Việc tham gia vào hoạt động nhập khẩu lần đầu là một bước ngoặt quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn mở rộng quy mô và tiếp cận thị trường quốc tế. Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu không hề đơn giản — nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, am hiểu sâu sắc về pháp lý và tuân thủ đầy đủ các thủ tục cần thiết. Để giúp doanh nghiệp tự tin nhập khẩu lần đầu thành công, bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện từ A đến Z.
Chuẩn Bị Chữ Ký Số Hải Quan
Chữ ký số là công cụ không thể thiếu khi làm thủ tục hải quan điện tử, giúp doanh nghiệp ký và gửi hồ sơ trực tuyến một cách bảo mật, nhanh chóng. Bạn có thể đăng ký chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như FPT, BKAV, VNPT-CA, Viettel-CA. Sau khi đăng ký, hãy đảm bảo kiểm tra tính hợp lệ và cập nhật định kỳ để tránh gián đoạn khi làm thủ tục.
Lưu ý: Một số lỗi thường gặp như chữ ký số hết hạn hoặc lỗi kết nối có thể làm chậm quá trình thông quan. Vì vậy, hãy luôn chủ động kiểm tra trước khi nộp tờ khai!
Đăng Ký Các Tài Khoản Cần Thiết
Để thuận tiện cho việc kê khai và làm thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp cần đăng ký các tài khoản sau:
- Tài khoản VNACCS/VCIS: Hệ thống thông quan điện tử do Tổng cục Hải quan quản lý, giúp doanh nghiệp kê khai nhanh chóng và theo dõi quá trình xử lý tờ khai.
- Tài khoản ePort: Hệ thống này hỗ trợ khai báo nâng/hạ container và thanh toán phí trực tuyến tại các cảng lớn như Cát Lái, Hải Phòng, Đà Nẵng.
- Cổng thông tin một cửa quốc gia: Dùng để làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành, đăng ký hóa chất, thực phẩm hoặc công bố mỹ phẩm.
Việc đăng ký đầy đủ và làm quen với các hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn và tránh được các lỗi phát sinh không đáng có.
Xem thêm: Tối Ưu Hóa Quy Trình Xuất Nhập Khẩu với Khai Báo Hải Quan Điện Tử
Lựa Chọn Điều Kiện Giao Hàng Phù Hợp (Incoterms)
Incoterms quy định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong giao dịch quốc tế. Việc lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và thời gian nhận hàng:
- FOB (Free On Board): Người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hàng hóa được xếp lên tàu.
- CIF (Cost, Insurance, and Freight): Người bán lo vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích.
- DDP (Delivered Duty Paid): Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro cho đến khi hàng giao tận nơi, bao gồm thuế nhập khẩu.
Gợi ý: Với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, CIF hoặc DDP có thể là lựa chọn an toàn, giúp bạn giảm thiểu rủi ro và dễ dàng ước tính chi phí trọn gói.
Xem thêm: CIF là gì trong Incoterm 2020? Có nên chọn điều kiện CIF?
Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Hàng Hóa Đầy Đủ
Bộ chứng từ chính xác và đầy đủ là chìa khóa để thông quan thuận lợi. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O)
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
- Chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện kiểm tra)
Việc soát kỹ từng thông tin trên chứng từ để đảm bảo khớp với tờ khai là cực kỳ quan trọng, giúp tránh các lỗi khiến hàng bị lưu kho hoặc xử phạt không đáng có.
Thực Hiện Kiểm Tra Chuyên Ngành Khi Cần Thiết
Một số mặt hàng nhập khẩu cần qua kiểm tra chuyên ngành như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất,... Doanh nghiệp cần nắm rõ mã HS và chính sách nhập khẩu để biết hàng hóa có thuộc diện kiểm tra không.
Các cơ quan kiểm tra phổ biến gồm:
- Bộ Công Thương (kiểm tra hóa chất, máy móc điện tử)
- Bộ Y tế (kiểm nghiệm thực phẩm, dược phẩm)
- Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn (kiểm dịch thực vật, động vật)
Chủ động gửi mẫu kiểm tra trước khi hàng về cảng giúp rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế chi phí lưu kho phát sinh.
Lựa Chọn Đơn Vị Logistics Uy Tín
Đối tác logistics đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa vận chuyển đúng thời gian và tiết kiệm chi phí. Khi chọn đơn vị vận tải, doanh nghiệp nên cân nhắc:
- Kinh nghiệm xử lý hàng nhập khẩu tương tự
- Dịch vụ trọn gói từ vận tải, khai báo hải quan đến giao hàng nội địa
- Khả năng theo dõi tình trạng lô hàng theo thời gian thực
Một đơn vị logistics đáng tin cậy sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro mất mát, tối ưu hóa quy trình và đảm bảo hàng về đúng hẹn.
Rút Kinh Nghiệm và Tối Ưu Quy Trình Nhập Khẩu
Sau khi hoàn tất lô hàng đầu tiên, hãy dành thời gian đánh giá lại toàn bộ quy trình:
- Bước nào phát sinh chi phí không cần thiết?
- Thời gian xử lý từng công đoạn có thể rút ngắn không?
- Có nhà cung cấp hoặc đối tác logistics nào tốt hơn không?
Việc liên tục tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng chuyên nghiệp, giảm thiểu chi phí và sẵn sàng mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu trong tương lai.
Nhập khẩu lần đầu là một hành trình đầy thử thách nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp phát triển và vươn ra thế giới. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn đối tác phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vượt qua mọi trở ngại và thành công trong hoạt động nhập khẩu.
Nếu bạn cần hỗ trợ toàn diện trong quá trình nhập khẩu, từ tư vấn thủ tục đến vận chuyển và thông quan, Eimskip Việt Nam luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn — giúp doanh nghiệp chinh phục thị trường quốc tế một cách an toàn và hiệu quả nhất!
_______________________
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
