Cut-off time là một khái niệm không thể bỏ qua trong logistics, đặc biệt khi hàng hóa cần xuất khẩu đúng thời hạn. Từ việc nộp chi tiết bill, gửi phiếu cân container cho đến cắt bãi, mỗi loại cut-off đều có tác động khác nhau. Hãy tìm hiểu sâu hơn về cut-off time và cách xử lý hiệu quả nếu không kịp tiến độ để tối ưu quy trình và giảm thiểu rủi ro khi giao nhận hàng.
Khái niệm Closing time/cut-off time là gì?
Cut-off time là gì?
Cut-off time, hay còn gọi là "thời gian cắt máng", là một thuật ngữ quan trọng và quen thuộc đối với những ai làm việc trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là trong ngành vận tải biển. Đây là thời gian cuối cùng mà nhà xuất khẩu cần hoàn tất mọi thủ tục thông quan, thanh lý container để hàng hóa có thể được xếp lên tàu đúng lịch trình.
Cụ thể, cut-off time là một cột mốc quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa, đòi hỏi người xuất khẩu phải hoàn tất các giấy tờ và thủ tục trước thời gian này. Nếu không kịp thời gian cắt máng, hàng hóa sẽ không được phép lên tàu và phải chờ đến chuyến sau, thường là khoảng một tuần sau đó. Đối với những lô hàng quan trọng, việc không tuân thủ cut-off time có thể gây thiệt hại lớn về thời gian và chi phí.
Xem thêm: Hàng Bị Roll Là Gì? Cách Xử Lý Ra Sao?
Thời gian thông thường của Cut-off time?
Thông thường, ngày cut-off được đặt trước khoảng 24 đến 48 giờ so với thời điểm tàu dự kiến khởi hành. Khoảng thời gian này giúp cảng có đủ thời gian cần thiết để xử lý, sắp xếp và xếp dỡ container lên tàu một cách an toàn và có tổ chức. Việc tuân thủ ngày cut-off là vô cùng quan trọng; nếu không hoàn thành đúng hạn, lô hàng có thể bị trì hoãn, phát sinh thêm chi phí hoặc thậm chí bỏ lỡ chuyến tàu đã định. Trong một số trường hợp đặc biệt, có thể có ngoại lệ, nhưng thường rất hạn chế và cần có lý do chính đáng.
Có bao nhiêu loại cut-off time (Closing time) hiện nay?
Sau khi hiểu rõ khái niệm Cut-off time là gì, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về các loại Cut-off time phổ biến hiện nay trong ngành Logistics. Việc nắm vững từng loại Cut-off time không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy trình vận chuyển mà còn hạn chế rủi ro "rớt hàng" hoặc "rớt tàu."
Cut-off S/I (Shipping Instruction)
Shipping Instruction (S/I) là tài liệu quan trọng mà người gửi hàng (shipper) phải gửi cho hãng tàu nhằm phát hành vận đơn (Bill of Lading - B/L). Nếu shipper không gửi kịp cut-off time này, vận đơn sẽ không được phát hành đúng hạn, dẫn đến việc lô hàng không được xếp lên tàu như dự kiến. Đây là tình huống thường được gọi là “rớt hàng” hay “rớt tàu,” gây chậm trễ và thiệt hại cho chuỗi cung ứng.
Cut-off VGM (Verified Gross Mass)
Cut-off VGM là thời hạn cuối cùng để shipper gửi Phiếu xác nhận trọng lượng container (Verified Gross Mass) cho hãng tàu. Đây là quy định bắt buộc theo Công ước An toàn Sinh mạng Trên biển (SOLAS). Nếu shipper không cung cấp thông tin này đúng hạn, lô hàng sẽ không đủ điều kiện phát hành B/L, và kết quả là hàng hóa sẽ bị “rớt tàu,” dẫn đến các chi phí phát sinh do phải sắp xếp lại chuyến.
Cut-off Doc hoặc Cut-off Draft B/L
Cut-off Doc là thời hạn mà shipper cần xác nhận nội dung của vận đơn (B/L) với hãng tàu. Nếu shipper không xác nhận đúng hạn hoặc xác nhận muộn, hãng tàu sẽ tự động sử dụng nội dung của Shipping Instruction để phát hành vận đơn gốc. Điều này có thể dẫn đến những sai sót hoặc yêu cầu sửa đổi vận đơn sau đó, khiến shipper phải chịu thêm chi phí điều chỉnh, làm giảm hiệu quả vận chuyển và kéo dài thời gian xử lý.
Cut-off C/Y (Container Yard) hoặc Cut-off bãi
Cut-off C/Y là thời hạn mà shipper phải hoàn thành việc giao hàng tới bãi container theo đúng quy định. Đây cũng là giai đoạn cuối cùng trong quy trình thông quan hàng xuất khẩu, khi nhân viên hiện trường phải hoàn thiện thủ tục "vào sổ tàu" để đảm bảo lô hàng được thông quan và xếp lên tàu đúng hạn. Nếu không hoàn tất đúng cut-off time này, hàng hóa sẽ không được vận chuyển, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lịch trình giao nhận
Những đối tượng liên quan đến cut-off time/closing time
Việc tuân thủ đúng thời hạn này không chỉ ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình vận chuyển mà còn liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là những bên có liên quan đến Cut-off time:
Người mua (Người nhập khẩu)
Người mua, hay còn gọi là người nhập khẩu, là đơn vị đặt hàng và yêu cầu giao hàng hóa, sản phẩm từ nước ngoài. Họ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp với người bán để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời hạn và theo lịch trình đã thỏa thuận.
Người bán (Người xuất khẩu)
Người bán, hay còn gọi là người xuất khẩu, là bên sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa đáp ứng nhu cầu của người mua. Họ phải đảm bảo hoàn tất các thủ tục giao hàng, chuẩn bị và giao hàng hóa đúng theo Cut-off time, đảm bảo hàng hóa có mặt tại cảng trước thời hạn quy định để không bị rớt tàu.
Công ty vận tải
Các công ty vận tải, bao gồm hãng tàu hoặc các đơn vị vận tải khác, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ cảng đi đến cảng đích. Họ thường thông báo về Cut-off time cho khách hàng và đóng vai trò chính trong việc điều phối quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được xếp lên tàu kịp thời.
Cơ quan hải quan
Cơ quan hải quan của cả hai nước xuất khẩu và nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thông quan hàng hóa. Tại nước xuất khẩu, hải quan có nhiệm vụ kiểm tra và cấp phép để hàng hóa có thể xuất cảnh. Tại nước nhập khẩu, hải quan cần kiểm tra và cho phép hàng hóa nhập khẩu. Việc hoàn tất thủ tục hải quan đúng thời gian quy định là yếu tố then chốt để hàng hóa có thể di chuyển kịp thời theo lịch trình.
Chính quyền cảng (Cảng vụ)
Chính quyền cảng của ít nhất hai quốc gia liên quan đến quá trình vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, sắp xếp mặt bằng và quản lý hoạt động tại cảng. Chính quyền cảng tại nước xuất khẩu sắp xếp việc bốc xếp hàng hóa lên tàu, trong khi chính quyền cảng tại nước nhập khẩu chịu trách nhiệm cung cấp các thủ tục thông quan để hàng hóa được nhập vào.
Công ty bảo hiểm
Công ty bảo hiểm có nhiệm vụ bảo vệ các bên khỏi những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển. Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hoặc gặp sự cố, bảo hiểm sẽ giúp giảm bớt thiệt hại tài chính cho các bên liên quan.
Đại lý hải quan (CHA - Customs House Agent)
Đại lý hải quan là những người đại diện cho các công ty nhập khẩu và xuất khẩu trong việc xử lý các thủ tục thông quan với cơ quan hải quan. Họ đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết được hoàn thành kịp thời và chính xác, giúp hàng hóa có thể được xuất hoặc nhập khẩu một cách thuận lợi.
Nhà cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức
Các đơn vị vận tải đường bộ, đường sắt đóng vai trò hỗ trợ vận chuyển hàng hóa từ kho hoặc nhà máy đến cảng và từ cảng đến địa điểm nhận hàng. Họ đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa trong nước diễn ra suôn sẻ, đáp ứng đúng thời hạn Cut-off time, từ đó không làm gián đoạn lịch trình vận chuyển quốc tế.
Những bên liên quan này cùng nhau phối hợp để đảm bảo quá trình vận chuyển quốc tế diễn ra trơn tru và đúng thời hạn. Tuân thủ Cut-off time không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn tối ưu hóa thời gian và chi phí cho các bên tham gia trong chuỗi cung ứng.
Không kịp cut-off time thì phải làm sao?
Cut-off time là thời điểm cực kỳ quan trọng trong chuỗi logistics, đảm bảo hàng hóa của bạn được xếp lên tàu đúng lịch trình. Tuy nhiên, thực tế có thể xảy ra nhiều tình huống bất ngờ khiến bạn không kịp deadline. Vậy trong trường hợp này, giải pháp nào là hiệu quả nhất? Dưới đây là một số cách xử lý giúp bạn tránh những rủi ro đáng tiếc và hạn chế tổn thất.
1. Liên hệ ngay với Forwarder – Chìa khóa giải quyết nhanh
Forwarder chính là cầu nối giữa bạn và hãng tàu. Đây là đối tác có khả năng can thiệp vào quá trình xử lý đơn hàng của bạn, đặc biệt trong những tình huống cấp bách như việc không kịp cut-off time. Bạn nên ngay lập tức liên hệ với bộ phận Forwarder của hãng tàu, đặc biệt là những đơn vị uy tín như Eimskip, để xin thêm thời gian.
Eimskip luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng bằng cách trực tiếp làm việc với các bộ phận tại cảng, từ đó tác động đến bộ phận OPS để giữ chỗ cho hàng hóa của bạn. Nhờ mối quan hệ mật thiết và sự phối hợp hiệu quả giữa các bên, bạn có thể kéo dài thời hạn cut-off và giảm nguy cơ hàng hóa bị rớt tàu.
2. Hoàn tất thủ tục gia hạn cut-off time nhanh chóng
Để chính thức xin gia hạn thời gian cut-off, bạn cần thực hiện một số thủ tục cần thiết, nhằm đảm bảo rằng đơn hàng của bạn vẫn có thể được xếp lên tàu:
Yêu cầu mẫu đơn gia hạn cut-off time: Gửi yêu cầu đến hãng tàu và xin mẫu đơn có chữ ký hoặc đóng dấu chính thức. Đối với các đơn vị chuyên nghiệp như Eimskip, quy trình này thường diễn ra nhanh chóng và rõ ràng, đảm bảo bạn không mất quá nhiều thời gian chờ đợi.
Liên hệ với bộ phận terminal của cảng: Sau khi có đơn xin gia hạn, bạn cần nộp cho bộ phận terminal tại cảng để xin xác nhận. Bộ phận này sẽ xem xét khả năng xếp chỗ và ghi nhận vào hệ thống nếu hồ sơ của bạn đáp ứng điều kiện.
3. Tình huống không kịp cut-off time
Trong trường hợp tệ nhất, nếu không thể gia hạn cut-off time, hàng hóa của bạn sẽ phải chuyển sang chuyến tàu sau. Tuy nhiên, hãng tàu như Eimskip sẽ thông báo ngay lập tức để bạn có phương án xử lý tốt nhất. Bạn có thể cân nhắc việc tiếp tục đặt chuyến hoặc tìm giải pháp thay thế, giúp giảm thiểu thiệt hại và chi phí cho cả hai bên.
4. Giải pháp lâu dài: Đảm bảo thời gian và quy trình vận chuyển
Để tránh các trường hợp không kịp cut-off time trong tương lai, bạn nên làm việc với những đơn vị vận tải quốc tế uy tín, như Eimskip. Với hệ thống logistics chuyên nghiệp, dịch vụ vận chuyển linh hoạt và hỗ trợ khách hàng 24/7, Eimskip cam kết giúp bạn đảm bảo thời gian vận chuyển và xử lý hàng hóa một cách tối ưu, giảm thiểu tối đa rủi ro về lịch trình.
Xem thêm: Freight charge là gì và cách tính toán cước phí vận chuyển hàng hóa?
Sự khác nhau giữa Cut-off time, Demurrage và Detention trong vận chuyển quốc tế?
Việc tuân thủ các thời hạn cụ thể và quản lý tài nguyên hiệu quả là yếu tố quyết định để đảm bảo hoạt động vận chuyển quốc tế diễn ra trơn tru. Ba khái niệm quan trọng mà bạn cần hiểu rõ trong quá trình này bao gồm: cut-off time, phí demurrage và phí detention. Nắm vững sự khác biệt giữa các khái niệm này giúp bạn đảm bảo luân chuyển hàng hóa kịp thời và giảm thiểu các chi phí không mong muốn.
Cut-off time:
Cut-off time là thời điểm quan trọng mà hàng hóa phải được đưa tới cảng hoặc bãi container quy định để có thể xếp lên tàu đúng lịch trình. Nếu không tuân thủ thời hạn này, hàng hóa sẽ bị loại khỏi chuyến tàu dự kiến, dẫn đến sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng và có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Phí Demurrage:
Phí demurrage được áp dụng khi container bị giữ lại tại cảng hoặc bãi container quá thời gian miễn phí mà hãng tàu đã quy định cho việc dỡ hàng. Khoảng thời gian miễn phí này thường chỉ kéo dài trong vài ngày, tùy thuộc vào chính sách của từng hãng tàu. Phí demurrage đóng vai trò như một công cụ tài chính nhằm khuyến khích việc trả lại container sớm, giúp tối ưu hóa việc sử dụng các thiết bị vận chuyển quan trọng này.
Phí Detention:
Phí detention được áp dụng khi container bị giữ bên ngoài cảng hoặc bãi container, thường tại kho của người nhận hàng, trong thời gian dài hơn so với thời gian miễn phí cho phép. Khi quá thời hạn này, phí detention sẽ được tính. Tương tự như demurrage, mục tiêu của phí detention là thúc đẩy việc trả lại container nhanh chóng, đảm bảo sự luân chuyển liên tục và hiệu quả cho các lô hàng kế tiếp.
Hiểu rõ cut-off time, phí demurrage và phí detention không chỉ giúp quản lý quá trình vận chuyển một cách hiệu quả mà còn giúp tránh được các chi phí phát sinh do việc không tuân thủ thời hạn.
Xem thêm: Demurrage và Detention là gì? Làm sao để tránh các khoản phí này?
Incoterm liên quan thế nào đến cut-off time?
Incoterms (International Commercial Terms) là bộ quy tắc quốc tế định nghĩa rõ ràng trách nhiệm của người mua và người bán trong các giao dịch thương mại quốc tế. Lựa chọn Incoterms phù hợp sẽ ảnh hưởng đến việc bên nào chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được giao tới cảng trước thời hạn cut-off time.
Ví dụ, theo điều kiện FOB (Free on Board), người bán chịu trách nhiệm giao hàng đến cảng xuất khẩu và đảm bảo hàng được bốc lên tàu. Vì vậy, trách nhiệm của người bán là phải đảm bảo hàng hóa tới cảng và hoàn thành mọi thủ tục trước cut-off time, tránh tình trạng hàng bị rớt chuyến.
Ngược lại, theo điều kiện EXW (Ex Works), người mua chịu trách nhiệm nhận hàng từ kho của người bán và tự sắp xếp mọi khâu vận chuyển, bao gồm cả việc giao hàng đến cảng. Trong trường hợp này, người mua – thường là phối hợp với forwarder – phải đảm bảo hàng hóa được giao đến cảng đúng thời hạn cut-off.
Hiểu rõ Incoterms không chỉ giúp người mua và người bán xác định rõ trách nhiệm của mình mà còn đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ. Việc phối hợp tốt với các thời hạn quan trọng như cut-off time sẽ giúp các bên tránh được những sự chậm trễ không đáng có, từ đó tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hoạt động thương mại quốc tế.
Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM
Hotline mobile: 091 922 6984 (Mr. Long)
Email: info@eimskip.vn
