
Phương thức vận chuyển: Đường biển, đường hàng không, đường bộ.
Yêu cầu đặc biệt: Đóng gói, bảo hiểm, thủ tục hải quan, v.v.

Shipping Instruction thường được gửi trước khi hàng hóa được vận chuyển để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót.

Shipping Instruction (SI) là cơ sở phát hành vận đơn (B/L); sai SI dẫn đến sai vận đơn, dễ gây tranh chấp. SI giúp giảm sai sót, hỗ trợ thủ tục hải quan, kiểm hóa và tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời là bằng chứng trong tranh chấp.

Thông tin bắt buộc cần có trong Shipping Instruction (SI)

Bất kể tài liệu Shipping Instruction được trình bày dưới dạng nào, một số chi tiết là bắt buộc phải có.

Số hiệu lô hàng

Mỗi kiện hàng phải có một số hiệu lô hàng duy nhất. Một container có thể chứa nhiều kiện hàng với các số hiệu khác nhau. Số hiệu này rất quan trọng để theo dõi lô hàng từ đầu đến cuối. Các công ty có thể có cách thức định dạng số hiệu lô hàng khác nhau, thường là chữ và số kết hợp. Số hiệu này cũng sẽ được chia sẻ với khách hàng mong đợi hàng giao.

Số hiệu container

Số hiệu container là dãy số duy nhất được sử dụng để nhận dạng và theo dõi container khi di chuyển qua các cảng. Số này thường bao gồm 4 chữ cái theo sau là 7 chữ số. Các phần của số hiệu container gồm: ba chữ cái đầu là tiền tố của chủ sở hữu (ví dụ, các container của Maersk bắt đầu bằng MAE, còn của Hapag Lloyd là HAM). Chữ cái thứ tư là mã nhận dạng thiết bị, và bảy chữ số sau đó có thể được chia thành hai phần: phần đầu gồm 6 chữ số là số sê-ri do chủ sở hữu cấp, và chữ số cuối cùng là chữ số kiểm tra, dùng để xác nhận tính hợp lệ của chuỗi nhận dạng.

Tổng số kiện hàng

Shipping Instruction cần ghi rõ tổng số kiện hàng trong mỗi container, cũng như tổng số kiện hàng của tất cả các container trong một chuyến vận chuyển. Điều này giúp đảm bảo rằng không có kiện hàng nào bị thất lạc trong quá trình vận chuyển.

Loại kiện hàng

Loại kiện hàng sẽ quyết định nơi container được xếp lên tàu cũng như nơi container sẽ được giữ tại cảng. Ví dụ, nếu bạn vận chuyển nông sản tươi trong các container lạnh, những container này cần được xếp và dỡ hàng nhanh chóng, vì chúng không thể duy trì nhiệt độ và áp suất trong thời gian dài nếu không được cắm điện.

Trọng lượng tổng của hàng hóa

Trọng lượng tổng của lô hàng bao gồm cả trọng lượng hàng hóa và bao bì. Điều này rất quan trọng vì nó quyết định nơi hàng hóa sẽ được xếp trên tàu. Các container nặng sẽ được xếp dưới cùng, còn những container nhẹ sẽ được xếp trên cùng để tránh nguy cơ lật. Hơn nữa, trọng lượng này còn ảnh hưởng đến phí nhập khẩu và xuất khẩu.

Điều khoản thanh toán

Vận chuyển hàng hóa qua biển liên quan đến nhiều rủi ro, vì vậy việc chọn điều khoản thanh toán phù hợp là rất quan trọng. Các chi phí cần được tính đến khi đàm phán điều khoản thanh toán bao gồm phí xếp dỡ, bảo hiểm, thuế nhập khẩu và xuất khẩu, thuế, phí cảng xuất và đích, phí vận chuyển, v.v. Thanh toán có thể được thực hiện trước, qua thư tín dụng ngân hàng, tài khoản mở, hoặc chuyển khoản điện tín.

Mô tả hàng hóa

Khi làm thủ tục hải quan, hàng hóa cần được mô tả chi tiết, nếu không có thể bị giữ lại. Ví dụ, nếu bạn xuất khẩu nông sản, cần mô tả rõ ràng như "quả táo, gạo, chuối," chứ không chỉ ghi chung là "nông sản." Cũng vậy, nếu bạn vận chuyển dây điện, phải ghi rõ là dây đồng hay dây thép.

Tên và địa chỉ của người xuất khẩu

Người xuất khẩu là đơn vị chịu trách nhiệm đóng gói và chuẩn bị hàng hóa cũng như xử lý tất cả các tài liệu. Shipping Instruction phải ghi rõ tên đăng ký và địa chỉ chính của người xuất khẩu.

Tên và địa chỉ của người nhận

Người nhận thường là chủ sở hữu của hàng hóa và là người sẽ nhận hàng. Shipping Instruction cần ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận.

Các thông tin khác

Tùy vào quốc gia xuất khẩu và cảng đích, có thể cần cung cấp thêm các chi tiết về quy định hải quan địa phương hoặc yêu cầu riêng. Ví dụ, các sản phẩm thực phẩm xuất khẩu từ Ấn Độ cần có giấy chứng nhận của Hội đồng Kiểm tra Xuất khẩu (EIC) để đảm bảo chất lượng và an toàn.

Mẫu Shipping Instruction Chuẩn – File Tham Khảo

mẫu shipping instruction

Hướng Dẫn Gửi Shipping Instruction (SI) Từng Bước Cho Doanh Nghiệp

Việc gửi Shipping Instruction (SI) đúng cách là yếu tố sống còn để hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển xử lý lô hàng chính xác, đúng tiến độ. Dưới đây là hướng dẫn gửi SI chi tiết từ A đến Z dành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ hoặc logistics:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin đầy đủ về lô hàng

Trước khi lập SI, người gửi hàng (shipper) cần thu thập và xác nhận các thông tin sau:

Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người gửi và người nhận
Mô tả chi tiết hàng hóa: tên hàng, loại hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mã HS
Điều kiện giao hàng theo Incoterms (CIF, FOB, DAP, EXW, v.v.)
Thông tin cảng đi, cảng đến hoặc điểm giao nhận
Phương thức vận chuyển: đường biển, hàng không, đường bộ hoặc kết hợp
Yêu cầu đặc biệt: container lạnh, đóng pallet, dán nhãn, kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ, v.v.

Bước 2: Điền thông tin vào mẫu Shipping Instruction chuẩn

Bạn có thể sử dụng:

Mẫu SI có sẵn của hãng tàu (tải từ website hãng hoặc yêu cầu từ sales)
Mẫu do đơn vị forwarder cung cấp
Mẫu nội bộ doanh nghiệp (bằng Excel/Word)

Phải đảm bảo toàn bộ thông tin được nhập rõ ràng, không viết tắt, không sai chính tả, đặc biệt là thông tin trên SI sẽ dùng để phát hành vận đơn (Bill of Lading).

Bước 3: Gửi SI đúng thời hạn (cut-off time)

Thông thường, hãng tàu hoặc forwarder sẽ yêu cầu bạn gửi SI trước giờ cắt (SI cut-off) từ 24 đến 72 giờ trước thời gian tàu chạy hoặc chuyến bay khởi hành. SI có thể gửi qua:

Email (định dạng Word/Excel hoặc PDF)
Cổng khai báo điện tử hãng tàu (VD: eBooking)
Nền tảng vận tải số (VD: INTTRA, Cargowise, OneLine)

Bước 4: Xác nhận lại với đơn vị vận chuyển

Sau khi gửi SI, bạn nên chủ động liên hệ để:
Xác nhận SI đã được nhận và đang xử lý
Bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin (nếu có yêu cầu)
Nhận lại bản nháp vận đơn (Draft B/L) để kiểm tra lần cuối

Bước 5: Lưu trữ và quản lý SI

Sau khi vận đơn được phát hành, SI nên được lưu trữ kỹ lưỡng dưới dạng:

Bản mềm (email, hệ thống quản lý tài liệu)
Bản in trong hồ sơ xuất khẩu (theo từng lô hàng)
Việc lưu trữ giúp giải quyết các khiếu nại, tranh chấp, hoặc kiểm tra sau này khi cơ quan chức năng yêu cầu.

Thuật Ngữ Liên Quan Đến Shipping Instruction

Thuật Ngữ	Mô Tả
Shipping Instruction (SI)	Là tài liệu hoặc hướng dẫn do người gửi hàng cung cấp cho nhà vận chuyển, chỉ rõ các yêu cầu về việc vận chuyển hàng hóa, bao gồm cả điểm đến, phương tiện vận chuyển, và các chi tiết quan trọng khác.
Bill of Lading (B/L)	Là chứng từ vận tải xác nhận hàng hóa đã được gửi đi, gồm thông tin chi tiết về hàng hóa, phương thức vận chuyển, người gửi, người nhận và các điều khoản liên quan.
Consignee	Người nhận hàng, là người hoặc tổ chức sẽ nhận hàng hóa khi hàng đến nơi. Thông tin về consignee sẽ được ghi trong shipping instruction.
Shipper	Người gửi hàng, là tổ chức hoặc cá nhân gửi hàng hóa tới người nhận. Thông tin về shipper sẽ được ghi trong shipping instruction.
Place of Origin	Nơi xuất phát hoặc địa điểm nơi hàng hóa được xuất khẩu hoặc rời khỏi kho của người gửi hàng. Thông tin này cần phải rõ ràng trong shipping instruction.
Place of Delivery	Nơi hàng hóa sẽ được giao hoặc nơi mà consignee sẽ nhận hàng. Thông tin này là một phần quan trọng trong shipping instruction.
Incoterms	Các điều khoản thương mại quốc tế, quy định trách nhiệm của người mua và người bán liên quan đến giao nhận hàng hóa, bảo hiểm, chi phí vận chuyển, v.v. Các Incoterms sẽ được nêu rõ trong shipping instruction.
Carrier	Công ty vận chuyển hoặc người chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến nơi nhận.
Transit Time	Thời gian cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến nơi nhận, thường được ước tính trong shipping instruction để người nhận hàng có kế hoạch.
Freight Charges	Các khoản phí vận chuyển liên quan đến việc giao nhận hàng hóa. Các chi phí này thường được ghi rõ trong shipping instruction và có thể bao gồm phí vận chuyển, phí hải quan, v.v.
Handling Instructions	Các hướng dẫn về cách thức xử lý hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, bao gồm yêu cầu về bảo vệ hàng hóa, đóng gói, v.v.
Shipping Mode	Phương thức vận chuyển, có thể là đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt. Đây là một phần quan trọng trong shipping instruction để xác định phương thức giao nhận.
Forwarding Agent	Đại lý giao nhận, là người hoặc tổ chức đại diện cho người gửi hàng trong việc tổ chức vận chuyển và xử lý hàng hóa.
Tracking Number	Số theo dõi, là mã số duy nhất được gán cho mỗi lô hàng để theo dõi vị trí và tình trạng của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Customs Declaration	Là khai báo hải quan, thường là một phần của shipping instruction, cung cấp thông tin về hàng hóa để đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp tại các cửa khẩu.
Packaging Requirements	Các yêu cầu về đóng gói hàng hóa, bao gồm loại bao bì, cách thức đóng gói, và các quy định đặc biệt để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Câu hỏi thường gặp

Hạn cuối nộp Shipping Instruction (SI)?

Hạn cuối nộp Shipping Instruction phụ thuộc vào điểm đến của hàng hóa và tàu vận chuyển. Khi xác nhận đặt chỗ, người xuất khẩu sẽ được thông báo về hạn chót nộp Shipping Instruction.

Làm thế nào để nộp Shipping Instruction (SI)?

Shipping Instruction có thể được nộp trực tiếp trên trang web của hãng vận chuyển. Như đã đề cập, mỗi hãng vận chuyển có thể có các định dạng khác nhau cho Shipping Instruction, vì vậy bạn cần kiểm tra và tuân thủ quy trình của từng hãng hoặc sử dụng nền tảng vận chuyển container như BuyCo để đảm bảo bạn có đầy đủ thông tin cần thiết.

Có thể nộp Shipping Instruction bằng ngôn ngữ của tôi không?

Tất cả Shipping Instruction quốc tế phải được viết bằng tiếng Anh để đảm bảo tất cả các cơ quan tại cảng xuất phát, cảng đích và các cảng trung gian đều hiểu được.

Tại sao Shipping Instruction của tôi bị từ chối?

Shipping Instruction có thể bị từ chối vì nhiều lý do. Điều này có thể đơn giản là một thông tin bị nhập sai mà bạn có thể chỉnh sửa và nộp lại. Ngoài ra, cũng có thể do các hạn chế về hàng hóa hoặc quy định tại địa phương. Khi Shipping Instruction bị từ chối, bạn sẽ nhận được lý do và hướng dẫn cách sửa chữa.

Kết Luận

Shipping Instruction là một phần không thể thiếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Nó giúp đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian, và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển. Hiểu rõ về Shipping Instruction và cách tạo một SI chính xác sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình logistics và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về Shipping Instruction hoặc các dịch vụ logistics, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!