Hướng dẫn xử lý đơn hàng Shopee cho người bán hàng mới

Ngan Le - 15/11/2024

Xử lý đơn hàng trên Shopee là gì?

Xử lý đơn hàng trên Shopee là quá trình thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành một đơn hàng từ khi khách hàng đặt mua cho đến khi sản phẩm được giao tận tay người nhận. 

Xem thêm

Dịch Vụ Fulfillment, Giải pháp Xử Lý Đơn Hàng TMĐT
Dịch vụ Fulfillment là gì? Công ty Fulfillment chuyên nghiệp giá tốt

xử lý đơn hàng shopee
Quy trình Xử lý Đơn hàng Shopee: Hướng dẫn từ A-Z

Xử lý đơn hàng Shopee bao gồm nhiều bước từ xác nhận đơn hàng, đóng gói đến giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Dưới đây là các bước chi tiết giúp shop hoàn tất quy trình xử lý đơn hàng Shopee một cách hiệu quả.
Bước 1: Xác nhận đơn hàng

Sau 30 phút từ khi người mua đặt hàng và không hủy đơn, người bán cần xác nhận và chuyển đơn vào mục “Chờ lấy hàng”. Quy trình xác nhận đơn hàng Shopee có thể thực hiện trên cả điện thoại và website:

  • Truy cập website Shopee chọn “Quản lý vận chuyển” hoặc mở ứng dụng và vào mục “Đơn hàng”.
  • Chuyển đơn hàng sang “Chờ lấy hàng”.
  • Nhấn “Chuẩn bị hàng”.
  • Lựa chọn hình thức vận chuyển: tự mang đến bưu cục hoặc chờ đơn vị vận chuyển đến lấy hàng.

Bước 2: Chuẩn bị hàng và đóng gói

Để đảm bảo xử lý đơn hàng Shopee kịp thời, shop cần đóng gói hàng cẩn thận theo chuẩn Shopee.

  • Với đơn hàng thông thường: Người bán tự đóng gói sản phẩm theo hướng dẫn của Shopee.
  • Với đơn hàng Shopee FBS (Fulfillment by Shopee): Shopee sẽ đảm nhận toàn bộ từ nhận đơn, đóng gói, vận chuyển đến chăm sóc khách hàng.

Bước 3: In phiếu gửi hàng và dán lên gói hàng

Sau khi đóng gói, người bán cần in phiếu gửi hàng để dán lên gói hàng. Thực hiện theo các bước sau:

  • Truy cập vào “Quản lý vận chuyển” tại Kênh người bán.
  • Chọn “Chờ lấy hàng”.
  • Kiểm tra trạng thái đơn hàng trong “Chưa xử lý” hoặc “Đã xử lý”.
  • Nhấn “In phiếu giao” trong cột thao tác của từng đơn hàng.
  • Kiểm tra phiếu, sau đó nhấn “In phiếu” và dán lên gói hàng.

Lưu ý: Nên in 2 phiếu, 1 dán lên hàng và 1 giữ lại làm chứng từ.

Bước 4: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi chọn “Chuẩn bị hàng”, đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng theo lịch hẹn của shop. Trong trường hợp có trục trặc về việc lấy hàng, shop có thể liên hệ Shopee hoặc tự gửi hàng đến bưu cục.

  • Shopee liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển như Giao Hàng Nhanh - đối tác uy tín giúp tối ưu chi phí vận chuyển:
  • Thời gian giao hàng nhanh: Nội thành giao trong 24 giờ, đi tỉnh chỉ mất 1-2 ngày, giúp tăng sự hài lòng của khách hàng.
  • Chi phí hợp lý: Phù hợp cho các shop nhỏ, giúp tối ưu hóa chi phí kinh doanh.
  • Đối soát COD linh hoạt: Giúp shop xoay vòng vốn nhanh chóng.

Bước 5: Xử lý đơn hàng Shopee giao hàng không thành công

Nếu đơn hàng giao không thành công, shop sẽ xử lý tùy vào trạng thái hàng:

  • Đơn hàng đang giao về shop: Theo dõi hành trình kiện hàng và cập nhật số lần giao không thành công.
  • Đơn hàng đã trả về shop: Kiểm tra tình trạng hàng để đưa lại vào kho hoặc yêu cầu bồi thường nếu có hư hỏng.
  • Không thể trả về shop: Liên hệ bộ phận CSKH của Shopee trong 14 ngày để nhận hàng lại, nếu không sẽ bị tiêu hủy.
  • Thất lạc: Nếu hàng bị thất lạc, shop có thể yêu cầu bồi thường nếu đủ điều kiện.

Bước 6: Xử lý yêu cầu hủy đơn hàng từ khách hàng

Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu hủy đơn hàng. Shop có thể đồng ý hoặc từ chối yêu cầu này theo quy trình sau:

  • Truy cập “Quản lý đơn hàng” > “Đơn hủy”.
  • Chọn “Xem chi tiết” để xem lý do hủy.
  • Nhấn “Phản hồi” để xử lý yêu cầu:
  • Đồng ý: Đơn hàng sẽ được hủy ngay lập tức.
  • Từ chối: Đơn hàng tiếp tục được xử lý nếu đã được giao cho đơn vị vận chuyển.

Lưu ý: Chỉ từ chối hủy đơn khi kiện hàng đã được vận chuyển. Nếu không phản hồi trong 24 giờ, hệ thống sẽ tự động hủy.
Hoàn thiện quy trình xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả sẽ giúp shop tăng hiệu quả kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Cách xác nhận đơn hàng trên Shopee

Đối với người bán sử dụng Kênh Người Bán trên website Shopee, các bước xử lý đơn hàng Shopee diễn ra như sau:

  • Truy cập mục Chờ lấy hàng trong Danh sách cần làm.
  • Kiểm tra đơn hàng chưa xử lý và chọn Chuẩn bị hàng để xác nhận đơn.
  • Chọn phương thức vận chuyển:

Với phương thức Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng, người bán cần xác nhận ngày lấy hàng và kiểm tra lại địa chỉ lấy hàng.
Với phương thức Tự mang hàng tới bưu cục, người bán sẽ tham khảo danh sách bưu cục gần nhất và tự giao hàng.
Bên cạnh đó, người bán cũng cần chú ý đến việc in phiếu giao hàng, dán phiếu lên gói hàng và tuân thủ thời hạn giao hàng để tránh ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý đơn hàng Shopee.
Xử lý đơn hàng Shopee qua Ứng dụng Shopee

Ngoài Kênh Người Bán, người bán có thể xử lý đơn hàng Shopee trực tiếp qua Ứng dụng Shopee trên điện thoại. Các bước cụ thể như sau:

  • Vào mục Shop của tôi, chọn Đơn hàng và tìm đơn hàng ở trạng thái Chưa lấy hàng.
  • Nhấn vào Chuẩn bị hàng và chọn Phương thức vận chuyển (gửi tại bưu cục hoặc đơn vị vận chuyển lấy hàng).
  • Xác nhận thông tin lấy hàng (ngày và địa chỉ lấy hàng), sau đó đóng gói theo đúng tiêu chuẩn.
  • In phiếu giao hàng, kiểm tra và dán phiếu lên gói hàng trước khi giao cho đơn vị vận chuyển hoặc tự giao hàng đến bưu cục.

Quy trình xử lý đơn hàng Shopee qua ứng dụng không chỉ tiện lợi mà còn giúp người bán dễ dàng quản lý các đơn hàng mọi lúc, mọi nơi.
Lưu ý khi xử lý đơn hàng Shopee

  • Xác nhận đơn hàng sớm: Để đơn hàng không bị tồn đọng, hãy xác nhận và xử lý đơn hàng Shopee ngay khi có thông báo.
  • Đảm bảo quy cách đóng gói: Tuân thủ quy cách đóng gói theo yêu cầu của Shopee giúp giảm thiểu hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
  • In và dán phiếu giao hàng đúng cách: Phiếu giao hàng là công cụ nhận diện đơn hàng, đảm bảo không có sự nhầm lẫn khi giao hàng.
  • Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp: Người bán nên chọn phương thức phù hợp với lịch trình của mình để xử lý đơn hàng Shopee nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Thời hạn xử lý đơn hàng Shopee thuộc phương thức vận chuyển nhanh và hàng cồng kềnh?

Để hỗ trợ Người bán trong việc tối ưu hóa thời gian giao hàng và tăng tỉ lệ chuyển đổi đơn hàng, Shopee sẽ thực hiện thay đổi về thời hạn xử lý đơn cho các phương thức vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh, bắt đầu từ ngày 22/07/2024.
Thời Hạn Xử Lý Đơn Hàng Mới (Áp dụng từ 22/07/2024)

Thời gian đặt hàng

Hạn chót xử lý đơn hàng

Hạn chót bàn giao cho ĐVVC để tránh bị tính trễ hạn (LSR)

Hạn chót nhấn chuẩn bị hàng để đơn không bị hủy (NFR)

Hạn chót bàn giao cho ĐVVC để đơn không bị hủy (NFR)

Trước 14h

23:59 cùng ngày

2 ngày kể từ khi đơn phát sinh

3 ngày kể từ khi đơn phát sinh

3 ngày kể từ khi đơn phát sinh

Từ 14h trở đi

23:59 ngày kế tiếp

2 ngày kể từ khi đơn phát sinh

3 ngày kể từ khi đơn phát sinh

3 ngày kể từ khi đơn phát sinh

Giai Đoạn Điều Chỉnh Ban Đầu
Trong giai đoạn đầu từ 22/07/2024 đến 18/08/2024, để tạo điều kiện cho người bán quen dần với quy định mới, Shopee sẽ không áp dụng tính tỷ lệ giao hàng trễ (LSR) cho các đơn hàng phát sinh từ 12h đến 14h mỗi ngày. Điều này có nghĩa là nếu đơn hàng chưa kịp bàn giao cho đơn vị vận chuyển (ĐVVC) trong ngày, Người bán vẫn sẽ không bị ảnh hưởng đến tỷ lệ giao hàng trễ.

Một số lưu ý quan trọng trong thời hạn xác nhận xử lý đơn hàng Shopee

1. Thời hạn xác nhận đơn hàng: Để chọn đơn vị vận chuyển trong ngày, Người bán cần xác nhận đơn trước thời gian quy định sau:

  • Đối với SPX Express, GiaoHangNhanh, VNPost Nhanh và Viettel Post: trước 15h.
  • Đối với J&T và Ninjavan: trước 16h.

2. Thời gian lấy hàng của SPX Express: Tại hầu hết các khu vực ở Hà Nội và TP.HCM, shipper có thể đến lấy hàng muộn hơn, sau 18h. Shopee sẽ thông báo chi tiết qua mục Thông báo > Cập nhật Người bán để Người bán có thể nắm rõ hơn.

3. Thời gian làm việc của các bưu cục SPX Express: Một số điểm gửi hàng sẽ mở cửa muộn hơn tùy vào tình hình thực tế. Người bán có thể kiểm tra thông tin mới nhất qua ứng dụng Shopee tại mục Thông báo > Cập nhật Người bán.

Lịch bàn giao cho đơn vị vận chuyển để không bị tính trễ hạn?

Shopee khuyến nghị Người bán theo dõi lịch xử lý đơn hàng mỗi tuần để nắm rõ thời gian bàn giao phù hợp, từ đó đảm bảo quá trình giao nhận được diễn ra suôn sẻ và tăng sự hài lòng của khách hàng.

lịch xử lý đơn hàng shopee
Việc tuân thủ thời hạn xử lý đơn hàng không chỉ giúp tăng hiệu quả kinh doanh mà còn nâng cao uy tín của Người bán trên Shopee. Hy vọng những cập nhật này sẽ mang lại lợi ích thiết thực, giúp Người bán đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất.

Câu hỏi thường gặp về xử lý đơn hàng trên Shopee?

1.Làm thế nào để biết có đơn hàng Shopee mới phát sinh?

Ngay khi có đơn hàng mới, Shopee sẽ thông báo trực tiếp trên ứng dụng. Sau khoảng 30 phút kể từ lúc Người mua đặt hàng (nếu không có yêu cầu hủy), hệ thống sẽ xác nhận và chuyển đơn vào mục Chờ lấy hàng để Người bán tiện xử lý.

2. Làm thế nào để xử lý đơn hàng Shopee mới?

Để xử lý đơn hàng mới, Người bán thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào Tôi > Shop của tôi > Chờ lấy hàng.
  • Bước 2: Nhấn Chuẩn bị hàng.
  • Bước 3: Chọn Ngày lấy hàng và nhấn Xác nhận.

Đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng hoặc Người bán có thể tự giao tại bưu cục, tùy theo phương thức vận chuyển đã chọn.

3. Đóng gói đơn hàng Shopee như thế nào là đúng chuẩn?

Shopee cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách đóng gói phù hợp cho từng loại hàng hóa. Đối với hàng hóa nguy hiểm, Người bán cần tuân theo các quy định đặc biệt để đảm bảo an toàn. 

4. Tại sao đơn hàng Shopee của người bán bị hủy?

  • Đơn hàng có thể bị hủy nếu:
  • Người bán không xác nhận đơn đúng thời hạn.
  • Đơn hàng đã xác nhận nhưng không bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
  • Đối với hàng có sẵn và hàng đặt trước, Shopee có thể hủy nếu vi phạm thời hạn xử lý đơn hàng.

5. Làm sao để đơn hàng của người bán không hủy tự động?

Để ngăn chặn việc hủy đơn tự động, Người bán cần:

  • Xác nhận và chuẩn bị đơn hàng đúng hạn.
  • Đơn hàng được tính là đã xác nhận khi nhấn Chuẩn bị hàng trong mục Chờ lấy hàng.
  • Giao hàng đúng thời hạn cho bưu cục hoặc đơn vị vận chuyển

6. Làm gì khi nhận yêu cầu hủy đơn hàng Shopee từ người mua?

Nếu Người mua hủy đơn, đơn hàng sẽ hiển thị trong mục Đã hủy. Người bán có thể chọn:

  • Đồng ý hủy: Đơn hàng sẽ bị hủy ngay và hệ thống sẽ tự động hoàn tiền (nếu đơn đã thanh toán trước). Không cần thực hiện thêm thao tác.
  • Từ chối hủy: Nếu từ chối, Người bán cần giao đơn hàng đúng thời gian quy định và nên từ chối yêu cầu hủy khi hàng đã được bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

⚠️ Lưu ý: Người bán cần phản hồi yêu cầu hủy trong vòng 24 giờ từ thời điểm nhận yêu cầu để tránh hủy tự động.

7. Người bán có thể tự hủy đơn hàng được không?

Đơn hàng bị Người bán tự hủy sẽ được tính là đơn không thành công và ảnh hưởng đến tỷ lệ đơn hàng không thành công (NFR) của shop.
⚠️ Lưu ý: Từ ngày 03.06.2024, các đơn hủy do Người bán sẽ bị ghi nhận vào tỷ lệ đơn không thành công.

8. Shop bị ảnh hưởng như thế nào nếu tỷ lệ đơn hàng không thành công rất cao?

Người bán nên duy trì tỷ lệ đơn không thành công (NFR) dưới 2%. Tỷ lệ này cập nhật mỗi tuần và nếu vượt quá giới hạn, Shop sẽ bị phạt điểm Sao Quả Tạ, ảnh hưởng đến quyền lợi và hiệu suất bán hàng.

9. Người bán phải làm gì khi đơn hàng được trả về không còn “nguyên đai”/”nguyên kiện”

Nếu hàng trả về không còn nguyên trạng thái như khi bàn giao (bị móp, rách, ướt...), Người bán có thể khiếu nại trong vòng 3 ngày kể từ khi hệ thống xác nhận hoàn hàng thành công.
 

 
Tags : Fulfillment, Kho bãi và Phân Phối
VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN:
Gọi ngay
facebook Chat Facebook zalo Chat Zalo Linkedin Linkedin