Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tờ khai hải quan bị phân vào luồng đỏ thường khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Tuy nhiên, hiểu rõ về luồng đỏ và chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả, giảm thiểu thời gian và chi phí phát sinh.
Luồng Đỏ Hải Quan Là Gì?
Luồng đỏ hải quan là cấp độ kiểm tra cao nhất trong hệ thống thông quan điện tử tại Việt Nam. Khi một tờ khai bị phân vào luồng đỏ, điều đó đồng nghĩa với việc:
- Doanh nghiệp phải nộp bản giấy của toàn bộ hồ sơ hải quan.
- Phải kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa) tại cảng, kho hoặc địa điểm chỉ định.
- Chỉ được phép thông quan sau khi có kết quả kiểm tra và phê duyệt từ cơ quan hải quan.
Xem thêm: Phân luồng tờ khai hải quan? Quy trình phân luồng hải quan
Ba cấp độ phân luồng hải quan
|
Mức độ |
Nội dung kiểm tra |
|
Luồng xanh |
Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa |
|
Luồng vàng |
Kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra hàng hóa |
|
Luồng đỏ |
Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa |
Tuy nhiên, bị phân vào luồng đỏ không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có sai phạm. Đây là một phần trong chiến lược quản lý rủi ro của Hải quan nhằm kiểm soát chặt chẽ những lô hàng có khả năng tiềm ẩn gian lận thương mại, sai mã HS, trốn thuế hoặc khai báo không chính xác. Trong một số trường hợp, hàng hóa bị kiểm tra đơn giản chỉ vì thuộc nhóm nhạy cảm, hoặc đang nằm trong chiến dịch kiểm soát tăng cường theo chuyên đề.
Điểm đáng lưu ý là toàn bộ quá trình phân luồng được thực hiện tự động bằng hệ thống quản lý VNACCS/VCIS – sử dụng các thuật toán đánh giá rủi ro dựa trên dữ liệu lịch sử, mặt hàng, doanh nghiệp và các yếu tố khác. Chính vì vậy, có những trường hợp doanh nghiệp hoàn toàn tuân thủ nhưng vẫn bị rơi vào luồng đỏ do cơ chế kiểm tra xác suất hoặc kiểm tra theo chuyên đề ngành hàng.
Việc hiểu rõ ý nghĩa và đặc điểm của luồng đỏ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tổ chức nhân sự và kiểm soát quy trình làm hàng. Khi xử lý tốt, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu được thiệt hại về thời gian và chi phí, mà còn góp phần xây dựng uy tín và lịch sử tuân thủ tích cực trong mắt cơ quan quản lý nhà nước.
Nguyên nhân khiến lô hàng bị phân vào luồng đỏ
Để chuẩn bị tốt cho các tình huống phát sinh, việc hiểu rõ các yếu tố dẫn đến việc bị phân vào luồng đỏ là rất cần thiết. Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến mà hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan thường căn cứ để xác định mức kiểm tra ở cấp độ cao nhất.
Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp
Hệ thống phân tích rủi ro luôn ưu tiên đánh giá uy tín và mức độ tuân thủ của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu quá khứ. Nếu doanh nghiệp từng bị xử phạt hành chính do khai sai mã HS, tính sai trị giá tính thuế, thiếu sót chứng từ hoặc không thống nhất giữa các loại hồ sơ, thì nguy cơ bị phân luồng đỏ sẽ tăng đáng kể.
Các sai phạm lặp lại, dù nhỏ, cũng sẽ làm tăng mức độ rủi ro hệ thống gán cho doanh nghiệp, dẫn đến việc kiểm tra thực tế diễn ra thường xuyên hơn. Nhiều doanh nghiệp dù chỉ gặp lỗi một vài lần, nhưng nếu không được khắc phục kịp thời thì sẽ bị hệ thống đưa vào danh sách theo dõi trong thời gian dài.
Đặc thù của mặt hàng
Một số mặt hàng, đặc biệt là nhóm có khả năng ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng, an toàn môi trường hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành, luôn được hệ thống giám sát chặt chẽ.
Những nhóm hàng thường xuyên bị kiểm tra gồm: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, máy móc đã qua sử dụng, linh kiện điện tử, chất thải công nghiệp, hoặc hàng hóa có trị giá cao nhưng khai báo không rõ ràng.
Việc sử dụng mã HS có mức thuế thấp hơn so với mặt hàng tương đương, hoặc mô tả hàng hóa không đầy đủ, thiếu chi tiết cũng là yếu tố khiến hệ thống xác định có rủi ro cao và yêu cầu kiểm tra thực tế.
Xem thêm: Luồng Vàng Hải Quan Là Gì? Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì Để Thông Quan Nhanh?
Hồ sơ có dấu hiệu không đồng nhất
Sự không khớp giữa các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (C/O), packing list… sẽ khiến hệ thống đánh giá hồ sơ là chưa rõ ràng, từ đó đưa vào diện kiểm tra.
Ngay cả những lỗi tưởng chừng nhỏ như chênh lệch mô tả hàng hóa, định giá không hợp lý so với thị trường, hay sử dụng chứng từ không đúng mẫu cũng có thể là căn cứ để phân luồng đỏ.
Trong thực tế, đã có không ít trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa với giá quá thấp so với giá giao dịch trung bình, dẫn đến việc bị yêu cầu kiểm hóa toàn bộ, thậm chí phải thực hiện tham vấn giá với cơ quan Hải quan.
Kiểm tra ngẫu nhiên theo tỷ lệ thống kê
Một phần của hệ thống đánh giá rủi ro được thiết lập theo cơ chế phân luồng ngẫu nhiên để đảm bảo công tác kiểm tra giám sát được thực hiện toàn diện. Điều này đồng nghĩa với việc dù hồ sơ hoàn chỉnh, doanh nghiệp uy tín, hàng hóa rõ ràng, thì vẫn có khả năng bị kiểm tra do tỷ lệ ngẫu nhiên được cài đặt sẵn trong hệ thống.
Tuy xác suất này không cao, nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị tâm lý và quy trình kiểm tra nội bộ để sẵn sàng xử lý nếu tình huống này xảy ra.
Quy Trình Xử Lý Khi Bị Luồng Đỏ Hải Quan
Khi bị phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Chuẩn bị hồ sơ giấy đầy đủ
Bao gồm:
- Tờ khai hải quan
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Invoice, Packing List
- C/O (nếu có)
- Hợp đồng ngoại thương
- Giấy phép chuyên ngành (nếu thuộc diện quản lý)
Đăng ký kiểm hóa
Doanh nghiệp làm văn bản đăng ký kiểm hóa với cơ quan hải quan.
Cán bộ hải quan lên lịch kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho CFS, cảng hoặc kho nội địa.
Kiểm tra thực tế hàng hóa
Doanh nghiệp cần cử người đại diện có chuyên môn đi cùng hải quan mở container/hàng hóa.
Nếu phát hiện sai phạm sẽ bị xử phạt và giữ hàng.
Nếu hàng hóa đúng với khai báo → thông quan.
Nộp thuế và thông quan
Sau khi hoàn tất kiểm tra và không có sai phạm, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế và được phép lấy hàng.
Doanh Nghiệp Nên Làm Gì Để Tránh Luồng Đỏ Hải Quan?
Xây dựng hồ sơ uy tín
Khai báo đúng, đủ, trung thực và khớp giữa tờ khai và chứng từ đi kèm.
Đảm bảo hàng hóa đúng như mô tả trên vận đơn và invoice.
Đăng ký doanh nghiệp ưu tiên (AEO)
Nếu đủ điều kiện, có thể xin chứng nhận doanh nghiệp ưu tiên để được miễn kiểm tra trong đa số trường hợp.
Sử dụng dịch vụ logistics và khai thuê hải quan chuyên nghiệp
Các đơn vị như Eimskip Việt Nam có đội ngũ khai báo chuyên nghiệp giúp hạn chế tối đa sai sót, đồng thời hỗ trợ xử lý nhanh khi bị luồng đỏ.
Đào tạo nhân viên về quy trình hải quan
Đầu tư đào tạo hoặc thuê cố vấn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn rủi ro trong khai báo.
Những Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
Luồng đỏ mất bao lâu để thông quan?
Tùy theo loại hàng và khối lượng, thời gian kiểm hóa thường kéo dài từ 1–3 ngày. Nếu phát sinh nghi vấn hoặc thiếu hồ sơ, có thể kéo dài 5–7 ngày hoặc hơn.
Có bị phạt khi bị luồng đỏ không?
Không. Việc bị luồng đỏ không đồng nghĩa với vi phạm. Tuy nhiên, nếu kiểm tra phát hiện sai sót sẽ bị xử lý theo quy định.
Bị luồng đỏ nhiều lần có ảnh hưởng không?
Có. Doanh nghiệp sẽ bị đánh giá là có mức độ rủi ro cao, dễ bị đưa vào danh sách theo dõi đặc biệt, gây khó khăn cho các lô hàng sau.
Vì sao lô hàng của tôi bị phân vào luồng đỏ dù trước giờ vẫn thông quan bình thường?
Việc phân luồng được thực hiện tự động thông qua hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan. Ngoài lịch sử tuân thủ, hệ thống còn dựa vào nhiều yếu tố như mặt hàng, mã HS, trị giá khai báo, mức độ nhạy cảm của ngành hàng, thậm chí là kiểm tra xác suất định kỳ. Do đó, việc từng thông quan suôn sẻ trước đây không đảm bảo rằng lô hàng hiện tại sẽ không bị kiểm tra.
Tôi có thể làm gì để hạn chế bị phân vào luồng đỏ trong tương lai?
- Duy trì lịch sử tuân thủ tốt, không để xảy ra sai sót trong khai báo.
- Khai báo mã HS chính xác, phù hợp với bản chất hàng hóa.
- Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, logic và thống nhất giữa các chứng từ.
- Tránh dùng các mã HS nhạy cảm hoặc sai lệch với thực tế để giảm thuế.
- Nếu có sai sót trong quá khứ, hãy tích cực hợp tác và khắc phục triệt để.
Hải quan đánh giá uy tín doanh nghiệp dựa trên lịch sử lâu dài, nên việc cải thiện dần theo thời gian là hoàn toàn khả thi.
Lô hàng luồng đỏ có cần thêm chứng từ gì không?
Ngoài hồ sơ điện tử đã khai báo trên hệ thống, doanh nghiệp thường phải nộp bản chính hoặc bản sao y chứng thực của các loại giấy tờ như: hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O, catalogue (nếu có), kết quả kiểm tra chuyên ngành, giấy chứng nhận chất lượng, chứng từ kỹ thuật… tùy vào đặc thù của từng loại hàng hóa.
Luồng đỏ hải quan không còn là điều xa lạ trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, tuân thủ đúng quy định, đồng thời có sự hỗ trợ từ các đơn vị logistics chuyên nghiệp như Eimskip Việt Nam, thì việc xử lý luồng đỏ không phải là trở ngại quá lớn.
_______________________
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: long@eimskip.vn
