Order Fulfillment có quan trọng? Quy trình hoàn tất đơn hàng chi tiết

1. Order Fulfillment - Hoàn tất đơn hàng là gi?

Quá trình hoàn tất đơn hàng (Order Fulfillment) là toàn bộ các công việc bao gồm nhận hàng, lưu kho, đóng gói, và giao hàng cho khách hàng và cả hoàn tất việc hoàn trả hàng từ khách hàng.  

Mục tiêu chính của Order Fulfillment đề ra chính là đo lường dựa trên thời gian để hoàn thành hoàn toàn một đơn hàng. Trước tình hình thị trường đang yêu cầu về tốc độ vận chuyển nhanh chóng trong vòng 24h thì việc tập trung vào quá trình hoàn tất đơn hàng đang được doanh nghiệp bắt đầu quan tâm.

Hiện nay sẽ có 2 sự lựa chọn cho các doanh nghiệp về chiến lược fulfillment, có thể tự xây dựng một đội ngũ riêng để tính toán và giải quyết bài toán về thực hiện đơn hàng, hoặc có thể sử dụng dịch vụ Fulfillment.

Dưới đây là quy trình về quá trình Hoàn tất đơn hàng được vận hành như sau:

2. Quy trình hoàn tất đơn hàng

1. Nhận hàng tồn kho

Nhận hàng tồn kho là quá trình thu thập hàng hóa từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp:

Nhiệm vụ trọng tâm ở bước Nhận hàng tồn kho:

• Đảm bảo số lượng sản phẩm 
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm xem trước khi nhập hàng
• Tạo mã vạch cho từng sản phẩm
• Đảm bảo máy scan check đúng seri hàng hóa vào phần mềm quản lý kho 

2. Sắp xếp hàng tồn kho

Sắp xếp hàng tồn kho theo danh mục trên kệ là giai đoạn 2 giúp theo đuổi mục tiêu thực hiện đơn hàng nhanh chóng. Hãy tập trùng vào bước tạo mã vạch SKU khoa học,  sẽ tạo nền tảng cho việc sắp xếp, lấy hàng và đóng gói sẽ trở nên dễ dàng hơn

Nó giống như việc sắp xếp hàng hóa tại cửa hàng truyền thống, nếu sếp hàng hóa 1 cách khoa học dễ dàng nhìn thấy sản phẩm và sản phẩm tương tự sẽ nhanh chóng tìm thấy được sản phẩm mà khách hàng đang yêu cầu, ngược lại nếu phải mất nhiều thời gian trong giai đoạn lấy hàng thì sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn nhà bán đó ở lần sau.

3. Soạn hàng

Khi đơn hàng được đặt trên nền tảng trực tuyến, phải đảm bảo rằng hệ thống quản lý hàng tồn kho đã cập nhật nhanh thông tin để có thể soạn hàng chính xác và tối ưu hóa thời gian. Ở một số đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment sử dụng cả robot cho việc lấy và đóng gói không bị lỗi và diễn ra nhanh chóng.

4. Đóng gói và dán nhãn

Bao bì an toàn và chắc chắn là yếu tố lớn quyết định sự hài lòng của khách hàng sau yếu tố về thời gian giao hàng. Đóng gói đúng loại hộp và màng bọc bảo vệ đầy đủ là điều bắt buộc tại bước này. Nếu bạn tự thực hiện Quá trình hoàn tất đơn hàng thì phải đảm bảo luôn có đủ tất cả các loại vật liệu đóng gói như màng bọc bong bóng, hộp carton đủ kích cỡ, đệm khí, băng dính v.v.

Bước này ảnh hưởng đến bước đổi trả hàng của khách hàng

5. Vận chuyển

Nghiên cứu chỉ ra 1 cửa hàng có nhiều sự lựa chọn về đơn vị vận chuyển sẽ có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn các cửa hàng có 1 đơn vị vận chuyển.

6. Đổi trả hàng

Việc hoàn trả hàng cũng phải được xem trọng. Vì khả năng hoàn trả ở mỗi đơn hàng đều có và quá trình xử lý đơn hàng phải được diễn ra ngay lập tức.

Một doanh nghiệp hay 1 bộ phận hoàn tất đơn hàng chuyên nghiệp, không nên coi quá trình hoàn thành đơn hàng chỉ là từ việc tạo đơn hàng đến quá trình giao hàng thành công. Thay vào đó, Order Fulfillment nên từ việc Tạo đơn hàng đến quá trình đổi/trả hàng thành công.

Dưới đây là quá trình hoàn tất đơn hàng:

3. Các lựa chọn cho giải pháp Thực hiện đơn hàng - Order Fulfillment

3.1 Sử dụng vụ cung cấp giải pháp Order Fulfillment từ bên thứ 3

Nhà cung cấp dịch vụ Order Fulfillment sẽ chịu trách nhiệm từ bước nhận hàng tồn kho cho đến việc giao hoàn tất và hoàn trả đơn (nếu có)

Chi tiết xem tại: Mô hình dịch vụ Fulfillment - bên thứ ba

3.2 Người bán tự thực hiện đơn hàng

Người bán sẽ tự xây dựng đội ngũ hoàn tất đơn hàng mà không cần bấy kỳ đơn vị nào khác. Lựa chọn này phù hợp với doanh nghiệp vừa thành lập hoặc có khối lượng bán thấp.

Chi tiết xem tại: Mô hình dịch vụ Fulfillment - Tự thực hiện

3.3 Drop Shipping

Drop Shipping là một phương thức mà người bán hàng sẽ không nhập hàng về bán, mà sau khi có đơn hàng sẽ thực hiện việc hoàn tất đơn hàng từ nhà sản xuất đến trực tiếp khách hàng mua sản phẩm. 

Chi tiết xem tại: Mô hình dịch vụ Fulfillment - Dropshipping

4. Những rủi ro khi thực hiện quá trình hoàn tất đơn hàng

Quá trình hoàn tất đơn hàng không phải là điều dễ dàng. Bạn có thể gặp nhiều trở ngại khi cố gắng giữ tỷ lệ cân bằng giữa việc mang lại trải nghiệm khách hàng và doanh thu tăng trưởng tốt, dưới đây là những thách thức doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện quá trình hoàn tất đơn hàng:

4.1 Xây dựng bộ phận vận hành việc hoàn tất đơn hàng phức tạp

Điều này ảnh hưởng đến thời gian, chi phí và chuyên môn của người bán. Hãy so sánh chi phí việc tự thực hiện và chi phí thuê đơn vị thứ ba, vì thuê ngoài sẽ giúp bạn rất lớn gánh nặng từ việc hoàn tất đơn hàng.

4.2 Khối lượng đơn hàng tăng nhanh

Hãy xây dựng kế hoạch cho việc hoàn tất đơn hàng ngay từ bây giờ, để khi khối lượng đơn hàng tăng, bạn sẽ không phải bận tâm về vấn đề này.

4.3 Nhầm lẫn thông tin đơn hàng dẫn đến việc giao sai hàng hóa

Việc doanh nghiệp thực hiện hoàn tất đơn hàng quá nhiều bước thủ công, có thể gây nhầm lẫn trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc khách hàng để lại đánh giá tiêu cực đến gian hàng và tỷ lệ hoàn trả hàng tăng cap.

4.4 Hết hàng do quản lý hàng tồn kho không hiệu quả

Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả dẫn đến giảm trải nghiệm khách hàng rất lớn, và khả năng cao bạn sẽ mất khách hàng

Giải pháp cho những rủi ro việc Hoàn tất đơn hàng

• Tập trung xây dựng đội ngũ Hoàn tất đơn hàng Order Fulfillment
• Đầu tư công nghệ phần mềm quản lý đơn hàng để tránh nhầm lẵn đơn hàng
• Cách tốt nhất là thuê ngoài dịch vụ Fulfillment, chỉ với khoảng 6.000 vnd/ m3 đã giúp bạn mọi quy trình quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng Eimskip

Bắt kịp nhu cầu khách hàng hiện nay, Eimskip đã có dịch vụ hoàn tất đơn hàng Order Fulfillment để đáp ứng nhu cầu các doanh nghiệp dựa trên tiêu chí Tiết kiệm và Hiệu quả.

Với dịch vụ Order Fufillment, Eimskip có thế mạnh:

CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM

Hotline: Mr. Long - 0919226984

Email: info@eimskip.vn