Proforma Invoice, một loại hóa đơn không thể thiếu trong danh sách này, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả của quá trình giao dịch. Vậy Proforma Invoice là gì và tại sao nó lại có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến mức đó? Hãy cùng chúng tôi khám phá từng khía cạnh của Proforma Invoice từ A đến Z trong bài viết này.
Proforma Invoice Là Gì?
Proforma Invoice, còn gọi là PI, là một dạng hóa đơn chiếu lệ Nó là phiên bản sơ bộ của hóa đơn thương mại chính thức dành cho lô hàng sắp được xuất nhập khẩu. Khi xem Proforma Invoice, bạn có thể hiểu rõ các thông tin về hàng hóa như số lượng, loại hàng, tổng giá trị hàng, giá trị của từng mặt hàng. Mặc dù Proforma Invoice có vẻ giống hóa đơn thương mại, nhưng nó không được sử dụng để yêu cầu thanh toán.
Proforma Invoice phát hành khi nào?
Proforma Invoice không phải lúc nào cũng được phát hành trong quá trình mua bán. Tuy nhiên, để làm rõ các điều khoản và đạt được sự thống nhất sớm, hai bên mua - bán thường lập một bản PI để tham khảo. Proforma Invoice thường được phát hành trong các trường hợp sau:
- Khi hàng hóa chưa được giao, bên xuất khẩu cần cung cấp cho bên nhập khẩu các chứng từ đầy đủ nhưng chưa có thông tin về lô hàng.
- Khi bên nhập khẩu cần xác định giá trị lô hàng để hoàn thành thủ tục thông quan nhập khẩu.
- Khi Commercial Invoice chưa thể được phát hành.
Proforma Invoice sử dụng trong trường hợp nào?
Proforma Invoice thường được sử dụng trong các tình huống sau:
- Khi bên xuất khẩu cần cung cấp cho bên nhập khẩu các chứng từ chứa thông tin đầy đủ về hàng hóa, nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao.
- Khi nhà nhập khẩu cần chứng từ xác minh giá trị hàng hóa để hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu (ở một số quốc gia/khu vực đây là một điều kiện bắt buộc).
Ví dụ:
Giả sử bạn là một nhà xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam sang Mỹ. Bạn đã tiếp xúc với một khách hàng ở Mỹ và họ muốn mua một lô hàng của bạn. Tuy nhiên, trước khi họ đồng ý mua, họ muốn biết chi tiết về hàng hóa, bao gồm số lượng, loại hàng, tổng giá trị hàng, và giá trị của từng sản phẩm. Để cung cấp thông tin này cho khách hàng, bạn tạo ra một Proforma Invoice.
Trong Proforma Invoice, bạn liệt kê tất cả các thông tin cần thiết về hàng hóa. Bạn cũng nêu rõ rằng đây chỉ là một hóa đơn dự thảo và không được sử dụng để yêu cầu thanh toán. Sau khi nhận được Proforma Invoice, khách hàng của bạn có thể xem xét và quyết định liệu họ có muốn tiếp tục giao dịch hay không.
Nếu khách hàng đồng ý mua hàng, bạn sẽ tiếp tục với quá trình xuất khẩu, bao gồm việc tạo ra một Commercial Invoice chính thức sau khi hàng hóa đã được gửi. Commercial Invoice này sẽ chứa thông tin chính xác về lô hàng và sẽ được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ khách hàng.
Phân biệt Proforma Invoice và Commercial invoice
Cả Proforma Invoice và Commercial Invoice đều là những chứng từ quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế. Tuy nhiên, chúng có một số điểm khác biệt quan trọng:
Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)
- Được tạo ra trước khi hàng hóa được vận chuyển.
- Là bản dự thảo của hóa đơn thương mại hoặc một loại báo giá, không mang giá trị pháp lý cho bất kỳ bên nào.
- Cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, số lượng, giá cả, và điều kiện thanh toán và vận chuyển dự kiến.
- Không thể thay thế hợp đồng thương mại.
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Được tạo ra sau khi hàng hóa đã được vận chuyển, hoặc đã được đóng gói.
- Mang giá trị pháp lý, không thể thay đổi.
- Xác nhận các giao dịch kinh doanh, ràng buộc các bên.
Qua hành trình khám phá vừa qua, hy vọng bạn đã có cái nhìn sâu sắc hơn về Proforma Invoice - một yếu tố quan trọng định hình sự thành công của các giao dịch thương mại quốc tế. Dù ban đầu có thể hơi phức tạp, nhưng với kiến thức chắc chắn và kỹ năng thực hành, bạn sẽ dần dần nắm bắt được. Hãy tiếp tục mở rộng chân trời kiến thức của mình và sử dụng nó như một công cụ để tiến xa hơn nữa trên con đường kinh doanh quốc tế của mình.
